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Von der Belegsammlung zum umfassenden Datenarchiv

Dokumentenmanagement

Von der Belegsammlung zum umfassenden Datenarchiv

Vor dem Zeitalter der Digitalisierung waren Büros und Archive noch geprägt von Papierstapeln und verstaubten Kellerräumen. Angesichts beengter Platzverhältnisse in den Büros führte der Wohnwagenhersteller Fendt-Caravan GmbH schon im Jahr 2002 ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem ein. Seitdem wurde die Lösung durch Zusatzprogramme ergänzt und gestattet nun die weitgehend automatisierte Verwaltung der ständig steigenden Anzahl an Belegen.

Bild: Fendt

Als die Gebrüder Fendt 1970 die Landmaschinenfabrik Lely-Dechentreiter in Asbach-Bäumenheim im Landkreis Donauwörth, heute Donau-Ries, inklusive der damals schon bestehenden Wohnwagenfertigung übernahmen, wurden zunächst nur Traktoren produziert. Bereits ab 1975 wurde dort neben Traktoren ein umfangreiches Wohnwagenprogramm hergestellt. Darunter war auch der Alkoven-Caravan ‚Große Fahrt‘, der seitdem vielen Reisemobilen als Vorbild dient. Heute verfügt das Unternehmen über eine breite Palette von Wohnwagen in vielen Größen und zahlreichen Ausstattungsvarianten. 1998 ging der Geschäftsbereich Fendt-Caravan in den Besitz der Hobby-Wohnwagenwerk GmbH über. 2001 zog man in das neue Werk in Mertingen bei Donauwörth um. 540 Mitarbeiter – in Spitzenzeiten von bis zu 120 Zeitarbeitskräften unterstützt – erwirtschaften hier einen Umsatz von über 130 Millionen Euro pro Jahr.

Auf dem Weg zu digitalen Prozessen

Angesichts überschaubarer Platzverhältnisse in den Büroräumen des Unternehmens beschloss das Unternehmen bereits im Jahr 2002 die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems (DMS). Prokurist Helmut Furthmüller, Leiter Finanzen und Personal, schildert: „Unsere Archivräume wurden schlicht und ergreifend einfach knapp. Und in den Bereichen Buchhaltung und Lohnbuchhaltung wollten wir uns rechtzeitig auf den digitalen Zugriff durch die Finanzämter einstellen.“ Zudem erwartete der Betrieb erhebliche Vorteile und Zeitersparnis bei Ablagearbeiten und Zugriffen auf archivierte Dokumente – Arbeiten, die sich mit einem gut funktionierenden DMS schnell und sicher erledigen lassen. Also informierten sich die Projektverantwortlichen auf einschlägigen Messen und bei befreundeten Unternehmen über entsprechende Software-Systeme. Schnell kam dabei die CFT Consulting GmbH aus Bobingen ins Gespräch, da sie im Rahmen von Dialogen mit Anwendern aus der Region wiederholt als kompetenter Anbieter aufgeführt wurde. Nicht zuletzt wegen der Ortsnähe, die kurze Supportwege versprach, entschied sich der Wohnwagen-Hersteller schließlich, den Software-Anbieter und Direktpartner der Easy Software AG mit der Einführung der Lösung zu beauftragen. Innerhalb eines Monats nach Beginn der eigentlichen Implementierung im Dezember 2002 konnten bereits vor Jahreswechsel erste Belege digital verarbeitet werden.

Abteilungsübergreifender Software-Einsatz

Im Vorfeld lief eine sechswöchige Testphase mit ‚echten‘ Daten und Dokumenten, in der alle Funktionen geprüft und ausprobiert wurden. Anschließend lief das System störungsfrei und konnte direkt in den Echtbetrieb übernommen werden. „Nachdem das System die Anforderungen erfüllte und sich die Installation als zuverlässig erwies, wäre es ja Blödsinn gewesen, alle bereits archivierten Belege wieder raus zu nehmen und bei null zu beginnen“, beschreibt Furthmüller das ‚Go live‘. Der erste Bereich, der einen Großteil seiner Belege einbrachte, war der Service, da die Verschlagwortung und Inhalte der Garantieabrechnungen als unproblematisch galten. Der Bereich Rechnungswesen kam als nächstes an die Reihe, wie Stephan Anlauf, Leiter EDV/Organisation, berichtet: „Fakturabelege und die Fahrzeugbegleitdokumente aus der Fertigung wurden als erstes archiviert.“ Heute fallen erheblich mehr Dokumente an, und das DMS muss wesentlich mehr Daten archivieren. „Eigentlich stellen wir fast jeden Beleg, den wir verschicken, ins Archiv und das zum Teil sogar direkt aus dem ERP-System“, sagt Anlauf. Wird dort eine Ausgangsrechnung erstellt, greift das Enterprise Resource Planning-System (ERP) die zugehörigen Daten von der Datenbank ab, parallel dazu wird eine Importdatei geschrieben, die dem Easy-Standard entspricht. Die Daten gehen einmal an den Drucker, zusätzlich wird ein durchsuchbares PDF generiert und in Verbindung mit der Importdatei im temporären Verzeichnis abgelegt. Damit ist zum Zeitpunkt des Drucks der Beleg bereits im Archiv. Sollte jetzt in bestimmten Belegen wie Zollbescheinigungen oder anderen Auslieferungsnachweisen noch eine Unterschrift nötig sein, kann der Datensatz am zuständigen Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt werden.

