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Einkaufsplattform für die Materialbeschaffung

C-Teile-Einkauf vereinfachen und automatisieren

Die Beschaffung von C-Teilen verläuft in vielen Fertigungsunternehmen wenig effizient. Unterstützung versprechen zentrale Beschaffungsplattformen mit elektronischen Katalogen. Wenn Mitarbeiter zum Beispiel benötigte Verbrauchsmaterialien direkt über ein Self Service-Portal bestellen können, lassen sich viele Prozesse im Einkauf vereinfachen und automatisieren. Dies wirkt sich positiv auf die Kosteneffizienz der Einkaufsprozesse insgesamt aus und kann Mitarbeitern Handlungsspielraum für strategische Aufgaben wie die Pflege der Lieferantenbeziehungen eröffnen.

Bild: BTC

Für den Transport ihrer Produkte verwenden viele Fertigungsbetriebe eine große Menge Verpackungsmaterial: Faltkartons, Holzkisten, Schwergutverpackungen, Container, Paletten, Füllmaterial, Luftpolsterfolien, Korrosionsschutzpapier, Aluminiumverbundfolien, Verschläge oder Klebebänder. Die benötigten Verpackungen müssen stets in ausreichender Menge vorgehalten werden – im schlimmsten Fall droht sogar ein Produktionsstillstand. Häufig fällt beim Einkauf dieser alltäglichen Verbrauchsmaterialien ein hoher Aufwand für Kontrolle, Genehmigung oder Bestätigungen an, der durch Medienbrüche noch vergrößert werden kann: Aufträge werden nicht nur per E-Mail vergeben, sondern auch per Fax, gedrucktem Lieferschein oder Telefon.

Dies hat häufig zur Folge, dass Daten mehrfach erfasst werden, was den Aufwand für die Einkaufsabteilung und die Fehlerquote erhöht. Abhilfe versprechen zentrale Beschaffungsplattformen, die gestatten, Prozesse im Einkauf zu vereinfachen und zu beschleunigen. Mitarbeiter oder Bedarfsmelder können bei entsprechenden Angeboten zum Beispiel in einem elektronischen Katalog nach dem Self Service-Prinzip Verpackungsmaterial oder andere Ware direkt bestellen. Dabei verfolgen Anbieter entsprechender Portale mitunter den Ansatz, Einkaufsvorgänge ähnlich komfortabel zu gestalten, wie es Verbraucher etwa von der Amazon-Plattform gewohnt sind: Suchbegriff eingeben, Größe, Farbe, Artikelpreis erfahren, Lieferzeit sehen, bestellen und kaufen.

Elektronischer Katalog als Herzstück

Im Zentrum einer solchen Beschaffungsplattform steht der elektronische Katalog, der Bezugsquellen und Daten über lieferbare Produkte und Dienstleistungen, mögliche Risiken, Konditionen oder Qualität enthält. Die Inhalte des Katalogs können Mitarbeiter aus dem Einkauf nach Verhandlungen mit den Lieferanten festlegen. Über die Benutzerverwaltung ist es möglich, Zugriffsberechtigungen auf das Einkaufsportal über Abteilungen und Niederlassungen hinweg zu erteilen und die jeweiligen Mitarbeiter bestimmten Kostenstellen zuzuordnen, damit nicht jeder im Betrieb Bestellungen aufgeben kann. So können definierten Mitarbeiterrollen feste Budget-Rahmen zugewiesen werden. Diese Organisation im Hintergrund der Plattform gestattet Mitarbeitern, mithilfe des Katalogs benötigte Produkte ohne den Umweg über Bestellanträge zu ordern.

Bei sorgfältiger Regelpflege können sich Medienbrüche so vermeiden, Fehlbestellungen minimieren und Bestellzeiten verkürzen lassen. Über manche Beschaffungsplattformen können mittlerweile nicht nur C-Teile und Verbrauchsmaterialien bezogen werden, sondern auch Dienstleistungen. Damit reagieren Anbieter auf den temporären Bedarf vieler Fertigungsunternehmen an externen Fachkräften, etwa für Wartungsarbeiten, zur Qualitätsprüfung oder für Projekte mit abgestecktem Zeitrahmen. Auch in IT-Abteilungen, der Gebäudereinigung und dem Facility Management benötigen Produzenten immer wieder Personal, das für eine befristete Zeit im Betrieb bleibt und nur für diese Zeitspanne zu verwalten ist. Auch hierfür lassen sich Stundensätze und weitere Konditionen in einem elektronischen Katalog zentral hinterlegen und bei Bedarf abrufen.

Zahlungsverkehr überwachen und steuern

Zuvor definierte Prozesse laufen im Einkaufsprozess elektronisch und weitgehend automatisiert ab – von der Auftragsbestätigung über die Freigabe bis hin zur Integration der Auftragsdaten in das Warenwirtschaftssystem. Im besten Falle heißt das: Aus dem zentralen Katalogsystem wird automatisch eine Bestellung im Enterprise Resource Planning-System (ERP) erzeugt, der Lieferant wird benachrichtigt, die Gutschrift des Zahlungsbetrags beim Lieferanten erfolgt ebenfalls automatisch. Durch die elektronische Abbildung des gesamten Bestellvorgangs kann die Produktionsfirma damit auch den Zahlungsverkehr überwachen und kontrollieren.

Niedrigere Prozesskosten und Einstandspreise

Beispiele aus der Praxis zeigen, das sich Beschaffungsplattformen ab einem Einkaufsvolumen von rund 20 Millionen Euro pro Jahr rechnen können. Denn die Kosten der Einkaufsprozesse können sich bei konsequenter Nutzung einer zentralen Einkaufsplattform um rund 35 bis 40 Prozent im Gegensatz zu vorher reduzieren lassen. Hinzu kommen unter Umständen Kostenvorteile infolge von geringeren Einstandspreisen. Der Einstandspreis ist der Preis einer Ware plus deren Transportkosten und abzüglich aller Preisabschläge wie beispielsweise Rabatte. Der ‚Procurement Benchmark‘ eines Herstellers von Katalog-Software belegte, wie sich der Einsatz einer Beschaffungsplattform auf die Einstandspreise in den untersuchten Betrieben ausgewirkte: Diese lagen nach der Systemeinführung um durchschnittlich sieben Prozent niedriger als vorher.

Gibt ein Unternehmen im Jahr 300 Millionen Euro für C-Teile aus, ergibt das Einsparungen von 21 Millionen Euro. Eine elektronische Beschaffungsplattform trägt nicht nur zur Senkung von Einkaufspreisen bei, sondern kann Mitarbeitern im Einkauf mehr Zeit für strategische Aktivitäten verschaffen – eine Praxis, die sich insbesondere größere Unternehmen bereits gerne Zunutzen machen. Automatisierte Prozesse oder das Self Service-Portal für die Bedarfsmelder können Einkäufer von Routinetätigkeiten entlasten. Diese können sich zunehmend Aufgaben wie der Kontaktpflege zu bestehenden und neuen Lieferanten, deren Bewertung oder der Verhandlung von Rahmenverträgen widmen. Wird der so gewonnene Handlungsspielraum konsequent genutzt, kann dies wiederum zu besseren Einkaufskonditionen und nachgelagerten Kosteneinsparungen beitragen.

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