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Bestellungen automatisch durch die Cloud abwickeln

Electronic Data Interchange (EDI)

Bestellungen automatisch durch die Cloud abwickeln

Um eine Lieferkette konstant zu halten und bestenfalls zu verkürzen, ist der Einsatz von Enterprise Resource Planning-Systemen unumgänglich. Doch oftmals hakt es bei dem Austausch der darin befindlichen Daten mit den Partnern und Kunden; Bestellprozesse verzögern sich. Zudem ergeben sich nicht selten aus der manuellen Datenbeschaffung und dem -versand Fehler, die wiederum zu Verzögerungen führen. Um diesen Prozess reibungsloser zu gestalten, hat sich die Krone Filtertechnik GmbH für den automatisierten Datenaustausch auf Basis einer EDI-Lösung entschieden. Das Unternehmen baut und vertreibt Filter.



Bild: Krone Filtertechnik GmbH

Seit knapp zehn Jahren setzt die Krone Filtertechnik GmbH auf SAP Business One als unternehmensweites Enterprise Resource Planning-System. Ob für Lagerwirtschaft und Versand oder auch für Verkauf und Auftragsabwicklung: Immer häufiger wünschten sich Kunden und Partner des Unternehmens eine direkte Schnittstelle und Anbindung ihrer ERP-Systeme. „Dabei handelte es sich auch um Lösungen anderer Anbieter, deswegen war es nicht immer so einfach, die Systeme direkt miteinander zu verknüpfen“, sagt Sven Neuelmann, IT-Leiter bei Krone. Im Zuge eines Updates erfuhr das Unternehmen dann durch seinen langjährigen SAP-Partner OSC AG von der Möglichkeit des elektronischen Datenaustausches per definierter Standards – und dessen Auslagerung in die Cloud. „Einer unserer Großkunden wünschte sich eine Lösung abseits des bisherigen Datenaustausches per Fax oder E-Mail, deswegen kam der Hinweis auf die Firma Edigrid für uns genau zum richtigen Zeitpunkt.“

Keine Hardware, dafür Automatisierung

„Wir wollten unserem Kunden eine problemlose und schnellere Auftragsabwicklung sowie Bestellmöglichkeit anbieten und dabei gleichzeitig Zeit und Aufwand für unsere Mitarbeiter so gering wie möglich halten“, erklärt Neuelmann. Edigrid setzt hier an, indem das international standardisierte ‚Electronic Data Interchange‘ (EDI) genutzt wird und strukturierte Daten beispielsweise als XML-, CSV- oder EDIFACT-Datei zwischen datenführenden Systemen wie ERP oder Lagerverwaltung automatisiert ausgetauscht werden. Die Daten werden dabei auf einem Server des Lösungsanbieters in das vom Partner erforderliche Format gewandelt. Die Kommunikation zwischen zwei oder mehr Partnern kann damit beschleunigt und fehlerfreier abgewickelt werden. Im Fall des Filter-Herstellers stand Edigrid hier vor einer Herausforderung, denn der Einsatz der zwei verschiedenen ERP-Formate – von IDoc SAP in XML für SAP Business One – brachte auch zwei verschiedene Terminologien mit sich. In diese mussten sich die Projektverantwortlichen zunächst tief einarbeiten, um das Projekt aufsetzen zu können. Im Anschluss stellt sich das Outsourcing in die Cloud für Kunden als Zugewinn heraus, da teure Hardware wie Server zur Prozesssteuerung nicht extra angeschafft werden müssen. Auch die Entwicklung kostspieliger Software entfällt. Stattdessen wird von dem Lösungsanbieter eine EDI-Plattform in einem deutschen Rechenzentrum bereitgestellt. Per Schnittstelle werden hieran dann die Systeme des Kunden angebunden. Für Datensicherheit sorgen unter anderem verschlüsselte Übertragungswege.

Individuelles Mapping und Produktivtest

Lediglich mit einer Schnittstelle ist es bei EDI jedoch noch nicht getan. Es muss zudem ein sogenanntes Mapping erstellt werden, das festlegt, in welches Nachrichtenformat die Daten jeweils umgewandelt werden müssen – und sie dann in die erforderliche Struktur konvertiert. „In unserem Fall geht es darum, dass wir Bestellungen empfangen und Bestellbestätigungen versenden. Das erfolgt im XML-Format“, sagt Neuelmann. Der Lösungsanbieter definierte die individuellen Mappings für alle Felder aus beiden ERP-Systemen und brachte sie auf einen Nenner. Dabei wurden alle möglichen Fälle durchgespielt und geplant sowie Lösungen für den Bedarfsfall entwickelt. Auch die Einrichtung der jeweiligen Nachrichtenformate wurde von dem Anbieter übernommen. Im Anschluss startete bereits die Testphase, bei der die neue und auch die bisherige Übertragungsart parallel bespielt wurden. Nachdem die Tests dann positiv ausfielen, konnten wir direkt in den Live-Betrieb starten. Das ganze Projekt hat mit dem Einsatz zweier Mitarbeiter des Lösungsanbieters nur wenige Wochen in Anspruch genommen. „Besonders erfreulich ist für uns, dass wir bei Problemen oder Fragen wirklich immer sehr schnell Hilfe bekommen haben.“



„Wir wollten unserem Kunden eine problemlose und schnellere Auftragsabwicklung sowie Bestellmöglichkeit anbieten und dabei gleichzeitig Zeit und Aufwand für unsere Mitarbeiter so gering wie möglich halten“, sagt Sven Neuelmann. Neuelmann ist IT-Leiter beim Filterhersteller Krone. Bild: Krone Filtertechnik GmbH

Direkt im ERP-System bedienbar

Damit die Nutzung für die zwei zuständigen Mitarbeiter bei Krone Filtertechnik besonders komfortabel und intuitiv möglich war, wurde durch die OSC AG direkt im SAP-System eine Anbindung an Edigrid geschaffen. Mit einem Mausklick wird der Prozess hier nun angestoßen. Zudem wurden Logs und Abfragen hinterlegt, die bei möglichen Fehlern Abhilfe schaffen sollen. „Wir möchten künftig gerne noch weitere Partner an das System anbinden“, sagt Sven Neuelmann über die Pläne für die Zukunft. „Damit können wir nicht nur unsere Abwicklungsabteilung weiter optimieren, sondern auch unseren Kunden einen Mehrwert bieten.“ Dass dabei mit fest definierten Preisen und einer jederzeitigen Kündbarkeit geplant werden kann, ist für den Mittelständler ebenfalls ausschlaggebendes Argument: Für die Anbindung eines Geschäftspartners, für Konvertierung und Routing sowie für Test und Produktivsetzung entstehen pro Dokumententyp einmalige Kosten. Die Höhe der monatlichen Kosten ergibt sich dann aus der Anzahl der Geschäftspartner sowie der Nachrichtentypen. „Auf der einen Seite ist das Budget somit von vorneherein klar, auf der anderen Seite bleiben wir aber jederzeit flexibel in Hinblick auf die Skalierbarkeit oder auch die Kündigung.“ Der Return-on-Invest kann damit schneller erreicht werden als bei dem klassischen EDI mit Hard- und Software-Anschaffung.