Anzeige
Anzeige
Anzeige
Beitrag drucken

Dokumentenmanagement

Von der Belegsammlung zum umfassenden Datenarchiv

Vor dem Zeitalter der Digitalisierung waren Büros und Archive noch geprägt von Papierstapeln und verstaubten Kellerräumen. Angesichts beengter Platzverhältnisse in den Büros führte der Wohnwagenhersteller Fendt-Caravan GmbH schon im Jahr 2002 ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem ein. Seitdem wurde die Lösung durch Zusatzprogramme ergänzt und gestattet nun die weitgehend automatisierte Verwaltung der ständig steigenden Anzahl an Belegen.

Bild: Fendt

Als die Gebrüder Fendt 1970 die Landmaschinenfabrik Lely-Dechentreiter in Asbach-Bäumenheim im Landkreis Donauwörth, heute Donau-Ries, inklusive der damals schon bestehenden Wohnwagenfertigung übernahmen, wurden zunächst nur Traktoren produziert. Bereits ab 1975 wurde dort neben Traktoren ein umfangreiches Wohnwagenprogramm hergestellt. Darunter war auch der Alkoven-Caravan ‚Große Fahrt‘, der seitdem vielen Reisemobilen als Vorbild dient. Heute verfügt das Unternehmen über eine breite Palette von Wohnwagen in vielen Größen und zahlreichen Ausstattungsvarianten. 1998 ging der Geschäftsbereich Fendt-Caravan in den Besitz der Hobby-Wohnwagenwerk GmbH über. 2001 zog man in das neue Werk in Mertingen bei Donauwörth um. 540 Mitarbeiter – in Spitzenzeiten von bis zu 120 Zeitarbeitskräften unterstützt – erwirtschaften hier einen Umsatz von über 130 Millionen Euro pro Jahr.

Auf dem Weg zu digitalen Prozessen

Angesichts überschaubarer Platzverhältnisse in den Büroräumen des Unternehmens beschloss das Unternehmen bereits im Jahr 2002 die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems (DMS). Prokurist Helmut Furthmüller, Leiter Finanzen und Personal, schildert: „Unsere Archivräume wurden schlicht und ergreifend einfach knapp. Und in den Bereichen Buchhaltung und Lohnbuchhaltung wollten wir uns rechtzeitig auf den digitalen Zugriff durch die Finanzämter einstellen.“ Zudem erwartete der Betrieb erhebliche Vorteile und Zeitersparnis bei Ablagearbeiten und Zugriffen auf archivierte Dokumente – Arbeiten, die sich mit einem gut funktionierenden DMS schnell und sicher erledigen lassen. Also informierten sich die Projektverantwortlichen auf einschlägigen Messen und bei befreundeten Unternehmen über entsprechende Software-Systeme. Schnell kam dabei die CFT Consulting GmbH aus Bobingen ins Gespräch, da sie im Rahmen von Dialogen mit Anwendern aus der Region wiederholt als kompetenter Anbieter aufgeführt wurde. Nicht zuletzt wegen der Ortsnähe, die kurze Supportwege versprach, entschied sich der Wohnwagen-Hersteller schließlich, den Software-Anbieter und Direktpartner der Easy Software AG mit der Einführung der Lösung zu beauftragen. Innerhalb eines Monats nach Beginn der eigentlichen Implementierung im Dezember 2002 konnten bereits vor Jahreswechsel erste Belege digital verarbeitet werden.

Abteilungsübergreifender Software-Einsatz

Im Vorfeld lief eine sechswöchige Testphase mit ‚echten‘ Daten und Dokumenten, in der alle Funktionen geprüft und ausprobiert wurden. Anschließend lief das System störungsfrei und konnte direkt in den Echtbetrieb übernommen werden. „Nachdem das System die Anforderungen erfüllte und sich die Installation als zuverlässig erwies, wäre es ja Blödsinn gewesen, alle bereits archivierten Belege wieder raus zu nehmen und bei null zu beginnen“, beschreibt Furthmüller das ‚Go live‘. Der erste Bereich, der einen Großteil seiner Belege einbrachte, war der Service, da die Verschlagwortung und Inhalte der Garantieabrechnungen als unproblematisch galten. Der Bereich Rechnungswesen kam als nächstes an die Reihe, wie Stephan Anlauf, Leiter EDV/Organisation, berichtet: „Fakturabelege und die Fahrzeugbegleitdokumente aus der Fertigung wurden als erstes archiviert.“ Heute fallen erheblich mehr Dokumente an, und das DMS muss wesentlich mehr Daten archivieren. „Eigentlich stellen wir fast jeden Beleg, den wir verschicken, ins Archiv und das zum Teil sogar direkt aus dem ERP-System“, sagt Anlauf. Wird dort eine Ausgangsrechnung erstellt, greift das Enterprise Resource Planning-System (ERP) die zugehörigen Daten von der Datenbank ab, parallel dazu wird eine Importdatei geschrieben, die dem Easy-Standard entspricht. Die Daten gehen einmal an den Drucker, zusätzlich wird ein durchsuchbares PDF generiert und in Verbindung mit der Importdatei im temporären Verzeichnis abgelegt. Damit ist zum Zeitpunkt des Drucks der Beleg bereits im Archiv. Sollte jetzt in bestimmten Belegen wie Zollbescheinigungen oder anderen Auslieferungsnachweisen noch eine Unterschrift nötig sein, kann der Datensatz am zuständigen Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt werden.


