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Faktoren für die erfolgreiche Implementierung

Einführung von Analyse-Software

Faktoren für die erfolgreiche Implementierung

Zur umfassenden Analyse von Betriebsabläufen müssen auch im Produktionsumfeld typischerweise Prozesse aus angrenzenden Bereichen wie Vertrieb und Kostenrechnung betrachtet werden. Um die zahlreichen Datenquellen im Unternehmen zu erschließen, können Business Intelligence-Systeme einen wichtigen Beitrag leisten. Bei der Integration der Software gilt es aber, unnötige 'Mammutprojekte' zu vermeiden.

Bild: Fotolia/N-Media-Images

Um für Geschäftsentscheidungen zur Unternehmenssteuerung relevante Kennzahlen aus dem eigenen Betrieb mit wenigen Mausklicks zu erhalten, können Business Intelligence-Lösungen (BI) nützliche Hilfsmittel für Management und Produktionsleitung darstellen. Denn die kreative Analyse verstreuter Informationen im Unternehmen ermöglicht es Produktionsprozesse so zu modellieren, dass sich etwa verborgene Kostensenkungs- oder Produktivitätseffekte nutzen lassen.

Analyse-Software kann so das Erschließen von Wettbewerbsvorteilen unterstützen, indem Herstellungskosten analysiert und Preismodelle aktuell kalkuliert, Einkaufsmengen und Lieferzeiten ermittelt oder Marktbedingungen in Produktionsplanungsprozessen gezielt berücksichtigt werden. Auf einer einheitlichen, BI-gestützten Datenbasis lässt sich durch homogene Planungslogik auch die Qualität der Kostenstellenplanung verbessern. So gelingt es beispielsweise einem mittelständischen Automobilzulieferer per Mausklick zu erfahren, welche Produktionsgruppen aktuell die höchsten Lagerkosten verursachen.

Die passende Datenbasis ausmachen

Grundlage für den Aufbau von BI-Lösungen im Produktionsumfeld ist eine solide und aussagekräftige Datenbasis. Dazu müssen im ersten Schritt im Rahmen des Produktionsprozesses die richtigen Datenquellen identifiziert und eingeführt werden. Diese Messpunkte gilt es dann ‚abzugreifen‘ und im Kontext mit verfügbaren Kennzahlen, beispielsweise Daten aus der Finanzbuchhaltung, fertigungsrelevanten Informationen aus dem Enterprise Resource Planing-System und andere Geschäftsprozessgrößen, auszuwerten. Um eine umfassende Analyse von Unternehmensprozessen zu unterstützen, müssen typischerweise auch Datenquellen betrachtet werden, die über das reine Produktionsumfeld hinaus reichen. In diesem Kontext können Informationen aus der Beschaffung – gegebenenfalls sogar noch beim Zulieferer – bis hin zur Logistik der Auslieferung eine Rolle spielen. Auch Kennzahlen im Aftersales-Bereich können als Indikatoren dienen.

Respekt vor hohem Implementierungsaufwand

Der Nutzen von BI-Lösungen im Kontext von Produktionsprozessen besteht nicht zuletzt darin, dass sich Erkenntnisse auf Basis der gesamtprozessualen Zusammenhänge für praktisch jeden Prozessschritt gewinnen lassen. Damit können Unternehmen fundierte Analysen bei der Entscheidungsfindung nutzen – sowohl im Hinblick auf die Verbesserung von Prozessschritten als auch bei der Anpassungen von betrieblichen Abläufen. Dennoch scheuen viele Betriebe noch davor zurück, dedizierte Lösungen für das Reportwesen einzuführen, obwohl gerade von Seiten der Fachabteilungen entsprechender Bedarf häufig formuliert wird. Zu kompliziert und teuer erscheint der Weg, eine Business Intelligence-Lösung einzuführen. Werden allerdings bereits im Vorfeld der Implementierung einer wenige, zentrale Faktoren berücksichtigt, kann die Einführung entsprechender Systeme vergleichsweise einfach und kosteneffizient umgesetzt werden.

1. Fachabteilungen von Anfang an einbinden

Der erste Weg führt dabei zu den Fachabteilungen, die letztendlich mit den BI-Informationen arbeiten sollen. Denn hier werden Anforderungen, Bedingungen und Wünsche an die Lösung formuliert und definiert. Dabei gilt es die Frage zu klären, welche Kennzahlen von wem und in welcher Aktualität benötigt werden. Die Konzeption der System-Umsetzung – gemäß eines Top-Down-Modells – fußt auf diesen Anforderungen.

