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Enterprise Resource Planning

Internationale Rollouts auch in Wirtschaftskrisen meistern

Eine ERP-Einführung bei einem Unternehmen stellt eine große Aufgabe dar und ein internationaler Rollout ist mit Herausforderungen verbunden. Um eine Schatten-IT in den jeweiligen Landesgesellschaften eines Unternehmens zu vermeiden, müssen IT-Systeme konsolidiert und aufeinander abgestimmt, sowie kulturelle und sprachliche Hürden überwunden werden. Mit dem richtigen Einführungstemplate eines SAP-Partners, das individuell zur Branche und den Kundenbedürfnissen passt, kann ein solcher Rollout auch in Zeiten einer Wirtschaftskrise gelingen.




Bild: Prominent Group

Laut einer DIHK-Umfrage aus dem vergangenen Jahr sind die Auslandsinvestitionen deutscher Unternehmen so hoch wie nie zuvor. 47 Prozent der 2.500 befragten Industrieunternehmen haben bereits ihren Vertrieb und Kundendienst aufgebaut und 31 Prozent setzten das Geld für neue oder bestehende Produktionsstätten ein. Diese Expansionsstrategie wirkt sich insbesondere auch auf die technische Verbindung der Werke aus. Um im internationalen Wettbewerb mithalten zu können, ist vor allem die Vernetzung der Vertriebs- und Produktionsstätten im Ausland mit dem zentralen Standort von großer Bedeutung. Nur wenn alle Geschäftsprozesse ganzheitlich im System abgebildet sind, können beispielsweise die Durchlauf- und Lieferzeiten von Produkten schnell und automatisiert ablaufen und Inter-Company-Transfers effektiv abgewickelt werden.

Trend: ein zentrales System für alle Landesgesellschaften

Die Anbindung der Tochtergesellschaften im Ausland spielt dabei eine große Rolle, wenn es um die ERP-Einführung und einen globalen Rollout geht. Deutschsprachige Konzerne wollen vermeiden, dass ihre Tochtergesellschaften eigene IT-Lösungen aufbauen oder weiterführen. Keine leichte Aufgabe, denn gleichartige Prozesse sollen auf der einen Seite abgebildet und an das zentrale SAP-System angebunden werden. Auf der anderen Seite sind die individuellen Anforderungen und Bedingungen an den jeweiligen Standorten zu berücksichtigen. Das hat im vergangenen Jahr auch ein deutsches Unternehmen aus dem Maschinen- und Anlagenbau feststellen müssen, das SAP für den Standort in Brasilien ausgerollt hat. Herausfordernd waren dabei die sprachlichen und kulturellen Unterschiede sowie die an Komplexität zunehmenden gesetzlichen Anforderungen an die Steuerberechnung und das gesetzliche Berichtswesen. Hinzu kamen aber auch makroökonomische Schwierigkeiten. Seit 2012 geht das Wachstum in Brasilien stetig zurück − es herrscht an dem einst so vielversprechenden Investitionsstandort eine schwere Rezession. Auch die Auslandsinvestitionen in die siebtgrößte Volkswirtshaft der Welt gehen zurück und liegen bei einer Quote von unter 20 Prozent des Bruttoinlandsprodukts. Dennoch gehen einige D-A-CH-Unternehmen das Risiko ein und investieren in den Standort Brasilien, wie der Automobilhersteller BMW oder Pferd, ein Hersteller von Werkzeugen für die Oberflächenbearbeitung. „Die Krise in Brasilien hat für deutsche Unternehmen auch Vorteile, vor allem hinsichtlich des Wechselkurses. Für einen Euro bekommen Sie 4 bis 4,4 Real. Das wirkt sich natürlich auch auf Grundstücks- oder Immobilienpreise aus. Das heißt, die lokalen Projektkosten in Brasilien sind derzeit sehr günstig. Außerdem habe ich den Eindruck, dass einige Unternehmen die Situation für Markteinführungen nutzen, um sich für den nächsten Aufschwung gut zu positionieren“, so Gernot Stöger-Knes, Teamleiter für internationale SAP-Projekte beim SAP-Beratungshaus Phoron.

