Cloud Services
Eine Partnerschaft mit den Lieferanten
In der Optimierung der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen liegt für Unternehmen großes Optimierungspotenzial. Dabei sollte es das Ziel sein, den Aufbau einer strategischen Entwicklungspartnerschaft mit wichtigen Lieferanten voranzutreiben. Als Lösungen bieten sich hierfür Cloud Services an.
Bild: Fabasoft International Services GmbH
Der wesentliche Grundgedanke von EDI ist die vollständig automatisch ablaufende Kommunikation. Damit sind keine manuellen Eingriffe notwendig und die Fehleranfälligkeit sinkt. Zugleich lassen sich auf einfache Art und Weise – via Knopfdruck – Kennzahlen zu den über EDI angebundenen Prozessen erstellen. Es wird vermutet, dass EDI zum ersten Mal in den 1960er Jahren in den USA eingesetzt wurde. Damals wurden Informationen noch über Telefon- und Telex-Leitungen übertragen. Durch das Internet konnten EDI-Anwendungen in den 1990er-Jahren signifikant weiterentwickelt werden. Nun bietet die Digitalisierung mit Web Services auf Basis von Cloud-Lösungen komplett neue Möglichkeiten.
Meist nur die halbe Wahrheit
Die Anbindung von Lieferanten an das eigene ERP-System über EDI hat einen Nachteil: Es ist in der Regel nur mit größeren Lieferanten möglich, da deren Softwaretools ebenfalls EDI unterstützen. Kleinere Lieferanten müssen händisch ein passendes Datenformat erstellen, werden gar nicht erst als mögliche Lieferanten akzeptiert oder die Kommunikation mit diesen Lieferanten findet nach wie vor per E-Mail oder sogar via Fax statt. Dies führt dazu, dass für eine vollständige Lieferantenbewertung eine Vielzahl von Quellen berücksichtigt werden muss. Die Zusammenführung ist kompliziert, erfordert viel Handarbeit und ist damit kostspielig. Betreiben Firmen mehrere Standorte, so multipliziert sich dieser Aufwand. Normalerweise machen die großen Lieferanten auch den bei Weitem größten Anteil der bestellten Waren und Dienstleistungen aus. Die Prozesse mit diesen Lieferanten zu optimieren, ist also ein wichtiger Hebel zur Kostensenkung. Die Qualität eines Lieferanten sollte aber nicht nur an den Kosten, der Liefertreue und der Reklamationsquote seiner Waren gemessen werden. Lieferanten beliefern in der Regel viele vergleichbare Unternehmen in einer Branche und besitzen damit wertvolle Informationen, welche Anforderungen Kunden und Märkte haben, welche Probleme auftreten und wie die Bedürfnisse in der Zukunft aussehen werden. Dieses Know-how kann als Wert für das eigene Unternehmen genutzt werden, wenn Lieferanten als Innovationspartner und nicht nur als bloße Warenerzeuger und Dienstleistungserbringer etabliert werden – fernab von einer standardisierten Beziehung über EDI. Genau in diesem Umfeld sind es oft kleinere Lieferanten, die auf diese Weise eine Rolle als Innovationspartner einnehmen können, eventuell aber keine EDI-Schnittstelle anbieten. Dieses Potenzial sollten Unternehmen nicht ungenutzt lassen.
Kaum Spielraum
Die Standardisierung von Lieferantenbeziehungen über ERP und EDI lässt kleinere Lieferanten oft durch den Rost fallen und bietet keinen Spielraum für den Aufbau einer Innovationspartnerschaft. Speziell für diese Situationen sind professionelle und sichere Cloud-Lösungen optimal geeignet. Über den Browser loggt sich ein Lieferant in ein Webportal ein, das über EDI an das ERP-System des Unternehmens angekoppelt ist. Verwendet der Lieferant selbst EDI, so kann auch er sein System mit dem Webportal koppeln. Kleinere Lieferanten können Bestellungen beispielsweise über ein Formular eingeben, woraufhin das dazugehörige EDI-Format automatisch erzeugt wird, oder sie laden ein Dokument hoch, aus dem automatisch Metadaten extrahiert werden und in ein EDI-Format umgewandelt werden. Damit lassen sich die Prozesse rund um die Abwicklung einer Bestellung mit allen Lieferanten unabhängig von deren Größe über ein zentrales System abwickeln. Die Auswertung sowie eine vollständige Lieferantenbewertung können damit auf Knopfdruck erstellt werden. Diese Vorgehensweise unterstützt insbesondere Betriebe, deren Qualitätsmanagement nach ISO9001 zertifiziert ist. Zusätzlich können in einer Cloud-Lösung weitere Bereiche geschaffen werden, die zur Unterstützung, Automatisierung und Auswertung der Kommunikation mit dem Lieferanten abseits von Bestellungen eingesetzt werden können wie beispielsweise die Reklamationsbearbeitung, jährliche Preisverhandlungen, Informationen über aktuelle Produktspezifikationen oder die Weiterentwicklung von Produkten. Über die Definition von entsprechenden Workflows, die etwa bei den jährlichen Preisverhandlungen zu einem bestimmten Termin starten, unterstützen Cloud-Lösungen das interne Einkaufsteam bei der Einhaltung von Fristen. Organisationsexterne Lieferanten werden so zum Teil der eigenen erweiterten digitalen Organisation. Informationen über Produktupdates und aktualisierte Datenblätter können über die Cloud an alle Lieferanten geschickt werden. Diese müssen zum Beispiel über einen automatisierten Workflow bestätigen, dass sie das Produktupdate gelesen haben. Daten und Dokumente werden durch Cloud-Lösungen auf diese Weise über Grenzen des eigenen Unternehmens hinweg gelenkt. Die gesamte Kommunikation wird revisionssicher und vollständig nachvollziehbar in der Cloud gespeichert.
Über Cloud-Lösungen können alle Lieferanten zum Teil der eigenen erweiterten digitalen Organisation gemacht werden. Bild: Fabasoft
Basis für Produktentwicklung
Neben der Optimierung aller Lieferantenprozesse, die unmittelbar mit der Beschaffung zu tun haben, können Cloud-Lösungen darüber hinaus aber auch noch die Basis für Produktentwicklungsprojekte sein, durch die ein Lieferant zum Innovations- und Entwicklungspartner wird.. In geschützten Projekträumen werden die Unterlagen und Prozesse zur Weiterentwicklung organisiert. Es wird lückenlos dokumentiert, wer zu welchem Zeitpunkt und von welchem Endgerät auf Dokumente zugegriffen und etwas an ihnen geändert hat. Echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützt wertvolles Firmen-Know-how. Wird die Beziehung zu einem Lieferanten aufgelöst, so können die zugehörigen Daten per Fernzugriff gelöscht werden. Die Kontrolle über sensible Unternehmensdaten wird also gegenüber der Zusammenarbeit per E-Mail deutlich verbessert.
Erweiterte Möglichkeiten
Professionelle Business Cloud-Lösungen erweitern die Möglichkeiten zur Zusammenarbeit mit Lieferanten weit über die Grenzen von EDI hinaus. Neben der Optimierung von Prozessen rund um den Einkauf von Waren und Dienstleistungen bieten sichere europäische Cloud Services eine agile Basis, um mit allen interessanten Lieferanten unabhängig von deren Größe und IT-Infrastruktur eine Entwicklungspartnerschaft aufzubauen. Denn es sind die innovativen Lieferanten, die proaktiv an einer Weiterentwicklung der eigenen Produkte mitarbeiten wollen.
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