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Einkäufe projektbasiert abwickeln

Zentrale Dokumentenlenkung für Bestellvorgänge

Plattformen für den Dokumentenaustausch gibt es einige, viele davon sind in der einfachen Ausführung sogar als Freeware zu beziehen. Schwachpunkt dieser Lösungen ist häufig die mangelnde Sicherheit und Steuerbarkeit. Im privaten Bereich mögen die Produkte zweifellos ihren Zweck erfüllen. Im professionellen Umfeld hingegen sind Dokumentenlenkung, Versionierung und Rechtevergabe verpflichtende Kriterien, weswegen der Einsatz professioneller Tools sinnvoll ist. Beschaffungsprozesse im Maschinen- und Anlagenbau sind ein typisches Beispiel für einen solchen Anwendungsfall. In ihrer Komplexität haben sie mit einfachen Bestellvorgängen kaum mehr etwas gemeinsam.

Bild: Procad

Einkäufer im Maschinen- und Anlagenbau arbeiten in der Regel mit Enterprise Resource Planning-Systemen (ERP) oder speziellen Supplier Relationship Management-Tools (SRM), die Beschaffungsprozesse weitestgehend automatisieren. Da Bestellungen von Maschinen oder Maschinenteilen nicht selten aus mehr als hundert Positionen bestehen, handelt es sich hierbei um komplexe Beschaffungsvorgänge, die sich häufig über einen längeren Zeitraum erstrecken. Zu den verschiedenen Positionen gibt es eine Vielzahl an begleitenden Dokumenten, die sogenannten Spezifikationen, welche dem jeweiligen Lieferanten übermittelt werden. Was danach folgt, kennen die Einkäufer vieler Anlagenbauer: Nach der initialen Bestellung treten Änderungswünsche auf. Die Konstruktionsabteilung hat Anpassungsvorgaben, weswegen die Bestellung in Folge mehrfach geändert und nochmals übermittelt werden muss. Das geht wiederum jedes Mal mit einer Anpassung der Spezifikationen einher.

Entkoppelte Prozesse

Weil beide Prozesse – Bestellung und Dokumentenhandling – voneinander entkoppelt ablaufen, weiß der Einkäufer im Rahmen des Iterationsprozesses irgendwann unter Umständen nicht mehr, welche Spezifikationsversion zu welcher Bestellung gehört. Die Unübersichtlichkeit wird noch größer, wenn der Lieferant seinerseits am Dokument etwas ändert und dieses unter demselben Dateinamen zurückschickt. Industrielle Beschaffungsprozesse sind sehr komplex. Im Maschinen- und Anlagenbau ist mit ihnen intern zumeist eine intensive Kollaboration zwischen der Konstruktionsabteilung und dem Einkauf sowie auf externer Seite mit dem Lieferanten verbunden. Die Schwierigkeit besteht dann oft in der Steuerung der Kommunikation, da alle Beteiligten autark miteinander sprechen und damit jeder über einen anderen Informationsstand verfügt. Dem Einkäufer obliegt es, die gesamte Kommunikation und die mit ihr verbundene Dokumentation zusammenzuführen.

Die Bestellung ist also weniger eine einmalige Willensäußerung von A gegenüber B als eine höchst dynamische Beziehung zwischen mehreren Akteuren. Dies kann den Prozess aufwendig und fehleranfällig machen. Beim reinen Beschaffungsvorgang mag das gut über das SRM-Tool kontrollier- und steuerbar sein. Schwieriger wird es, wenn im Rahmen der Dokumentenlenkung Teilebestellungen und zugehörige Spezifikationen synchron zu halten sind. Die Herausforderung hierbei ist der häufige Austausch vieler und großer Dateien in unterschiedlichen Versionen. E-Mail und FTP stoßen für diese Zwecke oft an ihre Grenzen, nicht nur aufgrund der nicht vorhandenen Sicherheit und einer Limitierung des austauschbaren Datenvolumens. Der FTP-Transfer überschreibt Dateiversionen unkontrolliert, die Protokollierung ist zudem unzureichend und es sind nur Up- und Downloads möglich.

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