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Enterprise-Suchmaschinen

Der Information auf der Spur

Um im wachsenden Datenbestand eines Unternehmens den Überblick zu bewahren, können Enterprise-Suchmaschinen gerade Konstrukteuren wertvolle Dienste leisten. Die Systeme dienen dazu, auch unstrukturierte Daten im gesamten Unternehmensnetzwerk zu sichten und zu filtern, um schnellen Zugriff auf aktuell benötigte Informationen zu erhalten.

Bild: Dassault Systèmes

Das weltweite Datenvolumen verdoppelt sich alle zwei Jahre. Zu diesem Ergebnis kommt die IDC-Studie ‚Digital Universe‘ aus dem Jahre 2011. Prognostiziert wurde für 2011 das Erreichen der 1,8-Zettabyte-Marke, das sind 1,8 Billionen Gigabyte, die im vergangenen Jahr neu erzeugt wurden oder durch Kopieren von Daten entstanden sind. Und noch eine Zahl verdeutlicht die rasant steigende Datenmenge: 90 Prozent des globalen Datenbestandes kam der Studie zufolge allein 2010 und 2011 zusammen.

Neben der Menge der anfallenden Informationen nimmt auch die Zahl der Datenquellen zu. So produzieren heute bereits soziale Netzwerke, Sensoren und mobile Endgeräte eine Vielzahl an Daten. Medienberichten zur Folge sorgt alleine Twitter pro Tag für mindestens acht Terabyte an Daten. Tendenz stark steigend. Schätzungen zur Folge könnte die 35 Zettabyte-Grenze bereits im Jahr 2020 erreicht werden. „Unternehmen müssen sich daher darauf einstellen, in naher Zukunft weit mehr Informationen zu verwalten, als sie es heute tun“, fordert etwa Irja Wichert, zuständig für den Bereich Information Intelligence bei Dassault Systèmes.

Vorhandene Informationen ausfinding machen

Mit steigendem Datenbestand wächst in Unternehmen auch die Zahl derjenigen, die darauf zugreifen müssen – und zwar in Echtzeit. Nach Medienberichten können Unternehmen, die ihre Entscheidungen auf verlässliche Daten stützen, Produktivitätssteigerungen von bis zu fünf Prozent erzielen. Einer Umfrage von Kelton Research zur Folge gaben 39 Prozent der befragten deutschen Vorstände und IT-Entscheider an, wegen fehlerhafter oder mangelnder Daten schon einmal eine falsche Entscheidung getroffen zu haben. 42 Prozent der Probanden machten sich zudem Sorgen, die Datenmengen nicht mehr bewältigen zu können.

Eine der großen Herausforderung für Unternehmen wird es deshalb sein, ihre Daten ordnen und verwalten zu können. Um nicht dem ‚Datenmüll‘ unterzugehen sind Technologien erforderlich, welche ‚die Spreu vom Weizen trennen‘ und Mitarbeitern aus der Datenflut die passenden Informationen herausfiltern. Bereits heute werden durchschnittlich zehn Stunden pro Woche für die Informationssuche investiert. „Viel Zeit wird leider nach wie vor damit verschwendet, das Rad permanent neu zu erfinden“, sagt Wichert. Oftmals befänden sich die Informationen, die gesucht oder gerade neu verarbeitet werden, bereits irgendwo im Unternehmen – und zwar so, dass diese direkt verwendet werden könnten.

Herausforderungen durch verteilte Informationen

Auch Konstrukteure verwenden viel Zeit darauf, Informationen zu suchen. In seiner Promotionsschrift ‚Konzept zur Unterstützung der Informationssuche im Konstruktionsprozess‘ aus dem Jahre 2007 schreibt Sven Düsselmann: „Die Haupttätigkeiten des Konstrukteurs lassen sich abstrahiert am besten in die Suche nach und in die Erstellung von Informationen differenzieren.“ Abhängig von der Branche entfallen bis zu 70 Prozent der Arbeitszeit auf das Suchen nach Informationen. In der Regel werden dazu verschiedene Datenquellen und Ablagesysteme durchsucht: Product Lifecycle Management-Systeme (PLM), Datenablagen wie Sharepoint und Fileserver, fachspezifische Anwendungen, Enterprise Resource Planning-Systeme (ERP) oder E-Mail-Archive. IDC geht zudem davon aus, dass etwa 80 Prozent der in Firmen anfallenden Informationen unstrukturierte Daten sind – also beispielsweise E-Mails, Präsentationen oder Videos.

Pfadfinder durch den digitalen Datendschungel

Unternehmens-Suchmaschinen wie die von Dassault Systèmes angebotene Lösung Exalead sollen dieser Problematik entgegen wirken. Um Informationen schnell zu finden, setzt der Anbieter auf eine Suchtechnologie, die sowohl interne als auch externe Quellen auf den Inhalt von mehr als 320 Dateitypen hin durchsuchen kann. Konnektoren zu Enterprise Software-Lösungen beziehen dabei maßgebliche Datei-Speicher mit ein, um eine Suche gleichzeitig im Web, in Unternehmensanwendungen und auf dem Desktop durchführen zu können.

Im Gegensatz zu Suchmaschinen wie Google bieten Enterprise Suchmaschinen Unternehmen die Möglichkeit, über Rechtevergaben Datenschutzbestimmungen einzuhalten. So erhält beispielsweise nur der Konstrukteur Suchergebnisse zu laufenden Patentanmeldungen, der von der Unternehmensleitung dafür autorisiert ist. Dabei muss der Mitarbeiter nicht zwingend auf das Frontend der Suchlösung zugreifen: „Die Mitarbeiter erhalten bei der Eingabe von bestimmten Begriffen wie Firmennamen oder Projektbezeichnungen in eine Word- oder Powerpoint-Datei sofort eine Auflistung von sämtlichen Informationen aller Art, die in Zusammenhang mit diesen Schlüsselbegriffen stehen“, sagt Wichert.

Zudem wird zu den Ergebnissen passender Kontext angezeigt, so dass die Suche nochmals verfeinert werden kann. Auch wenn Suchmaschinen die menschliche Fähigkeit zur Interpretation von Informationen nicht ersetzen können, entwicklen sie sich angesichts der zunehmenden Datenflut „zu einer notwendigen Voraussetzung, um die relevanten Daten überhaupt noch zu finden“, wie die Managerin erläutert.

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