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Electronic Data Interchange (EDI)

Durchgängige Prozessketten im Unternehmenssystem

Enterprise-Resource-Planning-Systeme haben sich von rein betriebswirtschaftlicher Software zu einem Knotenpunkt für im Betrieb anfallende Informationen entwickelt. Um dazu Daten aus verschiedenen Systemen zusammenzuführen, kommt in der Regel Electronic Data Interchange zum Einsatz. So wird mit der Intergration zentraler IT-Anwendungen eine Voraussetzung geschaffen, um durchgängige Prozessketten zu etablieren.

Programme für Electronic Data Interchange zwischen Anwendungen sind als eigenständige Lösungen erhältlich, im Einzelfall aber auch als Zusatzmodul in das ERP-System integrierbar. Bild: Cosmo Consult AG

Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP) bestehen in der Regel aus modularer Software, die mit einer Datenbank verbunden ist, damit unternehmensweit einheitliche Informationen zur Verfügung stehen. Diese komplexen Programme haben die Aufgabe, die Ressourcen und operativen Prozesse eines Unternehmens zu verwalten und zu steuern. Zu den Funktionen zählen etwa das Auftragsmanagement, das Personalmanagement, Finanz- und Rechnungswesen, E-Commerce, Einkauf, Vertrieb und vieles mehr. Natürlich unterscheiden sich die angebotenen Systeme im Funktionsumfang sowie den verwendeten Technologien und der Branchenausrichtung. So können Systemstandards mit speziellen Modulen zu einem Branchenstandard etwa für die fertigende Industrie, Chemie und projektorientierte Dienstleister oder den Automotive-Bereich spezifiziert werden. Viele Systeme integrieren zudem derzeit Web-Technologien. Diese Funktionen sollen nicht nur die unternehmensweite Zusammenarbeit der Mitarbeiter verbessern, sondern auch die Einbeziehung von Kunden und Lieferanten in operative Prozesse ermöglichen. Davon versprechen sich die Verantwortlichen etwa eine Beschleunigung der Supply-Chain-Prozesse und Kosteneinsparungen. Eine ERP-Standardlösung gilt als zentrales Steuerungsmittel und als IT-Rückgrat eines Unternehmens. Ein System, das alle Unternehmensprozesse zusammenführt und Datenströme lenkt und schützt.

Zunehmende Komplexität verändert die Systemlandschaft

Allmählich erinnert der Datenstrom vieler Unternehmen allerdings immer mehr an einen zentralen Herzmuskel: Daten aus den angeschlossenen Bereichen kommen im System zusammen und werden nach Verarbeitung und Anreicherung in den Firmenorganismus zurückgepumpt – ein abreißender Datenfluss gefährdet Funktion und Wachstum der Organsisation. Wie eine Entzündung der Achillessehne oder eine Angina langfristig zu einem Herzmuskelschaden beitragen können, geht es auch dem ERP-System: Falsche Daten innerhalb eines Prozesses oder deren mangelhafte Pflege wirken sich letztlich nachteilig auf das Herz des Unternehmens aus. Zudem kommen neben klassischen Anforderungen wie Buchhaltung, Warenwirtschaft, Planung von Personal- und Materialressourcen ständig neue Aufgaben hinzu. Viele Systeme bieten daher heute Funktionalitäten, die vor kurzem über Zusatzlösungen abgedeckt werden mussten. Dazu zählen Variantenkonfiguration, Serviceabhandlung, mobile Prozesse innerhalb des Unternehmens, Projektabhandlung, Projektplanung und Projektbewertung. Die Entwicklung hin zu komplexeren Unternehmenssystemen ist nicht abgeschlossen: In vielen Unternehmen steigt die bei der Produktentwicklung anfallende Datenmenge kontinuierlich an, und auch die Zahl der IT-Werkzeuge steigt. Das bedeutet steigende Anforderungen, um diese Anwendungen zu integrieren und Daten bedarfsgerecht bereitzustellen.

Bild: Autor Klaus Aschauer.

