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Dokumentenmanagement

Unterstützung für die internationale Expansion

Der unternehmerische Erfolg des Badausstatters Duravit ließ auch das Dokumentaufkommen im Unternehmen gewaltig steigen. Weil das elektronische Altarchiv dabei funktional an seine Grenzen stieß, entschied sich das Unternehmen für den Umstieg auf eine Enterprise Content Management-Lösung mit Archiv und E-Akten. Das neue System unterstützt seitdem Duravits internationale Expansion durch Mehrsprachigkeit und standortübergreifende Verfügbarkeit in allen Bereichen.



Bild: Duravit AG

Vom Whirlpool bis zur exklusiven Badewanne mit integriertem Soundsystem – Duravit hat verschiedene Badprodukte im Portfolio. Das Unternehmen aus Hornberg im Schwarzwald legt den Fokus auf die Gesamtgestaltung von Erlebnisbädern. Einhergehend mit der kontinuierlichen Expansion in 120 Länder stieg auch das Dokumentenvolumen über die Jahre im gesamten Unternehmensnetzwerk stark an. Im Jahr 2010 stieß das eingesetzte Archivsystem funktional an seine Grenzen. Zudem war das vorhandene System ‘zu wenig international’, was im Zuge der Expansion auf Dauer zu Problemen innerhalb der dokumentenbasierten, standortübergreifenden Geschäftsprozesse geführt hätte. Dies veranlasste die Firma im Jahr 2011 dazu, sich nach einer moderneren und zukunftsfähigeren Alternative umzuschauen. Bei der Suche nach einer modernen Enterprise Content Management-Lösung (ECM) legte der Badhersteller besonderes Augenmerk auf die sichere und effiziente Migration des Altsystems, auf den Aufbau einer elektronischen Aktenstruktur inklusive Berechtigungskonzept sowie auf die Internationalität der neuen ECM-Software für den weltweiten Einsatz. Bei der Anbieterauswahl verfolgte man einen klaren Plan. „Uns war wichtig, dass es ein deutscher Anbieter mit entsprechend starker Softwareentwicklung ist, der die zentraleuropäischen gesetzlichen Anforderungen erfüllt“, berichtet Application Manager Finanzen Werner Höltl. Die Wahl fiel auf die Doxis4 iECM Suite von SER mit ihrer umfassenden Funktionalität und Mehrsprachigkeit.

Erst Migration, dann E-Akten

Bei der Einführung der neuen ECM-Lösung begann Duravit mit der Migration der Altdokumente. Werner Höltl sagt: „Wir haben im Vorfeld festgestellt, dass man mehrere Millionen Dokumente nicht mit einem Fingerschnippen übertragen kann.“ SER setzt für die Altdatenmigration ein durchgängiges und in vielen Projekten erprobtes Migrationskonzept ein, mit dem bei Duravit rund 20 Millionen Dokumente schrittweise im laufenden Betrieb erfolgreich und sicher ins neue System überführt werden konnten. Im Jahr 2012 folgte die Einführung der elektronischen Kundenakte mit Anbindung an das ERP-System Infor. Ziel war es, den Kommunikationsaufwand innerhalb der nationalen sowie internationalen Fachabteilungen deutlich zu reduzieren und die Informationsverfügbarkeit standortübergreifend zu erhöhen. Bislang gab es zwischen den verschiedenen Standorten viele aufwendige Kommunikationsprozesse per Telefon und E-Mail. Vor allem Vertriebsgebiet-übergreifend kam es oftmals zu Rückfragen. So wollte zum Beispiel der Ansprechpartner in der ausländischen Tochtergesellschaft vom Vertrieb in Hornberg die Originaldokumente zu den aktuellen Lieferungen an seine Gesellschaft vorab zugemailt bekommen. Da bestimmte Dokumente zum Teil ausschließlich in Papierform existierten, konnten diese Rückfragen oftmals nur mit sehr hohem manuellem Kommunikations- und Suchaufwand beantwortet werden.

