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Dokumentenmanagement

Das Ende der Aktenschränke

Über ein zentrales Dokumenten-Archiv greift der Siegener Apparatehersteller Igefa Weinbrenner auf rund eine Million Unterlagen zu. Die Lösung gestattet Mitarbeitern, Anfragen zu Ersatzteilen in kurzer Zeit zu beantworten. Ein Workflow zur Rechnungsprüfung liefert zudem Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstatus.

Bild: Igefa Weinbrenner Wärmetauscher GmbH

Die Igefa Weinbrenner Wärmetauscher GmbH hat sich auf Wärmetechnik spezialisiert und bietet präzise Konstruktion und Fertigung von Druckbehältern weltweit an. Das Unternehmen berücksichtigt Kundenwünsche ebenso wie effiziente Dimensionierung. Auch in der innerbetrieblicher Organisation setzt der mittelständische Fertiger auf Innovation, um international konkurrenzfähig zu bleiben. Um seine Arbeitsabläufe zu beschleunigen, nutzt der Fertiger das Dokumentenmanagement-System (DMS) Docuware als digitale Ablage-Lösung,

Digitales Archiv statt Aktenschränken

Die Einführung des digitalen Archivs wurde zusammen mit der Installation eines neuen Enterprise Resource Planing-Systems (ERP) geplant. Das Papierarchiv erstreckte sich über alle Büroräume, an sämtlichen Wänden standen Aktenschränke. Für neue Ordner hätte das Unternehmen Lagerräume mieten müssen. Entsprechend zeitraubend fiel die Suche nach Unterlagen aus: Jeder Mitarbeiter legte die Dokumente nach einer anderen Systematik ab. „Bei Anfragen von Kunden nach Ersatzteilen kam es durchaus vor, dass über mehrere Tage nach den alten Aufträgen gesucht wurde“, schildert Geschäftsführer Jürgen Umlauf. Schnellere Recherche stand deshalb neben der revisionssicheren Ablage ganz oben auf der Wunschliste des Fertigers. Ein weiteres Argument für die digitale Lösung lieferte die Möglichkeit, die Durchlaufzeiten von Dokumenten über integrierte Workflows zu senken.

Hinterlegt: Lieferscheine und Konstruktionszeichnungen

Der Apparatebauer erstellte in Zusammenarbeit mit dem Docuware-Partner Hees-Bürowelt aus Siegen eine passgenaue IT-Lösung. Ende 2008 wurde das DMS installiert, innerhalb weniger Monate machten sich die Mitarbeiter mit dem System vertraut. Insgesamt 20 Arbeitsplätze stattete die Igefa mit neuen Rechnern und zwei großen Bildschirmen aus; zum Scannen dienen zwei Sharp-Multifunktionsgeräte vom Typ MX 3100N. In einem ersten Schritt erfasste das Unternehmen innerhalb eines Vierteljahres 700.000 Dokumente aus den letzten zehn Jahren und schredderte anschließend Lieferscheine, Angebote, Aufträge und Kassenbelege ebenso wie Konstruktionszeichnungen und Stücklisten. Heute steht kein einziger Archivschrank mehr. Mitarbeiter digitalisieren die Eingangspost, verschlagworten und archivieren Dokumente. Um nach verschiedenen Kriterien recherchieren zu können, legte der Fertiger großen Wert auf ausführliche Indexierung.

Workflow für Abteilungen und Steuerberater

Das DMS ist nahtlos in das vom Unternehmen eingesetzte ERP-System Fepa integriert, sämtliche Belege, die in der kaufmännischen Lösung erstellt werden und einer Aufbewahrungsfrist unterliegen, werden automatisch archiviert. In den zentralen Dokumenten-Pool gelangen so monatlich rund 2.000 neue Schriftstücke. Durch den Einsatz des DMS hat der Apparatebauer Schritt für Schritt interne Arbeitsabläufe verbessert. Ein Workflow zur Rechnungsprüfung sorgt für schnelle Durchlaufzeiten und sichert so Skontoerlöse: Jede neu eingegangene Rechnung erscheint nach dem Scanvorgang in der digitalen Mappe des Geschäftsführers. Dieser leitet die Rechnung an die zuständige Abteilung weiter, bei einer Freigabe geht das Dokument an die Finanzbuchhaltung. Diese bucht die Rechnung und sendet sie sofort via VPN-Leitung an den externen Steuerberater.

Ersatzteildaten auch nach 15 Jahren auffindbar

Igefa-Druckbehälter, die für jeden Kunden individuell konzipiert und hergestellt werden, haben sehr lange Standzeiten. Wenn Kunden nach bis zu 15 Jahren Ersatzteile wie Dichtungen, Schrauben oder Heizbündel benötigen, stehen den Mitarbeitern die entsprechenden Unterlagen in Sekundenschnelle am Bildschirm zur Verfügung; Kundenanfragen stellen nun schnell zu erledigende Routinearbeiten dar. Die Mitarbeiter müssen ihren Arbeitsplatz nicht mehr verlassen, sie können den Kunden innerhalb kürzester Zeit ein Angebot für das passende Ersatzteil erstellen. Auch bei Neuaufträgen ist der zentrale Dokumenten-Pool eine nützliche Informationsquelle: Die Fertigung kann bei baugleichen Apparaten sofort auf alte Unterlagen zugreifen, Projekte lassen sich so schneller abwickeln.

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