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Archivierungssysteme passgenau auslegen und einführen

Dokumentenmanagement

Archivierungssysteme passgenau auslegen und einführen

Viele Fertigungsbetriebe müssen eine steigende Anzahl an Geschäftsdokumenten revisionssicher speichern und verwalten. Ohne IT-Unterstützung lässt sich dies nur schwer effizient umsetzen. Anwendungen für Electronic Content Management und Dokumentenmanagement sind darauf ausgelegt, Abläufe rund um die Archivierung abzubilden – oftmals eingebettet in effiziente Standardprozesse. Bei der Systemauswahl sollte jedoch beachtet werden, dass die angedachte Lösung zu den aktuellen und zukünftigen Anforderungen des Unternehmens passt.



Bild: good news!

Viele Fertigungsbetriebe stehen vor der Herausforderung, eine wachsende Zahl an Dokumenten effizient verwalten zu müssen. Um das mithilfe von IT-Systemen durchführen zu können, sind auf dem Markt eine Vielzahl von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) erhältlich. Als Einsatzgebiete für diese Lösungen in Industrieunternehmen bieten sich etwa die Bereiche der technischen Dokumentation, der Auftragsabwicklung sowie der elektronischen Postbearbeitung an. Besonderer Fokus liegt im Weiteren bei der Verwaltung elektronischer Akten. Hier sind insbesondere Kunden-, Lieferanten- und Personalakten zu nennen. Zudem gibt es bedingt durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 die Möglichkeit eines Austausches elektronischer Rechnungen ohne die digitale Signatur, was einige Unternehmen über die grundsätzliche Möglichkeit der digitalen Rechnungsbearbeitung nachdenken lässt. Hier kommt neben der oft in die Systeme integrierten Workflowkomponente zur Prüfung und Freigabe insbesondere auch die Frage der unveränderlichen Aufbewahrung dieser elektronischen Dokumente zum Tragen. Darüber hinaus ist aber weiterhin das Thema Archivierung eins der am weitest verbreiteten Anwendungsbereiche – auch hinsichtlich der Altdatenarchivierung aus Enterprise Resource Planning-Systemen (ERP).

Nutzenaspekte digitaler Dokumentenverwaltung

Die durch DMS-Nutzung erzielbaren Vorteile sind vielfältig. Insbesondere können sich kürzere Ablage-, Transport- und Zugriffszeiten positiv auswirken; unter anderem bedingt durch die Vermeidung von Medienbrüchen. Dies geht meist mit verkürzten Suchzeiten einher, indem mittels Schlagworten und Volltextsuche direkt auf Dokumente zugegriffen werden kann. Zudem bieten viele Anwendungen eine Integration in ERP-Systeme, um eine Verknüpfung zu den Geschäftsprozessen des Unternehmens sicherzustellen. So können beispielsweise digitalisierte Auftragsbestätigungen bei der Klärung von Preisdifferenzen direkt aus der ERP-Anwendung angezeigt werden. Darüber hinaus hat sich in der Praxis gezeigt, dass eine zentrale Dokumentenablage und damit der unternehmensweite berechtigungsgesteuerte Zugriff auf Unterlagen häufig prozessbeschleunigend auswirkt: Werden Dokumente nur an einer Stelle ‚führend‘ vorgehalten, lassen sich persönliche oder abteilungsbezogene ‚Privat‘-Ablagen reduzieren – und damit auch ein meist wesentlicher Teil der üblichen E-Mail-Verteilung von Dokumenten und Informationen.

