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Dokumentenmanagement

Von der Belegsammlung zum umfassenden Datenarchiv

Vor dem Zeitalter der Digitalisierung waren Büros und Archive noch geprägt von Papierstapeln und verstaubten Kellerräumen. Angesichts beengter Platzverhältnisse in den Büros führte der Wohnwagenhersteller Fendt-Caravan GmbH schon im Jahr 2002 ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem ein. Seitdem wurde die Lösung durch Zusatzprogramme ergänzt und gestattet nun die weitgehend automatisierte Verwaltung der ständig steigenden Anzahl an Belegen.

Bild: Fendt

Als die Gebrüder Fendt 1970 die Landmaschinenfabrik Lely-Dechentreiter in Asbach-Bäumenheim im Landkreis Donauwörth, heute Donau-Ries, inklusive der damals schon bestehenden Wohnwagenfertigung übernahmen, wurden zunächst nur Traktoren produziert. Bereits ab 1975 wurde dort neben Traktoren ein umfangreiches Wohnwagenprogramm hergestellt. Darunter war auch der Alkoven-Caravan ‚Große Fahrt‘, der seitdem vielen Reisemobilen als Vorbild dient. Heute verfügt das Unternehmen über eine breite Palette von Wohnwagen in vielen Größen und zahlreichen Ausstattungsvarianten. 1998 ging der Geschäftsbereich Fendt-Caravan in den Besitz der Hobby-Wohnwagenwerk GmbH über. 2001 zog man in das neue Werk in Mertingen bei Donauwörth um. 540 Mitarbeiter – in Spitzenzeiten von bis zu 120 Zeitarbeitskräften unterstützt – erwirtschaften hier einen Umsatz von über 130 Millionen Euro pro Jahr.

Auf dem Weg zu digitalen Prozessen

Angesichts überschaubarer Platzverhältnisse in den Büroräumen des Unternehmens beschloss das Unternehmen bereits im Jahr 2002 die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems (DMS). Prokurist Helmut Furthmüller, Leiter Finanzen und Personal, schildert: „Unsere Archivräume wurden schlicht und ergreifend einfach knapp. Und in den Bereichen Buchhaltung und Lohnbuchhaltung wollten wir uns rechtzeitig auf den digitalen Zugriff durch die Finanzämter einstellen.“ Zudem erwartete der Betrieb erhebliche Vorteile und Zeitersparnis bei Ablagearbeiten und Zugriffen auf archivierte Dokumente – Arbeiten, die sich mit einem gut funktionierenden DMS schnell und sicher erledigen lassen. Also informierten sich die Projektverantwortlichen auf einschlägigen Messen und bei befreundeten Unternehmen über entsprechende Software-Systeme. Schnell kam dabei die CFT Consulting GmbH aus Bobingen ins Gespräch, da sie im Rahmen von Dialogen mit Anwendern aus der Region wiederholt als kompetenter Anbieter aufgeführt wurde. Nicht zuletzt wegen der Ortsnähe, die kurze Supportwege versprach, entschied sich der Wohnwagen-Hersteller schließlich, den Software-Anbieter und Direktpartner der Easy Software AG mit der Einführung der Lösung zu beauftragen. Innerhalb eines Monats nach Beginn der eigentlichen Implementierung im Dezember 2002 konnten bereits vor Jahreswechsel erste Belege digital verarbeitet werden.

Abteilungsübergreifender Software-Einsatz

Im Vorfeld lief eine sechswöchige Testphase mit ‚echten‘ Daten und Dokumenten, in der alle Funktionen geprüft und ausprobiert wurden. Anschließend lief das System störungsfrei und konnte direkt in den Echtbetrieb übernommen werden. „Nachdem das System die Anforderungen erfüllte und sich die Installation als zuverlässig erwies, wäre es ja Blödsinn gewesen, alle bereits archivierten Belege wieder raus zu nehmen und bei null zu beginnen“, beschreibt Furthmüller das ‚Go live‘. Der erste Bereich, der einen Großteil seiner Belege einbrachte, war der Service, da die Verschlagwortung und Inhalte der Garantieabrechnungen als unproblematisch galten. Der Bereich Rechnungswesen kam als nächstes an die Reihe, wie Stephan Anlauf, Leiter EDV/Organisation, berichtet: „Fakturabelege und die Fahrzeugbegleitdokumente aus der Fertigung wurden als erstes archiviert.“ Heute fallen erheblich mehr Dokumente an, und das DMS muss wesentlich mehr Daten archivieren. „Eigentlich stellen wir fast jeden Beleg, den wir verschicken, ins Archiv und das zum Teil sogar direkt aus dem ERP-System“, sagt Anlauf. Wird dort eine Ausgangsrechnung erstellt, greift das Enterprise Resource Planning-System (ERP) die zugehörigen Daten von der Datenbank ab, parallel dazu wird eine Importdatei geschrieben, die dem Easy-Standard entspricht. Die Daten gehen einmal an den Drucker, zusätzlich wird ein durchsuchbares PDF generiert und in Verbindung mit der Importdatei im temporären Verzeichnis abgelegt. Damit ist zum Zeitpunkt des Drucks der Beleg bereits im Archiv. Sollte jetzt in bestimmten Belegen wie Zollbescheinigungen oder anderen Auslieferungsnachweisen noch eine Unterschrift nötig sein, kann der Datensatz am zuständigen Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt werden.

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