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Dokumentenmanagement

Von der Belegsammlung zum umfassenden Datenarchiv

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Fendt-Caravon fakturiert rund 7.500 Wohnwagen pro Jahr, 4.300 davon gehen ins europäische Ausland. Seid 2013 müssen für diese Fahrzeuge Gelangensbestätigungen eingeholt werden, die den Empfang bei den Abnehmern belegen. Dieser Vorgang wird über einen weitgehend automatisierten Workflow mithilfe der elektronischen Dokumentenverwaltung abgewickelt. Bild: Fendt

Systemerweiterung durch Zusatzprogramme

Das Grundmodul des Archivs ist Easy Enterprise, eine auf Java basierende Technik. Mit den Modulen ‚Capture Classic‘ und ‚Capture Plus Scan‘ werden die Dokumente eingescannt und die entsprechenden Daten hinterlegt. „Das ist eine Arbeitsplatz- sowie eine Servicekomponente, die einfach Papier und Daten zusammenbringt“, erläutert Anlauf. Dafür gibt es momentan einen Scanner-Arbeitsplatz, an dem jeder Mitarbeiter seine festen Zeiten hat, die aber getauscht werden können. „Die Kollegen arbeiten die Dokumente ab, die sich zu ihren Terminen angesammelt haben. Das reicht für unsere Größenordnung vollkommen aus“, sagt Furthmüller. Um Dokumente direkt aus Microsoft-Office heraus zu archivieren oder am Arbeitsplatz zu verschlagworten, kommt eine Indexlösung in Verbindung mit weiteren Add-ons des Software-Herstellers zum Einsatz. In den Client können so von Hand eine Belegnummer oder ein bestimmtes Indexkriterium eingegeben sowie weitere Zusätze und Informationen aus den jeweiligen Applikationen bereitgestellt werden. Zudem besteht die Möglichkeit, mit einem Barcode-Scanner am Arbeitsplatz zu arbeiten: Will der Mitarbeiter ein Dokument archivieren, versieht er es im Client mit einem Barcode, scannt diesen ab und fügt die entsprechenden Daten hinzu. Daten und Dokument verbindet dann das Zusatzprogramm ‚BCCON‘ des Softwareherstellers.

Gelangensbestätigungen im Workflow abbilden

Seit 2012 fordert der Gesetzgeber zu Rechnungen, die ins europäische Ausland gehen, eine ‚Gelangensbestätigung‘ als Nachweis dafür, dass die Ware im Ausland angekommen ist. „Wir haben uns mit CFT zusammengesetzt“, erklärt Furthmüller, „um diesen Vorgang innerhalb unseres Workflows zu automatisieren.“ Heute kommen die Anschreiben samt der Rechnungen aus dem ERP-System. Anlauf führt aus: „Nach dem Druck wird das Ganze an den Workflow übergeben, der dann ‚weiß‘, es müsste eine Gelangensbestätigung mit der Nummer XY in einem definierten Zeitraum zurückkommen.“ Ist das nicht der Fall, generiert das System eine Erinnerungs-E-Mail. Kommt keine Antwort, wird die Buchhaltung im Rahmen des Workflows benachrichtigt. „Wir fakturieren im Jahr etwa 7.500 Fahrzeuge, davon gehen 4.300 ins europäische Ausland. Die Einsparungen durch CFT und die Easy-Lösung sind enorm“, unterstreicht Furthmüller den Nutzen des IT-Einsatzes. Noch deutlicher erscheinen die Einsparungen bei den Rechnungen im Ersatzteilwesen: Hier dreht es sich um bis zu 50.000 Rechnungen, von denen etwa 60 Prozent ins Ausland gehen. Auch wenn sich die Einsparungen durch den Systemeinsatz nicht exakt beziffern lassen, schildert Furthmüller erheblichen Effizienzgewinn: „Wie oft musste man früher Belege suchen, in die Hand nehmen, bearbeiten und wieder ablegen. Das waren sicher zigtausende pro Jahr. Allein, dass das Suchen und Ablegen jetzt eine Sache von Sekunden ist, reduziert den Arbeitsaufwand gewaltig.“ Die erfolgreiche Zusammenarbeit mit dem Software-Partner veranlasste Fendt-Caravan auch zum nächsten Projekt: Noch im Jahr 2014 soll die digitale Personalakte eingeführt werden.


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