Fendt-Caravon fakturiert rund 7.500 Wohnwagen pro Jahr, 4.300 davon gehen ins europäische Ausland. Seid 2013 müssen für diese Fahrzeuge Gelangensbestätigungen eingeholt werden, die den Empfang bei den Abnehmern belegen. Dieser Vorgang wird über einen weitgehend automatisierten Workflow mithilfe der elektronischen Dokumentenverwaltung abgewickelt. Bild: Fendt

Systemerweiterung durch Zusatzprogramme

Das Grundmodul des Archivs ist Easy Enterprise, eine auf Java basierende Technik. Mit den Modulen ‚Capture Classic‘ und ‚Capture Plus Scan‘ werden die Dokumente eingescannt und die entsprechenden Daten hinterlegt. „Das ist eine Arbeitsplatz- sowie eine Servicekomponente, die einfach Papier und Daten zusammenbringt“, erläutert Anlauf. Dafür gibt es momentan einen Scanner-Arbeitsplatz, an dem jeder Mitarbeiter seine festen Zeiten hat, die aber getauscht werden können. „Die Kollegen arbeiten die Dokumente ab, die sich zu ihren Terminen angesammelt haben. Das reicht für unsere Größenordnung vollkommen aus“, sagt Furthmüller. Um Dokumente direkt aus Microsoft-Office heraus zu archivieren oder am Arbeitsplatz zu verschlagworten, kommt eine Indexlösung in Verbindung mit weiteren Add-ons des Software-Herstellers zum Einsatz. In den Client können so von Hand eine Belegnummer oder ein bestimmtes Indexkriterium eingegeben sowie weitere Zusätze und Informationen aus den jeweiligen Applikationen bereitgestellt werden. Zudem besteht die Möglichkeit, mit einem Barcode-Scanner am Arbeitsplatz zu arbeiten: Will der Mitarbeiter ein Dokument archivieren, versieht er es im Client mit einem Barcode, scannt diesen ab und fügt die entsprechenden Daten hinzu. Daten und Dokument verbindet dann das Zusatzprogramm ‚BCCON‘ des Softwareherstellers.

Gelangensbestätigungen im Workflow abbilden

Seit 2012 fordert der Gesetzgeber zu Rechnungen, die ins europäische Ausland gehen, eine ‚Gelangensbestätigung‘ als Nachweis dafür, dass die Ware im Ausland angekommen ist. „Wir haben uns mit CFT zusammengesetzt“, erklärt Furthmüller, „um diesen Vorgang innerhalb unseres Workflows zu automatisieren.“ Heute kommen die Anschreiben samt der Rechnungen aus dem ERP-System. Anlauf führt aus: „Nach dem Druck wird das Ganze an den Workflow übergeben, der dann ‚weiß‘, es müsste eine Gelangensbestätigung mit der Nummer XY in einem definierten Zeitraum zurückkommen.“ Ist das nicht der Fall, generiert das System eine Erinnerungs-E-Mail. Kommt keine Antwort, wird die Buchhaltung im Rahmen des Workflows benachrichtigt. „Wir fakturieren im Jahr etwa 7.500 Fahrzeuge, davon gehen 4.300 ins europäische Ausland. Die Einsparungen durch CFT und die Easy-Lösung sind enorm“, unterstreicht Furthmüller den Nutzen des IT-Einsatzes. Noch deutlicher erscheinen die Einsparungen bei den Rechnungen im Ersatzteilwesen: Hier dreht es sich um bis zu 50.000 Rechnungen, von denen etwa 60 Prozent ins Ausland gehen. Auch wenn sich die Einsparungen durch den Systemeinsatz nicht exakt beziffern lassen, schildert Furthmüller erheblichen Effizienzgewinn: „Wie oft musste man früher Belege suchen, in die Hand nehmen, bearbeiten und wieder ablegen. Das waren sicher zigtausende pro Jahr. Allein, dass das Suchen und Ablegen jetzt eine Sache von Sekunden ist, reduziert den Arbeitsaufwand gewaltig.“ Die erfolgreiche Zusammenarbeit mit dem Software-Partner veranlasste Fendt-Caravan auch zum nächsten Projekt: Noch im Jahr 2014 soll die digitale Personalakte eingeführt werden.