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Einkäufe projektbasiert abwickeln

Zentrale Dokumentenlenkung für Bestellvorgänge

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Die Bestellung als Kommunikationsvorgang: Einkäufer müssen sämtliche Informationen eines Bestellvorgangs aus den verschiedenen internen und externen Quellen zusammenführen. Bild: Procad

DokumentenaustauschPlattform mit Branchenfokus

Aus diesen Unzulänglichkeiten heraus hat der Softwarehersteller Procad die Datenaustausch-Plattform Proom entwickelt. Der Anbieter von Lösungen im Product Lifecycle Management (PLM), Produktdatenmanagement (PDM) und Dokumentenmanagement (DMS) stellt damit ein Werkzeug für den Dokumentenaustausch zur Verfügung, das auf die spezifischen Bedingungen der Branche hin ausgerichtet ist. ERP- und SRM-Tools lassen sich damit für das Handling der begleitenden Dokumente sinnvoll ergänzen. Die Lösung soll Einkaufsabteilungen dabei unterstützen, ihre Beschaffungsprozesse übersichtlicher, sicherer und fehlerfrei zu gestalten. Einkäufer sollen mit der Plattform auf einen Blick sehen, welche Spezifikation die aktuelle ist und in welchem Zusammenhang sie zu einer Bestellung steht. Die nachvollziehbare Versionierung kann einen Nutzenvorteil der Lösung, insbesondere im Rahmen der Zusammenarbeit mit externen Stellen, darstellen. Mit der Plattform verfügen Unternehmen über eine zentral gesteuerte Lösung, auf die alle Projektbeteiligten entsprechend ihrer Berechtigung zugreifen können und mit der gesteuerte Dokumentenaustausch über virtuelle Projekträume ermöglicht wird.

Bestellprozess bleibt im Unternehmen

Mit der Lösung lädt der Einkäufer seine Dokumente nicht mehr einmalig im SRM hoch. Er verlinkt in der Bestellung vielmehr auf die Datenaustausch-Plattform, in der sich dann das gesamte Spektrum aller bestellbezogenen Dokumente in ihren jeweiligen Versionen und Zusammenhängen abbilden lässt. So verbleibt der Bestellprozess im unternehmenseigenen System, während die Dokumentenlenkung über die externe Plattform gesteuert wird. Stößt der Einkäufer einen neuen Bestellprozess im ERP/SRM an, eröffnet er parallel einen neuen virtuellen Projektraum in der Plattform. Dort kann er für die einzelnen Prozessbeteiligten Rollen und Zugriffsrechte anlegen, welche wiederum Dokumente beliebiger Größe austauschen und bearbeiten können. Der Austausch von Dateien und Dokumenten erfolgt in Echtzeit über einen virtuellen Projektraum. Statt lokaler Kopien bei allen an der Beschaffung beteiligten Personen sind die Dokumente und Informationen zentral, nachvollziehbar und sicher abgelegt. Ein Versionsmanagement dokumentiert die Entwicklungsschritte.

Der Anbieter stellt seine Lösung wahlweise als ‚Software as a Service‘ unter Microsoft Azure oder alternativ auch als Private Cloud auf den kundeneigenen Servern zur Verfügung. Wer nicht nur über die Weboberfläche arbeiten will, kann seine Projekträume zusätzlich in den Windows Explorer integrieren. Im Gegensatz zu üblichen Datenaustausch-Plattformen handelt es sich dabei also um eine zentrale Lösung für das Verwalten von Dokumenten in kommunikationsintensiven Prozessen, wie sie typischerweise im Beschaffungswesen des Maschinen- und Anlagenbaus vorkommen. Dort geht es um kollaboratives Arbeiten, Sicherheit und die Integration in bestehende Systeme. Ausgetauscht werden vor allem änderungsintensive, große technische Dokumente. Der Anbieter will seine Lösung spezifisch für die Anwendungen im Maschinen- und Anlagenbau weiterentwickeln.


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