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Enterprise Content Management

Gegen die Papierflut

Der Hersteller von Bauelementen Evers hat im Herbst 2013 beschlossen, seine Geschäftsprozesse zu optimieren. Ziele waren vor allem, die kontinuierlich wachsende Papierflut besser zu bewältigen und mehr Transparenz zu schaffen. Unterstützung bei der Initiative für Enterprise Content Management sollte ein zentrales Informationssystem leisten.

Bild: Evers Bauelemente Rothenburg/OL GmbH

Die 1994 gegründete Evers Bauelemente Rothenburg/Oberlausitz GmbH fertigt hochwertige Fenster aus Kunststoff, Holz und Holz-Alu sowie Haustüren aus Kunststoff und Holz. Der Fenster- und Türenmarkt ist eine hart umkämpfte Branche und in Deutschland stark fragmentiert. Diese schwierigen Bedingungen bekam auch das Rothenburger Unternehmen zu spüren. 2003 wagten die jetzigen Geschäftsführer Frank Franke und Peter Klostermann einen Neuanfang mit 27 Mitarbeitern und einer auf Wachstum ausgelegten Unternehmenskonzeption. Bereits Ende 2011 konnte Frank Franke feststellen: „Bei einer Fertigungskapazität von 850 Fenstereinheiten pro Tag, einer Auslastung von 80 Prozent und einer Umsatzleistung von über 20 Millionen Euro im Jahr haben wir unser ’stiefmütterliches‘ Dasein im Markt wohl verlassen.“

Mittlerweile beschäftigt der Mittelständler 120 Mitarbeiter. Um weiter auf Erfolgskurs zu segeln, stellte Evers im Herbst 2013 die Weichen in Richtung verbesserter Geschäftsprozesse. Der Schuh drückte insbesondere in der Auftragsabwicklung. Denn hier fiel die größte Menge Papier an. Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen: All diese Belege wurden in Ordnern abgeheftet. Und oftmals mussten die Mitarbeiter sie mühsam aus dem Archiv heraussuchen, beispielsweise für die Nachverfolgung oder im Reklamationsfall. Die manuelle Papierablage benötigte somit nicht nur viel Archivfläche, sondern kostete auch Manpower und Zeit.

Zentrales Informationssystem

So beschloss die Geschäftsleitung, eine Software für ihr Enterprise Content Management (ECM) einzuführen. Diese sollte abteilungsübergreifend als zentrales Informationssystem dienen. Drei Ziele standen dabei im Vordergrund: Ein zentrales Informationssystem sollte in den Abteilungen Vertrieb, Arbeitsvorbereitung, Finanzbuchhaltung, Logistik, Kundendienst, Poststelle und Einkauf implementiert werden – inklusive der Integration in das bestehende Enterprise Resource Planning-System (ERP). Die Papierflut sollte eingedämmt und die Transparenz erhöht werden. Die Verantwortlichen entschieden sich für das ECM-System ‚ELO Professional‘ von ELO Digital Office.

„Die Tatsache, dass viele der Anforderungen bereits mit der Standardversion abgedeckt waren, hat uns überzeugt“, erläutert Franke. Die Implementierung der Software startete im November 2013 unter Federführung des ELO Business-Partners 3E Datentechnik, mit dem der Fenster- und Türenhersteller bereits seit Jahren zusammenarbeitet. Im März 2014 wurde das Projekt mit Einführung der Basisversion abgeschlossen. Die größte Herausforderung stellte dabei die tiefgreifende Verzahnung der ECM-Software mit der ERP-Branchenanwendung 3E-Look/AX Dynamics für Fensterhersteller dar. Anspruchsvoll waren darüber hinaus die Einrichtung des Workflow ‚Auftragsabwicklung‘ – vom Bestelleingang bis zur Rechnung – und die automatische Indexierung und Archivierung externer Dokumente.

Das Firmengelände in Rothenburg/Oberlausitz. Bild: ELO Digital Office GmbH

Automation und Workflows

Nach der Umsetzung der ERP-ECM-Integration werden seit März 2014 alle auftragsrelevanten Belege und Dokumente automatisch verschlagwortet. Das bedeutet, sie werden mit beschreibenden Details (Deskriptoren) versehen und archiviert. Der Aufbau der Archivstruktur erfolgt automatisch im Hintergrund. Pro Auftrag legt das System eine Vorgangsakte an, in der alle relevanten Dokumente gesammelt werden. Früher wurden Papierbelege von Hand durch die Abteilungen getragen, jetzt erfolgt die Bearbeitung elektronisch mittels verschiedener Workflows. Einer der automatisierten Abläufe bildet beispielsweise den Bestelleingang bis hin zur Auftragserfassung komplett ab. Aber auch der Umgang mit Eingangsrechnungen ist neu: Sie werden nach dem postalischen Eingang zunächst per Scan digitalisiert. Anschließend gehen sie an das Klassifizierungs-Tool ‚Docxtractor‘, das Daten aus Eingangsrechnungen auslesen kann.

Dabei ist es ‚lernfähig‘, das heißt es erkennt den Kreditor der Eingangsrechnung. Außerdem merkt es sich, an welchen Stellen des Dokumentes es welche Informationen findet. So kann es trotz unterschiedlicher Layouts Metadaten wie Rechnungs- oder Kundennummer, Rechnungsdatum, Betrag et cetera extrahieren. Zum Schluss wird die Eingangsrechnung inklusive dieser Daten an das ECM-System übergeben und abgelegt. Danach startet ein optionaler Workflow. Hier durchläuft die Eingangsrechnung in digitaler Form die einzelnen Abteilungen. Falls gewünscht, lässt sie sich auch mit ‚digitalen Stempeln‘ kennzeichnen. Nach erfolgreicher Rechnungsprüfung durch die einzelnen Instanzen wird sie nach individuellen Regeln automatisch archiviert. Die zuvor extrahierten Daten werden an die ERP-Lösung übergeben und stehen dort für die Verbuchung der Eingangsrechnung bereit. So entfällt deren manuelle Erfassung.

80.000 Dokumente archiviert

Nach fünf Monaten war das Projekt termin- und funktionsgerecht umgesetzt – inklusive der ERP-Integration, Einrichtung des Workflows ‚Auftragsabwicklung‘ sowie der automatischen Indexierung und Archivierung externer Dokumente. Allein im ersten halben Jahr wanderten so rund 80.000 Dokumente ins Archiv, davon rund 20.000 über den ‚Docxtractor‘. Die von 3E entwickelte Dropzone ‚Drop 2 ELO‘ ermöglicht nun eine schnelle und einfache Ablage. Es genügt, zu archivierende Dateien einfach auf die Dropzone zu ziehen. Des Weiteren entfällt der manuelle Suchaufwand im Archiv. Mit Hilfe der im zentralen ECM-System integrierten Such-Engine lassen sich Vorgänge mit wenigen Klicks wieder finden. Dies ist zum Beispiel bei Fragen zu Rechnungen oder bei Reklamationen hilfreich.

Ein Mitarbeiter, zwei Monitore

Die 23 Mitarbeiter in der Verwaltung arbeiten heute durchgehend mit zwei Monitoren, um die Ablage stets im Zugriff zu haben. Das Feedback aus den Abteilungen und der 23 Key-User, die das ECM-System produktiv als Informationssystem nutzen, fällt positiv aus. Inzwischen gibt es aus den Abteilungen sogar den Wunsch nach zusätzlichen Workflows. Weitere Abteilungen werden derzeit bereits an das ECM-System angebunden. Das System bringt den Fenster- und Türenhersteller im Rahmen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses einen Schritt voran. Dies sehen auch die beiden Geschäftsführer so: „Dank der schnelleren Durchlaufzeiten konnten wir unseren Kundenservice deutlich verbessern. Außerdem bringt uns die Statistik zum Auftragseingang einen eindeutigen Zusatznutzen“, sagt Frank Franke. „Früher mussten unsere Mitarbeiter die Daten von Hand in eine Excel-Tabelle eintragen. Heute steht die Statistik automatisch im System zur Verfügung, das zudem die Arbeitslast erkennt und Einblick in den aktuellen Bearbeitungsstand ermöglicht“, ergänzt sein Kompagnon Peter Klostermann. „Die Digitalisierung schafft uns Übersichtlichkeit und einen schnellen Zugriff auf aktuelle sowie historische Informationen.“

Bild: Evers Bauelemente Rothenburg/OL GmbH
Etwa 850 Fenstereinheiten werden bei Evers täglich produziert. Die Mitarbeiter der Verwaltung arbeiten an zwei Monitoren, um stets Zugriff auf die Ablage im Enterprise Content Management-System zu haben. Bild: Evers Bauelemente Rothenburg/OL GmbH
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