Elektronischen Datenaustausch im Unternehmenssystem verankern

Nicht nur Daten aus Produktentwicklung, Buchhaltung oder Warenwirtschaft, sondern auch Produktions- und Maschinendaten, Daten aus Außendienst und Service, Daten aus Instandhaltung und Arbeitszeiten sowie Kundendaten müssen in das System überführt werden, etwa über Electronic Data Interchange (EDI). In der Regel müssen diese Informationen zusätzlich in Prozessen verknüpft werden. Je mehr dieser Informationen ein System verarbeiten muss, desto komplexer wird die prozessgesteuerte Verarbeitung und damit die Interpretation. ERP-Systeme sollten für diese Aufgabe deshalb flexibel und integriert arbeiten: Flexibel in der Konfiguration, im Customizing, in Anwendungsoberfläche und Administration; integriert in Form einer ‚echten‘ Integration, also ohne Schnittstellen zwischen Planungskomponenten, zur Buchhaltung oder zu Bausteinen wie EDI oder CAD. Ein Unternehmenssystem profitiert heute mehr denn je davon, auch in die Systeme von Kunden und Lieferanten sowie in unterschiedliche Web-Plattformen integriert zu sein.

In der Regel sind EDI-Anwendungen jedoch kein Bestandteil von ERP-Software, obwohl dort die meisten Daten vorliegen, die für EDI-Prozesse benötigt werden. Diese Rechnungsdaten, Gutschriftdaten und Lieferabrufdaten werden oft über eine Schnittstelle außerhalb des Systems in eine externe EDI-Lösung übergeben. Das EDI-System übernimmt dabei die Übersetzung der Daten in das erforderliche Format und übermittelt die Informationen an das Zielsystem. Insgesamt kann es von Vorteil sein, den Vorgang im ERP-System durchzuführen, anstatt ihn – wie in vielen Systemen praktiziert – über einen externen Konverter abzuwickeln. Viele Anwender haben zudem eigene Derivate gängiger Datenformen im Einsatz. Deren Anpassung kann von einem integrierten EDI-System profitieren, wenn bei Systemänderungen keine Schnittstellen zu einem externen System zu pflegen sind. So kann der Anwender sein EDI-System mit ‚Bordmitteln‘ betreiben und bei Bedarf Daten-Mappings eigenständig vornehmen.

Steigende Anforderungen an Systemschnittstellen

Ähnlich wie Systeme für den Datenaustausch müssen auch CAD-Umgebungen – heute meist in einem Produktdatenmanagement-System (PDM) zusammengefasst – seit vielen Jahren in ERP-Systemwelten integriert werden. Seit den 90er-Jahren stellen Nutzer hohe Erwartungen an die Schnittstellen zwischen ERP- und Produktionsplanungsystemen (PPS) sowie CAD-Programmen. Angesichts einer stetigen Annäherung von Betriebswirtschaft und der Technik haben sich inzwischen die Anforderungen an diese Schnittstellen geändert: Früher lieferte ein CAD-System Daten, die – etwa als Stückliste – in strukturierter Form in das ERP- oder PPS-System eingelesen wurden. Heute geht es darum, dass Konstrukteure – ohne ihre gewohnte Umgebung verlassen zu müssen – Daten aus dem ERP-System nutzen können. In der Administration ist es genau umgekehrt. Dort müssen Mitarbeiter Informationen aus der Konstruktionsabteilung – etwa Zeichnungen oder Montageanleitungen – frühzeitig verarbeiten können. Der erwartete Effizienzgewinn aus dem durchgängigen Datenzugriff, so zeigt sich am Beispiel EDI und CAD/PDM, ist eng verknüpft mit der Integrationstiefe der technischen und kaufmännisch-administrativen Systemwelt. Dabei reicht es immer weniger aus, Daten nur verschieben zu können, sondern es ist die Unterstützung von durchgängigen Prozessketten erforderlich. Eine Grundlage dafür können ERP-Systeme darstellen, die mit funktionalen Werkzeugen zur Datenintegration ihren Beitrag dazu leisten, den Aufwand für Integrationprojekte möglichst gering zu halten.


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