Das könnte Sie auch interessieren:

Siemens hat die AI-Anomaly-Assistant-Industrie-App ins Portfolio genommen. Damit können Anwender per künstlicher Intelligenz Anomalien in der Prozessindustrie erkennen und diese auf ihre Geschäftsrelevanz bewerten.‣ weiterlesen

Bereits im April 2016 herausgegeben und 2021 erneut bestätigt: Die Richtlinie VDI/VDE 3516 Blatt 4 'Validierung im GxP-Umfeld – Automatisiertes Testen' stellt die Zielsetzungen und möglichen Vorteile automatisierter Tests im pharmazeutischen Umfeld dar.‣ weiterlesen

PerfectPattern hat die kostenlose Basisversion von Insights App vorgestellt. Mit der Software können Prozessingenieure, Produktionsexperten und Datenwissenschaftler die von PerfectPattern entwickelte KI-Technologie Aivis nutzen, um Einblicke in Produktionsprozesse zu erhalten.‣ weiterlesen

Die Buss-Unternehmensgruppe ist in vielen unterschiedlichen Geschäftsfeldern tätig. Eine Herausforderung, stand doch ein Wechsel des ERP-Systems ins Haus - mit mehr als 80 Unternehmen innerhalb der Gruppe. Gemeinsam mit dem IT-Dienstleister Sven Mahn IT gelang es, das Projekt innerhalb von 14 Wochen umzusetzen.‣ weiterlesen

Werden neue Technologien wie beispielsweise künstliche Intelligenz Teil des Arbeistalltages wünscht sich ein Großteil der unter 31-Jährigen, darüber informiert zu werden. Dies geht aus einer Studie des IT-Security-Anbieters Kaspersky hervor. Auch ein menschliches Antlitz könnte laut Studie für mehr Akzeptanz sorgen.‣ weiterlesen

Schlechtere Stimmung als noch im Juni. Geschäftsklima-Index des Ifo Instituts hat in der aktuellen Erhebung im Vergleich zum Vormonat nachgegeben.‣ weiterlesen

Die Sprints zu Covid19-Impfstoffen zeigen den Leistungsdruck, unter dem die Technologieentwicklung steht. In kürzester Zeit sollen Forscher und Ingenieure Lösungen für die kritischen Probleme unserer Zeit finden. Der Accelerated-Discovery-Ansatz soll helfen, Forschungs- und Entwicklungsprozesse mit KI, Hybrid Cloud und schließlich Quantencomputern um das zehn- bis hundertfache des heute Möglichen zu beschleunigen.‣ weiterlesen

Trebing + Himstedt hat die Partnerschaft mit Celonis bekanntgegeben. Die Unternehmen wollen zukünftig beim Thema Process Mining zusammenarbeiten.‣ weiterlesen

Im Rahmen einer Partnerschaft wollen Crate.io und Zühlke zukünftig gemeinsam an Smart Factory- und Industrie 4.0-Lösungen arbeiten.‣ weiterlesen

Die Dualis GmbH IT Solution hat für Lean-Manufacturing-Aufgabenstellungen ein Add-on zur 3D-Simulationsplattform Visual Components entwickelt. Basierend auf Process Modelling können damit automatisch branchengängige Standardized Work Sheets generiert werden.‣ weiterlesen

Um verschiedene Daten aufzubereiten und den Mitarbeitern nutzenbringend bereitzustellen, ist nicht immer ein großes IT-Projekt nötig. Wer schnell Daten für die Beschäftigten visualisieren möchte, sollte sich einmal näher mit Dashboards befassen.‣ weiterlesen

Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige