Rechnungsverarbeitung per Hand ist oftmals langwierig und führt nicht selten zu Fehlern. Das wollte die Infiana Group, Hersteller hochwertiger Verpackungs- und Schutzfolien, nicht mehr hinnehmen. Mit dem Ziel, ihre Invoice-Prozesse weitgehend zu automatisieren, führte die Unternehmensgruppe daher eine dedizierte Anwendung für Rechnungsmanagement ein.
So manche Wartezeit an der Kasse im Supermarkt erscheint relativ, sobald ein Vergleich angestellt wird: Man bedenkt, wie lange es dauerte, als das Personal jeden Artikel von Hand, Ziffer für Ziffer, Preis für Preis, in eine Registrierkasse tippen musste. So selbstverständlich sich die heutige Lösung im Einzelhandel durchgesetzt hat, so leicht kann sie in vielen Fällen auch der Unternehmensverwaltung helfen. Unterstützung leisten dabei elektronische Systeme für das Rechnungswesen, wie es die Infiana Germany GmbH & Co. KG einsetzt. Vor einigen Jahren bereits führte die auf die Produktion hochwertiger Verpackungs- und Schutzfolien spezialisierte Gruppe das Enterprise Resource Planning-System (ERP) Oracle Financials ein. Mit der ERP-Lösung organisierte die Unternehmensgruppe den rechnungsbezogenen Prüf- und Freigabeprozess. „Zur Zeit der Einführung war dies eine Erleichterung. Doch nach heutigen Maßstäben bietet die Lösung erhebliches Verbesserungspotenzial in der Rechnungsbearbeitung, insbesondere in puncto Effizienz“, erklärt Christian Wallon, Finance Manager bei Infiana.
Früher fand die Rechnungsverarbeitung in Kleinarbeit statt: Von der Eingabe von Kopf- und Positionsdaten über den Abgleich der Summen mit den Angeboten im ERP-System bis hin zur Umsatzsteuer-Prüfung. Sofern die Ware noch nicht eingegangen war, musste der Sachverhalt zudem mit dem Einkauf geklärt werden. Schließlich erfolgte die Archivierung im Papierarchiv. Für zwei Jahre wurden die Vorgänge im Rechnungswesen vorgehalten, dann wanderten sie für acht Jahre in die Registratur. „Alles in allem war die Rechnungskontrolle und Durchbuchung ein ermüdendes ‚Klein-Klein‘ – und damit ineffektiv, intransparent und anfällig für Fehler. Fehler, die aus Gründen der Betriebs- und Rechtssicherheit unbedingt ausgeschlossen werden mussten“, schildert Wallon. Um dies sicherzustellen, wurden alle Buchungen und Kontierungen am Folgetag nochmal von Hand überprüft.
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Im Jahr 2009 begann der Hersteller die Suche nach einer Software-Lösung, die Rechnungsprüfung, Freigabe und Archivierung automatisieren und Mitarbeiter entlasten sollte. Die Zusammenarbeit mit Orcale Financials, Effizienz und verbesserte Prozesse standen ebenso im Lastenheft wie ein modularer, skalierbarer Aufbau der Lösung – denn zu einem späteren Zeitpunkt sollten zusätzlich Frachtrechnungen sowie elektronische Rechnungen verarbeitet werden. Die Entscheidung fiel schließlich auf die Lösung Easy Invoice der Easy Software AG, da sie dem Anforderungsprofil entsprach. Bei der Wahl des Anbieters spielte auch der persönliche Kontakt eine Rolle. „Ein solches Projekt ist mehr als ein reines IT-Projekt. Kollegen aus dem Rechnungswesen, dem Einkauf, der Logistik und der IT sind beteiligt. Da muss neben der Fachkompetenz auch die Chemie stimmen. Beim Projekt-Team der Easy war uns von vornherein klar, dass das kein Problem darstellen würde“, erklärt Wallon.
Christian Wallon, Finance Manager bei der Infiana Group, zur Situation nach Einführung der Invoice-Software: „Mit Easy Invoice haben wir große Verbesserungen bei den Durchlaufzeiten, der Transparenz und der Fehlerquote erzielt.“ Bild: Infiana Group
Anfang 2010 ging das Projekt an den Start: Der Neuaufstellung der Server-Landschaft folgten umfassende Stammdatenüberprüfungen, um dem System nur bereinigte Datensätze in hoher Qualität übergeben zu können. Im dritten Schritt entwickelte der Software-Partner einen Workflow-Entwurf, der gemeinsam mit dem Folienhersteller auf dessen Bedürfnisse angepasst wurde. Gerade im Workflow lässt die Rechnungs-Software weitreichende Individualisierungen zu, von der automatischen Kreditorerkennung anhand der Kontonummer über Berechtigungen zur Rechnungsfreigabe bis hin zu Eskalationsregeln, wenn ein Fehler in einer Rechnung gefunden wird. Nach Abschluss der Workflow-Definition ging es an die Anbindung des Systems an Oracle Financials. Die Verknüpfung wurde mit einer von der Infiana Group auf Basis von IBM Cognos entwickelten Schnittstelle realisiert. Schließlich standen umfangreiche Tests an, bevor das System im vereinbarten Zeitrahmen in den Produktivbetrieb überführt wurde.
Nach der Systemeinführung werden eingehende Papierrechnungen einem automatischen Workflow übergeben. Ab diesem Zeitpunkt sind sie in der IT hinterlegt und jederzeit – die entsprechenden Rechte vorausgesetzt – einsehbar. Gleichzeitig sind sie revisionskonform archiviert, was eine Papierablage überflüssig macht. Die Invoice-Anwendung liest die Inhalte aus der Rechnung aus und prüft sie. So erkennt das Programm beispielsweise die zugehörige Bestellung und abweichende Stückzahlen sowie Einzel- und Gesamtpreise. Rechnungsdubletten, fehlerhafte Rechnungsnummern oder ein falsches Rechnungsdatum werden ebenso identifiziert. Zudem übernimmt die Lösung die Prüfung der Rechnung nach §14 Umsatzsteuergesetz. Ist mit der Rechnung alles in Ordnung, übergibt das Tool einen entsprechenden Buchungssatz an das ERP-System, der dort umgehend prozessiert werden kann, um Skontofristen einzuhalten. Aktuell verarbeitet Easy Invoice für die Unternehmensgruppe im Jahr rund 22.000 Rechnungen.
Ein Zugriff auf das Rechnungsarchiv ist jederzeit direkt aus Oracle Finance möglich. Auch bei der Weiterentwicklung des Systems lief alles nach Plan. Das System prüft und archiviert seit 2012 zusätzlich Frachtrechnungen und Frachtbriefe. Außerdem hat das Unternehmen mittlerweile seine Lieferanten sukzessive auf E-Mail-Rechnung umgestellt. Denn seit einer vorgenommenen Erweiterung des Systems kann das Invoice-Werkzeug ein per E-Mail eingegangenes Rechnungs-PDF auf die gleiche Art und Weise bearbeiten, prüfen und archivieren wie eine Papierrechnung. „Wir sind sehr zufrieden. Im Einführungsprojekt und in der Weiterentwicklung hat alles funktioniert“, schildert Wallon. Das Unternehmen verfügt nun auch ohne Papierarchiv über eine revisionssichere Ablage – mit positivem Einfluss auf die Effizienz im Rechnungswesen und in den beteiligten Abteilungen. „Und schließlich hat die weitgehende Abschaffung manueller Tätigkeiten gemeinsam mit klaren Prozessen die Mitarbeitermotivation spürbar verbessert.“ Damit habe sich die Lösung bereits amortisiert.
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