Anzeige
Anzeige
Beitrag drucken

Dokumentenmanagement

Archivierungssysteme passgenau auslegen und einführen

Viele Fertigungsbetriebe müssen eine steigende Anzahl an Geschäftsdokumenten revisionssicher speichern und verwalten. Ohne IT-Unterstützung lässt sich dies nur schwer effizient umsetzen. Anwendungen für Electronic Content Management und Dokumentenmanagement sind darauf ausgelegt, Abläufe rund um die Archivierung abzubilden – oftmals eingebettet in effiziente Standardprozesse. Bei der Systemauswahl sollte jedoch beachtet werden, dass die angedachte Lösung zu den aktuellen und zukünftigen Anforderungen des Unternehmens passt.



Bild: good news!

Viele Fertigungsbetriebe stehen vor der Herausforderung, eine wachsende Zahl an Dokumenten effizient verwalten zu müssen. Um das mithilfe von IT-Systemen durchführen zu können, sind auf dem Markt eine Vielzahl von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) erhältlich. Als Einsatzgebiete für diese Lösungen in Industrieunternehmen bieten sich etwa die Bereiche der technischen Dokumentation, der Auftragsabwicklung sowie der elektronischen Postbearbeitung an. Besonderer Fokus liegt im Weiteren bei der Verwaltung elektronischer Akten. Hier sind insbesondere Kunden-, Lieferanten- und Personalakten zu nennen. Zudem gibt es bedingt durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 die Möglichkeit eines Austausches elektronischer Rechnungen ohne die digitale Signatur, was einige Unternehmen über die grundsätzliche Möglichkeit der digitalen Rechnungsbearbeitung nachdenken lässt. Hier kommt neben der oft in die Systeme integrierten Workflowkomponente zur Prüfung und Freigabe insbesondere auch die Frage der unveränderlichen Aufbewahrung dieser elektronischen Dokumente zum Tragen. Darüber hinaus ist aber weiterhin das Thema Archivierung eins der am weitest verbreiteten Anwendungsbereiche – auch hinsichtlich der Altdatenarchivierung aus Enterprise Resource Planning-Systemen (ERP).

Nutzenaspekte digitaler Dokumentenverwaltung

Die durch DMS-Nutzung erzielbaren Vorteile sind vielfältig. Insbesondere können sich kürzere Ablage-, Transport- und Zugriffszeiten positiv auswirken; unter anderem bedingt durch die Vermeidung von Medienbrüchen. Dies geht meist mit verkürzten Suchzeiten einher, indem mittels Schlagworten und Volltextsuche direkt auf Dokumente zugegriffen werden kann. Zudem bieten viele Anwendungen eine Integration in ERP-Systeme, um eine Verknüpfung zu den Geschäftsprozessen des Unternehmens sicherzustellen. So können beispielsweise digitalisierte Auftragsbestätigungen bei der Klärung von Preisdifferenzen direkt aus der ERP-Anwendung angezeigt werden. Darüber hinaus hat sich in der Praxis gezeigt, dass eine zentrale Dokumentenablage und damit der unternehmensweite berechtigungsgesteuerte Zugriff auf Unterlagen häufig prozessbeschleunigend auswirkt: Werden Dokumente nur an einer Stelle ‚führend‘ vorgehalten, lassen sich persönliche oder abteilungsbezogene ‚Privat‘-Ablagen reduzieren – und damit auch ein meist wesentlicher Teil der üblichen E-Mail-Verteilung von Dokumenten und Informationen.

Werkzeug zur Unterstützung der IT-Compliance

Auch aus dem Blickwinkel der IT-Compliance können DMS als wichtiges Werkzeug dienen. Die Anforderung nach Revisionssicherheit sind zum Beispiel im Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder der ‚Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen‘ (GDPDU) hinterlegt. Insbesondere die in diesem Zusammenhang geforderte Unveränderbarkeit der archivierten Dokumente lässt sich durch die Archivfunktionen gängiger DMS sicherstellen. Darüber hinaus können solche Softwarelösungen auch für die Beweissicherung einen wertvollen Beitrag leisten. So kann beispielsweise eine geordnete E-Mail-Archivierung, automatisiert oder durch den Nutzer gesteuert, mit Zuordnung zu Geschäftsvorfällen zu einer lückenlosen und dauerhaften Nachvollziehbarkeit von Absprachen und Vereinbarungen führen. Nicht zuletzt unterstützten diese Systeme ein vergleichsweise einfaches, rechnergestütztes und automatisiertes Sichern von Dokumenten.


Das könnte Sie auch interessieren:

Zutrittskontrollsysteme dokumentieren Aufenthaltszeiten, können bei der Corona-Kontaktverfolgung unterstützen und ermöglichen die individuelle Arbeitszeiterfassung. Vor dem Hintergrund der Digitalisierung, der Pandemie sowie dem Trend zum dezentralen Arbeiten lohnt sich ein genauer Blick auf die aktuellen Anforderungen.‣ weiterlesen

Mit dem Security Operations Center will Vinci Energies Cybersecurity-Spezialisten vernetzen. Die Eröffnung ist für das zweite Halbjahr 2021 vorgesehen.‣ weiterlesen

Plus 12 Prozent im Vergleich zum Vorjahr haben die deutschen Maschinen und Anlagenbauer in Ihren Auftragsbüchern verzeichnet. Dabei kamen besonders aus dem Ausland mehr Aufträge.‣ weiterlesen

In der Softwareentwicklung gewinnen die Low- und No-Code-Plattformen zunehmend an Bedeutung. Doch neben den Vorteilen etwa in Sachen Geschwindigkeit oder Handhabung sind dem Low-/No-Code-Ansatz noch Grenzen gesetzt, etwa wenn es zu komplex wird.‣ weiterlesen

Low-Code/No-Code-Entwicklungen bieten Potenzial für Industrieunternehmen. Dadurch wird Software-Programmierung auch Mitarbeitern zugänglich, die nicht über tiefes Fachwissen verfügen. Mendix hat in einer Studie untersucht, wie es um den Low-Code/No-Code-Ansatz in Deutschland bestellt ist.‣ weiterlesen

Mit Pascal Redaoui hat Process Analytics Factory einen neuen Chief Financial Officer.‣ weiterlesen

Die Richtlinienreihe VDI/VDE 3695 'Engineering von Anlagen - Evaluieren und Optimieren des Engineerings' wurde komplett überarbeitet und an den Stand der Technik, insbesondere an Industrie-4.0-Vorgaben, angepasst. Im März 2021 erscheint Blatt 4 der Richtlinie. Es beschreibt die Hilfsmittel, die eine Engineering Organisation (EO) einsetzen beziehungsweise nutzen sollte.‣ weiterlesen

Warum liegt die mittlere Anlagenverfügbarkeit der maschinellen Fertigung im Mittelstand bei weniger als 40 Prozent? Wie kann künstliche Intelligenz helfen, dies zu verbessern? Lösungen liefert OEE.AI aus Aachen.‣ weiterlesen

Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige