Enterprise Resource Planning
Ein System für Textilchemie- und Pharmaproduktion
Unternehmen der Chemie- und Pharmaindustrie stellen aufgrund komplexer Prozesse und strenger Validierungsrichtlinien hohe Anforderungen an betriebswirtschaftlich integrierende IT-Lösungen. So auch die Chemische Fabrik Kreussler & Co. GmbH. Um ihre aus heterogenen Altsystemen bestehende Enterprise Resource Planning-Landschaft zu konsolidieren, hat der Mittelständler die Einführung einer integrierten Lösung entschieden.
Bild: Fujitsu TDS GmbH
Seit mehr als 100 Jahren steht Kreussler für Produkte aus der chemisch-pharmazeutischen Industrie. Als Anbieter auf dem Gebiet der gewerblichen Textilpflege liefert das mittelständische Unternehmen Lösungen für die professionelle Reinigung von Textilien verschiedenster Art. Im Bereich Pharma hat sich Kreussler als Anbieter von Arzneimitteln, Medizinprodukten und Kosmetika insbesondere auf Präparate für die Venentherapie und Mundgesundheit spezialisiert. Das hessische Familienunternehmen agiert auf internationaler Ebene, verfügt im Pharmabereich auch über Zulassungen in den USA und beschäftigt insgesamt mehr als 180 Mitarbeiter.
Die Enterprise Resource Planning-Landschaft (ERP) von Kreussler war von einer heterogenen Struktur geprägt: Zwei Systeme unterschiedlicher Anbieter sowie einige veraltete, eigenentwickelte Lösungen genügten den aktuellen Anforderungen nicht mehr. Zudem wurde es immer schwieriger, mit diesen heterogenen und verteilten Systemen die strengen Validierungsvorgaben der Pharmabranche einzuhalten. Eine integrierte ERP-Lösung sollte die stark angewachsene und nicht-integrative Altsystem-Landschaft konsolidieren, Schnittstellenprobleme lösen, die Datenhaltung zentralisieren sowie stabile und sichere Geschäftsprozesse sicherstellen. Zudem sollte das System in der Lage sein, die Anforderungen der beiden Unternehmenssparten Textilchemie und Pharma innerhalb eines Mandanten abzubilden.
Good Manufacturing Practice
Darüber hinaus mussten die strengen Validierungspflichten gemäß den Grundsätzen und Leitlinien der Good Manufacturing Practice (GMP) von Arzneimitteln, Medizinprodukten, Wirkstoffen und Kosmetika beachtet werden. Da weite Teile des Betriebes von der US-amerikanischen Arzneimittelbehörde Food and Drug Administration (FDA) zertifiziert wurden, sind auch deren strenge Richtlinien einzuhalten. „Gemäß dem Leitspruch ‚aus vielen eines‘ bestand unsere Aufgabe darin, aus vielen verschiedenen Systemen und Quellen eine einheitliche Architektur zu bauen und unterschiedlichste Datenstrukturen zu konsolidieren. Zudem benötigten wir eine Lösung, die den strengen Validierungs-Vorschriften der Pharmabranche gewachsen ist“, sagt Günter Geisler, IT-Leiter bei Kreussler. Von entscheidender Bedeutung war in diesem Zusammenhang, dass das System die Validierung nach Good Automated Manufacturing Practice 5 (Gamp 5) in vollem Umfang ermöglicht.
Vorkonfiguriertes System
Nach Abschluss des strukturierten Auswahlverfahrens entschied sich das Unternehmen für das vorkonfigurierte Branchen-Template ‚MYTDS.Process‘ auf Basis von SAP ERP und Fujitsu als Implementierungspartner. „Besonders überzeugt haben uns die zahlreichen mittelständischen Referenzen, das fundierte Know-how und die ausgewiesene SAP-Expertise. Zudem bot uns Fujitsu flexible Möglichkeiten der Vertragsgestaltung und zeigte eine hohe Professionalität bei den Lieferanten-Audits“, sagt Günter Geisler. So begannen die Software-Berater in Zusammenarbeit mit dem IT-Team um Günter Geisler mit der Einführung. Sie umfasste die Implementierung der SAP-Module Finanzwesen (FI), Controlling (CO), Materialwirtschaft (MM), Vertrieb (SD), Qualitätsmanagement (QM) und Produktionsplanung und -Steuerung (PP). Die Integration verlief aufgrund der bereits im Template abgebildeten Branchenspezifika schnell und reibungslos.
Zudem mussten Schnittstellen zur Human Resource-Lösung, zur Gefahrstoffverwaltung und an ein Großhandelssystem der Pharmabranche umgesetzt werden. Wichtig war dabei, dass der komplette Geschäftsbetrieb uneingeschränkt weiterläuft und die Migration neben dem Tagesgeschäft gestemmt wird. „Da das Berater-Team über die gesamte Projektzeit in der Besetzung gleichblieb, profitierten wir stets von den uns vertrauten Ansprechpartnern. So haben wir während der Implementierung immer gemeinsam an einem Strang gezogen und praktikable Lösungen erarbeitet“, sagt Günter Geisler. Auch habe sich der Anbieter trotz der Größe in den Entscheidungsstrukturen die Denkweise und Flexibilität eines unabhängigen Mittelständlers bewahrt, was die Zusammenarbeit sicherlich enorm erleichtert hat.“
Reduzierter Betriebsaufwand
Nach gut einem Jahr, im Januar 2013, konnte das System in den produktiven Betrieb gehen. Das Chemie-Unternehmen verfügt nun über ein stabiles, einheitliches und durchgängiges ERP-System, das die typischen Prozesse der Pharma- und Chemiebranche abdeckt. Mit dem SAP-basierten Branchen-Template setzt Kreussler auf eine Lösung mit klarer Roadmap. Vorgaben und Richtlinien hinsichtlich Validierung lassen sich jetzt verlässlich erfüllen. Ein weiterer Vorteil für Geisler ist, dass die Unternehmenssparten durch die ERP-Lösung weiter zusammengewachsen sind. Durch die Konsolidierung auf einem System habe das Unternehmen Synergien erzielen und den Betriebsaufwand reduzieren können. Für weitere Prozessoptimierung sorgte die Implementierung einer Lösung für die nahtlose und validierungsfreie Waagenanbindung in das ERP-System. Mit dem Add-on ‚SAP Weigh/3‘ von der AKR Computer GmbH lassen sich die Wiegesysteme GMP- und 21 CFR Part 11-konform in das Produktionsplanungsmodul SAP PP und die entsprechende Bedienoberfläche integrieren.
Damit werden System- und Medienbrüche beseitigt, die Einhaltung von Toleranzgrenzen im Wiegeprozess sichergestellt, der Aufwand für das manuelle Übertragen von Werten sowie damit verbundene Fehler erheblich reduziert und das Vier-Augen-Prinzip wird in vielen Fällen überflüssig. Die Zusammenarbeit endete nicht mit dem Go-Live des ERP-Systems: Die Berater stehen den IT-Verantwortlichen weiterhin zur Seite. So wurde unter anderem die Umstellung auf das SEPA-Verfahren zu Jahresbeginn 2014 erfolgreich umgesetzt. Zudem leistet der IT-Partner Support: „Treten Probleme auf, helfen uns die Berater schnell weiter. Wir fühlen uns sehr gut betreut und schätzen es, einen Partner an unserer Seite zu haben, der uns SAP-Know-how, Branchenexpertise und ein Gefühl für die Anforderungen eines mittelständischen produzierenden Unternehmens aus einer Hand bietet“, sagt Günter Geisler.
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