2. Auf die passende Software setzen

Bei der Auswahl der BI-Lösung gilt es, bei den zahlreichen Angeboten auf dem Markt nicht den Überblick zu verlieren. Eine erste Orientierung kann der Blick auf Marktspiegel und der Besuch von Messen bieten. Detailliertere Informationen verspricht der Gang zu IT-Beratungsunternehmen, die den Markt beobachten, die Lösungen kennen und wissen, welche Anwendung sich für welche Branche oder welches Unternehmen eignet. Denn bei der Auswahl sind zahlreiche Faktoren zu berücksichtigen, beispielsweise der Administrationsaufwand für Betrieb und Anpassungen sowie die Ausbaufähigkeit des Systems im Hinblick auf zukünftige prozessuale Anforderungen. Auch die gewünschte Darstellungen der Analysen sowie die Gestaltung und Flexibilität der Benutzeroberflächen spielen in der Regel eine wichtige Rolle.

3. Mit kleinen Projekten starten

Um keine ‚Monsterprojekte‘ zu schaffen, an denen über Jahre hinweg programmiert wird und deren Ergebnis möglicherweise dennoch an den Anforderungen vorbeigehen, empfiehlt das IT-Beratungsunternehmen Infomotion den Ansatz ‚Think big, start small‘. Die Berater entwickeln BI-Software dazu in kleinen, überschaubaren Zyklen mit ständiger Rückkopplung mit den jeweiligen Fachabteilungen, um schnell erste Ergebnisse liefern zu können. Ein weiterer Ausbau folgt erst nach einem erfolgreichen Systemstart in sukzessiven Schritten. Dabei werden regelmäßig Rückmeldungen aus den Fachbereichen aufgenommen, um eine fortlaufende Optimierung der Analysen sicherstellen zu können.

4. Ergebnisse schnell erlebbar machen

Anschließend sollte eine weitere Rückkopplung zu den Fachabteilungen erfolgen. Denn neben der Aufnahme von Anforderungen und Änderungsbedürfnissen sollten die Mitarbeiter der Fachabteilungen sowohl auf die Software geschult als auch für den Nutzen der neuen Lösung sensibilisiert werden. Den entscheidenden Vorteil für die Fachabteilungen stellt in der Regel die mögliche Zeitersparnis durch den Einsatz der neuen Lösung dar. Denn der Zugriff auf umfangreiche Analyse- und Darstellungsfunktionen unterstützt die schnelle Informationsgewinnung anhand von Verknüpfungen bis hin zu Simulationen nach dem Prinzip ‚was wäre, wenn‘. Meist ist es dabei hilfreich, wenn die Lösung auf ein vertrautes Front-End setzt, das sich an etablierten Report-Strukturen vorhandener Systeme oder den Mitarbeitern vertrauten Eingabeprozessen orientiert.

5. Release-Management: Am Ball bleiben

Ein vernünftiges Release-Management ist auch bei einer BI-Lösung unabdingbar. Ein investitionssicheres System zeichnet sich dadurch aus, dass es mit neuen Anforderungen und veränderten Rahmenbedingungen mitwachsen kann. Abfrage- und Darstellungswünsche wechseln, verändern und erweitern sich erfahrungsgemäß über die Jahre hinweg. Der Umgang mit BI-Systemen sollte für die Nutzer dennoch leicht und verständlich bleiben und einem hohen Sicherheitsstandard folgen. Dies gilt besonders bei sensiblen Daten. Eine vertrauensvolle und enge Zusammenarbeit des BI-Integrators mit den einzelnen Fachabteilungen und auch der IT-Abteilung sind eine wichtige Voraussetzung für den langfristigen Erfolg von Business Intelligence-Lösungen.

In kleinen Schritten zum Projekterfolg

Durch diese Integration von Daten der Produktion mit relevanten Unternehmens- sowie Marktdaten in die Entscheidungsfindung gerade auch der Fachabteilungen lässt sich die Reaktionsgeschwindigkeit auf veränderte betriebswirtschaftliche und branchenweite Rahmenbedingungen nicht selten deutlich erhöhen. Prinzipiell sind die dafür nötigen Informationen im Unternehmen vorhanden und können für die Prozessdatenanalyse genutzt werden.

Die Realität in vielen Fertigungsbetrieben sieht häufig anders aus: Die Verteilung vorhandener Informationen auf getrennte Abteilungen, Ablagesysteme und Software etwa für Fertigungs- und Kundenbeziehungsmanagement sowie elektronischer Lagerverwaltung und Supply Chain Management führt zusammen mit der hohen Komplexität der Fertigungsabläufe dazu, dass viele Informationsquellen für die Erstellung effizienter Steuerungskonzepte brach liegen. Die Investition in schlanke BI-Lösungen, deren Erfolg sich in den Fachabteilungen sich schnell erfahren lässt, sind ein erfolgversprechender Weg, um beispielsweise die Liege- und Durchlaufzeiten und den Materialfluss zu optimieren sowie Einkaufs- und Preisfindung zu verbessern. Richtig Implementiert kann BI in kleinen Schritten große Sprünge hin zur richtigen Entscheidungsfindung unterstützen.