Spezielles Template für Rollout in Brasilien

Die Prominent-Unternehmensgruppe ist ein weltweit tätiger Hersteller von Komponenten und Systemen auf dem Gebiet des Dosierens von Flüssigkeiten sowie Lösungspartner für die Wasseraufbereitung. Das Portfolio des Unternehmens reicht von serienfertigen Produkten bis hin zu umfangreichen und sehr komplexen Gesamtlösungen. Im Zuge seiner globalen Rollout-Strategie wollte das Unternehmen den Standort Brasilien aufnehmen, um von einer globalen ERP-Lösung in Hinblick auf Transparenz, Optimierung der Supply-Chain und Steuerbarkeit des Unternehmens zu profitieren. Seit Januar 2016 läuft das SAP-ERP-System auch an der Vertriebs- und Produktionsstätte in Brasilien. Im Vergleich zu anderen Ländern sind die gesetzlichen Anforderungen und Reportingregeln in Brasilien umfassender und komplexer. Beispielsweise müssen pro Jahr an die 1.000 neue Steuerregelungen in die logistischen Unternehmensprozesse integriert werden. Das ist zum Teil mit einem erheblichen Aufwand verbunden. Deshalb reicht die Implementierung der SAP-Landesversion alleine nicht aus. Die bildet beispielsweise die Nota Fiscal Eletrônica (NFE) ab, eine Lösung für die Ausgangs- und Eingangsverarbeitung der geforderten XM-Dateien.

Addons liefern neueste Hinweise zu Gesetzen

Zusätzlich benötigt es Addons, welche permanent die neuesten Hinweise zu Gesetzen und Reportingregeln liefern und zur Erhöhung der Prozesssicherheit im Produktivbetrieb beitragen. Ein erprobtes Beispiel ist das Template Flex.Brasil von Phoron Consulting, das aus den vorgefertigten Lösungen für Import-Prozesse in Brasilien und dem Rechnungswesen besteht: „Für Prominent haben wir das gesamte Customizing der brasilianischen Steuerberechnung übernommen. Zusätzlich zu den im ERP-Standard abgebildeten Berichten, haben wir weitere Reports gemäß den gesetzlichen Anforderungen entwickelt und für den Hersteller eingeführt. Somit lässt sich eine aufwendige Datenpflege stark reduzieren. Dadurch haben wir bereits viel Zeit bei der Einführung von SAP einsparen können“, sagt Stöger-Knes. Im Vergleich zu anderen Einführungstemplates konnte von Anfang an produktiv an den brasilienspezifischen Prozessen gearbeitet werden. Im Besonderen geht es dabei um die exakte Berechnung der Steuern im Ein- und Verkauf, welche die Basis für alle weiteren Unternehmensprozesse darstellt. Durch die rasche Verfügbarkeit dieser Funktionalität können logistische Prozesse gemäß den brasilianischen Anforderungen auf Basis der elektronischen Nota Fiscal als offizielle Ein- und Ausgangsrechnung realisiert werden. Denn Flex.Brasil enthält zusätzlich Best-Practice-Prozesse im Bereich Ein- und Verkauf, Lohnbearbeitung, Konsignation und Umbuchung zwischen den Werken. Das deutsche Unternehmen konnte auch die Vorlaufzeit für die effektive Projektarbeit um mindestens einen Monat verkürzen bei einer Projektlaufzeit von sechs Monaten. Wareneingangs- und Steuerbuchungen sowie Rechnungsprüfungen lassen sich jetzt schnell und einfach per Knopfdruck abwickeln.

Laufender Support des Partners gefragt

Die Erfahrung zeigt allerdings auch, dass die Einführung von SAP allein nicht ausreicht. Hier ist auch ein laufender Support des SAP-Partners gefragt, der Kompetenzen und Erfahrungen auf dem Gebiet mitbringt und schnell reagiert, wenn neue gesetzliche Änderungen anstehen. „Wir haben bei Phoron 30 mehrsprachige Berater in Deutschland, Österreich und Brasilien, die mit ihrer Expertise und Know-how deutschsprachige Unternehmen zu jeder Zeit unterstützen können. Das ist aufgrund der kulturellen Unterschiede für den Projekterfolg sehr wichtig. In Brasilien ist eine gute persönliche Ebene die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit“, sagt Stöger-Knes. Dies gilt nicht nur im Fall eines ERP-Rollouts in Brasilien. Auch bei anderen internationalen Rollouts drohen Projekte zu scheitern, wenn nicht genügend Zeit für die Berücksichtigung kultureller Unterschiede und das Change Management eingeplant wird. Ein SAP-Partner sollte also neben seiner technischen Expertise, interkulturelle Kompetenzen, Sprachkenntnisse und langjährige Erfahrungen auf dem Gebiet mitbringen. Bei der Projektierung eines internationalen SAP-Rollouts müssen bei der Adaptierung des Konzerntemplates die unterschiedlichen Anforderungen und Bedingungen an den jeweiligen Standorten beachtet werden. Hinzu kommen fundierte Kenntnisse über die Landesspezifika und SAP-Lösungen. Denn nur dann lässt sich das Projekt, ohne viel Zeit und Kosten zu verlieren, erfolgreich umsetzen.

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