„Zudem hatten wir das Problem, dass wir im bisherigen Archiv nicht detailliert genug Berechtigungen einrichten konnten, sowohl mandantenübergreifend, als auch innerhalb der Mandanten, zum Beispiel auf einzelne Vertriebsgebiete“, schildert Werner Höltl. Diese Struktur brachte die elektronische Kundenakte schon mit, inklusive Anbindung an das ERP-System. Durch die Übernahme der täglich mehr als 5.000 Dokumente und Indexwerte aus dem ERP-System wird die Kundenakte quasi automatisiert gefüllt und zudem revisionssicher abgelegt. Zusätzlich können die Mitarbeiter des Badherstellers ausgewählte Dokumente wie zum Beispiel Excel-Tabellen oder E-Mail-Korrespondenz mithilfe der Module Smartoffice und Smartnotes manuell aus der gewohnten Microsoft- beziehungsweise Notes-Oberfläche bequem per Drag and Drop in die jeweilige Kundenakte ablegen. Zusätzlich zur elektronischen Kundenakte führte das Unternehmen im Jahr 2015 die elektronische Lieferantenakte ein, die ebenfalls an das ERP-System angebunden wurde. Zum Jahreswechsel 2015/2016 wurde die Akte weltweit ausgerollt. Sie dokumentiert den gesamten Lebenszyklus der Geschäftsbeziehung mit einem Lieferanten. Bestellungen, Bestelländerungen, Abrufaufträge oder auch Lieferscheine werden innerhalb der Akte gebündelt und stehen standortübergreifend im ECM-System zur Verfügung. Die Einkaufsteams der internationalen Standorte des Unternehmens arbeiten seitdem auf einem aktuellen und identischen Informationsstand. Mit den beiden elektronischen Akten haben die Mitarbeiter aus Vertrieb und Einkauf je nach Berechtigung weltweit Zugriff auf alle Geschäftsunterlagen eines Kunden oder Lieferanten. „Neben der erhöhten Auskunftsfähigkeit hat sich der Kommunikationsaufwand zwischen unseren internationalen Standorten und der Zentrale in Hornberg deutlich reduziert“, sagt Werner Höltl.

Standortübergreifende Einsicht

Für dieses Jahr steht die Einführung weiterer Aktenlösungen für die Bereiche Qualitäts- (QM) sowie Produktmanagement (PM) an. Gerade diese Abteilungen müssen sicherstellen, dass an sämtlichen Standorten mit den gleichen technischen Beschreibungen gearbeitet wird. Bisher hat man dies über eine Dokumentenablage in Explorer-Laufwerken oder mit aufwendiger E-Mail-Korrespondenz sichergestellt, was sich als sehr ineffizient darstellte. Dies soll sich mit der Einführung der elektronischen QM- und PM-Akte ändern, die die standortübergreifende Einsicht sowie den Zugriff auf alle relevanten Dokumente optimieren. Berechtige Mitarbeiter können Dokumente direkt im ECM-Client bearbeiten und aktualisieren. Ändert sich beispielsweise der Logo-Aufdruck auf einem Waschbecken, wird die jeweilige Produktbeschreibung durch PM-Mitarbeiter angepasst und als neue, aktualisierte Version abgelegt. Diese integrierte Versionierung stellt sicher, dass jeweils die aktuellen Produktinformationen zu einem Waschbecken im zentralen ECM-System weltweit einsehbar sind und keine Produktionsfehler auftreten.

Wünsche nachvollziehen

Ebenfalls auf der Agenda steht die revisionssichere Archivierung von EDI-Daten, die bislang lediglich auf einem Server gespeichert werden und nur durch die IT-Abteilung eingesehen werden können. Realisiert werden soll dies durch die ECM-Anbindung an das eingesetzte Seeburger BIS-System. Gerade bei Sonderwünschen wie vergoldete Griffe oder Armaturen, die in Form von Bemerkungen auf der EDI-Bestellung notiert werden, kann es vorkommen, dass diese im Nachhinein auf der Auftragsbestätigung fehlen. Daraufhin stellen Kunden Rückfragen an den zuständigen Servicemitarbeiter, der bei der IT nachfragen muss, ob dieser Sonderwunsch auf dem originalen EDI-Eingang dokumentiert wurde oder ob es sich um einen Übertragungsfehler handelt – ein mühsamer und zeitaufwendiger Prozess. Mithilfe der EDI-Daten-Archivierung im zentralen ECM-System soll der Servicemitarbeiter in Zukunft direkt auf die archivierten EDI-Dokumente zugreifen und Sonderwünsche lückenlos nachvollziehen können – somit steigt die Auskunftsfähigkeit gegenüber dem Kunden und die Servicequalität verbessert sich nachhaltig.

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