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Robotic Process Automation und ECM-Software

Dynamisches Duo im Büro

Unternehmen werden heute mit hohen Volumen an Informationen und Daten konfrontiert. Eine Herausforderung, die auch die Office-Ebene betrifft, denn die Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten und Daten nimmt einen immer größeren Stellenwert ein. Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) und Robotic Process Automation (RPA) können Beschäftigte hier entlasten.

(Bild: © Elnur/stock.adobe.com)

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ECM (Enterprise Content Management) ist ein Ansatz zur Verwaltung von Informationen und Dokumenten in einem Unternehmen. Es umfasst eine Vielzahl von Strategien, Methoden und Prozesse zur Erfassung, Speicherung, Verwaltung, Suche und Bereitstellung von Informationen im Unternehmen. ECM-Systeme sind Softwareprodukte, die diese Strategien, Methoden und Prozesse implementieren und umsetzen. Sie bieten Funktionen wie Dokumentenmanagement, Workflow-Management, Records-Management oder Collaboration-Tools. ECM-Systeme werden in der Regel von Unternehmen eingesetzt, um die Verwaltung von Informationen und Dokumenten zu automatisieren, zu zentralisieren und zu optimieren. Neben großen ECM-Suiten gibt es Speziallösungen, die Teilbereiche abdecken. Diese Systeme konzentrieren sich auf spezifische Funktionen wie etwa das Dokumentenmanagement, das Records-Management oder das Workflow-Management. Die Programme werden oft als eigenständige Anwendungen betrieben, während ECM-Systeme in der Regel als Plattformlösungen bereitgestellt werden, die mehrere Funktionen und Module innerhalb eines einzigen Systems integrieren. Aufgrund dieser integrierten Architektur können ECM-Systeme in der Regel besser sowohl in andere Unternehmensanwendungen für ERP oder CRM, als auch in die Geschäftsprozesse integriert werden. ECM-Systeme können zur Automatisierung von Geschäftsprozessen beitragen.

Arbeit mit Fehlerpotenzial

Doch manuelle Arbeiten sind zum Beispiel weiter nötig, wenn Daten aus unstrukturierten Dokumenten wie E-Mails oder Notizen extrahiert werden sollen, physische Dokumente verarbeitet oder Daten überprüft und validiert werden müssen. Auch können in einem ECM zwar Prozesse für den Umgang mit Dokumenten und Workflows definiert und automatisiert werden. Hierbei beschränkt sich die Automatisierung aber auf die Unterstützung der Mitarbeiter bei der Erstellung von Dokumenten und Inhalten sowie die Einhaltung von Fristen und die Vergabe von Zugriffsrechten. Die Mitarbeiter führen einen Großteil der Arbeitsschritte selbst aus, was mit Risiken verbunden sein kann, von Fehlern bei der Dateneingabe bis hin zu ineffizienten Prozesse oder sogar Compliance-Verstößen, wenn es um die Aufbewahrung oder Verarbeitung vertraulicher oder sensibler Daten geht.

RPA kann helfen

Bei der robotergesteuerten Prozessautomatisierung (RPA) übernehmen Softwareroboter repetitive manuelle Tätigkeiten und entlasten dadurch die Mitarbeiter. Der Softwareroboter erlernt die manuellen Tätigkeiten des Mitarbeiters und führt diese 1:1 aus. Die benötigten Arbeitsanweisungen werden entweder im Vorfeld programmiert oder während der Aufgabenbearbeitung mit künstlicher Intelligenz (KI) und Machine Learning entwickelt. Zum Teil sind die Bots dadurch auch in der Lage, auf unterschiedliche Situationen zu reagieren und in Ausnahmefällen eigene Entscheidungen zu treffen. Die RPA-Implementierung in ein bestehendes System ist vergleichsweise unkompliziert: Die Software-Roboter sind nicht Teil der zugrundeliegenden IT-Infrastruktur, sondern werden als Programm von virtuellen Maschinen ausgeführt. Andere Anwendungen müssen nicht verändert und auch keine neue Anwendungsschnittstelle (API) programmiert werden. Stattdessen lassen sich die Softwareroboter an Schnittstellen und Workflows anpassen. Dort imitieren die Bots dann das Verhalten der Anwender und können damit anwendungsübergreifende Aktivitäten im ECM-System ausführen.

Ein gutes Team

Während beispielsweise RPA zur Automatisierung von relativ einfachen, aber zeitintensiven Arbeitsschritten eingesetzt wird, kann dem ECM die zentrale Verwaltung aller Informationen innerhalb eines Unternehmens übergeben werden. Diese Informationen können dann von Anwendungen und Anwendern konsumiert werden. RPA bietet als Systembrücke wiederum das Potenzial, zeitliche Ressourcen durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben einzusparen. Dabei verwaltet RPA keine Daten, sondern bearbeitet lediglich strukturierte Geschäftsprozesse und ahmt dabei menschliches Verhalten nach. Allerdings eignet sich die Technologie bisher nicht für die tiefergehende Automatisierung vollständiger Geschäftsprozesse. Es ist deshalb wichtig, RPA von hochintegrativen Systemen für das ECM abzugrenzen. ECM-Software bietet eine Vielzahl von Schnittstellen, um Informationen miteinander zu verzahnen. So können Daten zum gewünschten Zeitpunkt aus Fachanwendungen extrahiert und zentral verfügbar gemacht werden, was eine weitreichende Prozessautomatisierung ermöglicht. Um die Validität sicherzustellen, ist es wichtig, dass RPA-Projekte sauber konzipiert, umgesetzt und betreut werden. Dies wiederum ist mit einem gewissen Aufwand verbunden, der im Verhältnis zum Return-on-Invest stehen muss.

Richtig briefen

Die Arbeit von Softwarerobotern und anderen Automatisierungslösungen hängt von deren ‚Briefing‘ ab. IT- und Fachabteilungen müssen also zusammenarbeiten und mit den Personen sprechen, die die Prozesse bisher erledigt haben. Damit die Mitarbeitenden ihr Wissen teilen, gilt es von Anfang an, Akzeptanz zu schaffen. Oft bestehen Bedenken, dass Automatisierung zu einer Rationalisierung von Arbeitsplätzen führt.

ECM und RPA ergänzen sich

Auch wenn der Einsatz von ECM schon die Basis für eine sehr weitgehende Realisierung des Digital Office bietet und die Automatisierung der Geschäftsprozesse vorantreibt, bleiben immer noch Aufgaben, die manuell erledigt werden müssen. RPA eignet sich zur Automatisierung zumindest eines Teils dieser manuellen Aufgaben und erweist sich damit als gute Ergänzung zu ECM-Systemen: Während die ECM-Software die Dokumente bzw. Inhalte eines Unternehmens und die damit verbundenen Prozesse managt, übernimmt RPA einzelne Prozessschritte, die zuvor durch einen Anwender ausgeführt wurden. Erfolgsgeschichten lassen sich mit RPA umsetzen, wenn Unternehmen Automatisierungsprojekte als Teamarbeit begreifen, bei der Mitarbeiter-Beteiligung ebenso wichtig ist, wie eine Kombination mit weiteren Automatisierungstechnologien und Anwendungen für das Management von Informationen, Dokumenten und Prozessen.

Datum:4. Oktober 2023

Autoren:Dr. Volker Liestmann ist im Vorstand der Trovarit AG.

Themen: Produktionsmanagement

Webseite: www.trovarit.de

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