Werkzeug zur Unterstützung der IT-Compliance

Auch aus dem Blickwinkel der IT-Compliance können DMS als wichtiges Werkzeug dienen. Die Anforderung nach Revisionssicherheit sind zum Beispiel im Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder der ‚Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen‘ (GDPDU) hinterlegt. Insbesondere die in diesem Zusammenhang geforderte Unveränderbarkeit der archivierten Dokumente lässt sich durch die Archivfunktionen gängiger DMS sicherstellen. Darüber hinaus können solche Softwarelösungen auch für die Beweissicherung einen wertvollen Beitrag leisten. So kann beispielsweise eine geordnete E-Mail-Archivierung, automatisiert oder durch den Nutzer gesteuert, mit Zuordnung zu Geschäftsvorfällen zu einer lückenlosen und dauerhaften Nachvollziehbarkeit von Absprachen und Vereinbarungen führen. Nicht zuletzt unterstützten diese Systeme ein vergleichsweise einfaches, rechnergestütztes und automatisiertes Sichern von Dokumenten.

Industrielle Anforderungen passgenau umsetzen

Die Nachfrage nach DMS aus dem Industriesektor gestaltet sich ungebrochen lebhaft. Neben den angeführten Nutzenaspekten liegen Gründe hierfür in einer steigenden Anzahl eingehender Dokumente, deren Verwaltung ohne IT-Unterstützung immer schwieriger zu handhaben ist. Sucht ein Fertiger im Rahmen eines DMS-Projektes ein geeignetes System, gilt es unter einer Vielzahl unterschiedlicher Lösungen und Anwendungsbereiche das Passende zu finden. Dabei hat sich in der Praxis das Vorgehen bewährt, die ‚Wunschliste‘ der System-Funktionalitäten mit den Anforderungen in Einklang zu bringen, die von Unternehmen zu Unternehmen verschieden sein können. Zudem gilt es, neben aktuellen, unternehmensspezifischen Erfordernissen auch künftige Anforderungen zu berücksichtigen. Denn nach Abschluss von Einführungsprojekten ist es unerfreulich und teuer, von dem eingeführten System feststellen zu müssen, dass beispielsweise eine neue Anforderung aus der Konstruktionsabteilung nach einer CAD-Anbindung mit dem frisch eingeführten System nicht zufriedenstellend unterstützt wird.

Den richtigen Partner für die Implementierung finden

Bei der Frage, von wem die Systeme im Unternehmen implementiert werden sollen, gehen eine Reihe von Anwendern den direkten Weg zum Software-Hersteller. Als Alternative bietet sich der Kontakt zu anbieterübergreifend arbeitenden Beratungsunternehmen oder Software-Dienstleistern an. Aber auch beim Hinzuziehen externer Hilfe stellt hier der Reifegrad der Prozesse im eigenen Unternehmen eine zentrale Rahmenbedingung dar. Denn diese Abläufe müssen vor dem Hintergrund der geplanten DMS- oder Electronic Content Management-Nutzung (ECM) geprüft und gegebenfalls angepasst werden. Im Gegenzug kann es mitunter erforderlich werden, die ausgewählte Softwarelösung auf wettbewerbsrelevante Abläufe hin zu adaptieren. Darüber hinaus sollten die Mitarbeiter im Integrationsprojekt frühzeitig und regelmäßig einbezogen werden, damit die angestrebten Effekte erreicht und gehalten werden können. Zudem benötigt es zur schnellen und erfolgreichen Einführung dieser Systeme seitens des Anbieters meist weitreichende Erfahrung bezüglich einer bestmöglichen Ausrichtung auf die Unternehmensanforderungen: IT-seitig müssen Schnittstellen zu unterschiedlichsten Prozessen und Systemen konzeptioniert und realisiert werden.

Archivierung in der Cloud

Im Bereich Dokumentenmanagement zeichnet sich eine verstärkte Nutzung von Cloud-Angeboten ab. Das muss nicht immer die ‚große‘ Lösung sein, auch partielle Angebote zur abteilungs- und unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit werden vermehrt eingesetzt. Ein Beispiel dafür liefert das Cloud-Angebot von Microsoft im Bereich der Bürolösungssuite Office 2013. Dabei werden Unternehmen zu entscheiden haben, welche Dokumente und Daten unter Sicherheits- und Datenschutzaspekten in die Cloud verlagert werden sollen – und welche nicht.