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Dokumentenverarbeitung optimieren

Managed Document Services

Das Kerngeschäft effizienter gestalten, Kosten senken, Nachhaltigkeitsvorgaben erreichen – diese Punkte stehen bei vielen Industriebetrieben ganz oben auf der Agenda. Die Verbesserung von Dokumentenmanagement und Arbeitsprozessen trägt dazu bei, diese Ziele zu erreichen. Ein wichtiges Stichwort dabei lautet 'Managed Document Services'.



Bild: Ricoh

Maßnahmen zur Kostensenkung und Steigerung der Produktivität spielen in den meisten Unternehmen eine wichtige Rolle. „Bei allen Ansätzen sollten Unternehmen grundsätzlich auch einen Blick auf ihr Dokumentenmanagement werfen. Hier verstecken sich Sparpotenziale, die im Arbeitsalltag oft nicht wahrgenommen werden“, sagt Michael Pichler, Director Marketing bei Ricoh Deutschland. Im Rahmen von Managed Document Services (MDS) unterstützt auch der Anbieter Unternehmen dabei, Sparpotenziale auszuschöpfen. Der Ansatz umfasst neben der Erfassung per Scan-System das unternehmensweite Dokumentenmanagement, von der Eingabe über die Verarbeitung bis zur Ausgabe. Ziel ist mehr Effizienz sowie die Reduzierung der Betriebskosten, von Geschäftslösungen über Produktionsdruck bis hin zu IT-Services.

Fundierte Analyse deckt Verbesserungsbedarf auf

Denn Studien zeigen, dass Mitarbeiter bis zu 22 Prozent des Arbeitstages mit Suchen und Wiederbeschaffen von Information verbringen. 40 Prozent der Zeit werden für die Aufarbeitung von Informationen veranschlagt. „Durch zu viele papierbasierte und ineffiziente Dokumentenprozesse wird Arbeitszeit verschwendet. Für eine Optimierung ist eine systematische Analyse die wichtigste Voraussetzung“, erklärt Nicole David, Leiterin der Office Consulting Division (OCD) von Ricoh Deutschland. Im ersten Schritt empfiehlt sich dazu eine Analyse von Infrastruktur, Kostenfaktoren und Dokumentenprozessen. Daraufhin lässt sich eine passende Gesamtlösung für das industrielle Dokumentenmanagement erstellen.

Schlanke Informationslogistik dank Digitalisierung

Eine wichtige Rolle spielt dabei die Digitalisierung. In den meisten Unternehmen dominieren Papierdokumente den Informationsfluss, allein die Abwicklung der Dokumentenflut stellt eine Herausforderung dar. ‚Scan-to‘-Dienste erleichtern in diesem Zuge das digitale Erfassen, Verteilen und Ablegen von Dokumenten. Informationen lassen sich so aus USB-Datenquellen oder E-Mail-Programmen direkt in Arbeitsabläufe einbinden, was Zeitaufwand und Prozesskosten senkt und der Datenqualität zugute kommt. Für viele Unternehmen kanne es sich zudem empfehlen, eine Archivierungslösung in das Dokumentenmanagement zu integrieren, um erfasste Dokumente schnell zugänglich zu machen, zu verwalten und revisionssicher zu reproduzieren. Dazu bieten sich Verfahren wie Scan-to-DMS an, das eingelesene Dokumente als revisionssicheres Multi-TIFF ins Dokumentenmanagement-System (DMS) importiert. Dokumente im Papierformat oder als Office-Datei, CAD-Datei, im E-Mail-Format und andere elektronische Dateiformate lassen sich so automatisch verarbeiten, erfassen, klassifizieren und zur weiteren Bearbeitung bereitstellen. Dabei hilft die Einrichtung individueller Druck- und Zugriffsrechte, das Archivsystem gegen unerwünschte Zugriffe abzusichern.

Dokumentenmanagement als Dienstleistung

Darüber hinaus gestattet eine zentrale, standortunabhängige Datenspeicherung Projekt- oder Montageteams, Informationen an verschiedenen Unternehmensstandorten abzurufen. Als letzten Schritt in der digitalen Prozesskette bieten einige DMS-Dienstleister das Outsourcing von Dokumentenprozessen an, um die Rechnungserstellung von Empfang bis Erstellung extern abzuwickeln. Die Auslagerung des Rechnungsstellungsprozesses kann ebenfalls helfen, Zeit und Geld zu sparen. Digitale Prozesse – egal ob im Unternehmen oder extern – schlagen sich zudem in der Regel auch in der Reduzierung des Papierverbrauchs nieder, was einen Beitrag zum nachhaltigen Wirtschaften im Unternehmen leistet.

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