Anzeige
Anzeige
Anzeige
Beitrag drucken

Dokumentenmanagement

Archivierungssysteme passgenau auslegen und einführen

Viele Fertigungsbetriebe müssen eine steigende Anzahl an Geschäftsdokumenten revisionssicher speichern und verwalten. Ohne IT-Unterstützung lässt sich dies nur schwer effizient umsetzen. Anwendungen für Electronic Content Management und Dokumentenmanagement sind darauf ausgelegt, Abläufe rund um die Archivierung abzubilden – oftmals eingebettet in effiziente Standardprozesse. Bei der Systemauswahl sollte jedoch beachtet werden, dass die angedachte Lösung zu den aktuellen und zukünftigen Anforderungen des Unternehmens passt.



Bild: good news!

Viele Fertigungsbetriebe stehen vor der Herausforderung, eine wachsende Zahl an Dokumenten effizient verwalten zu müssen. Um das mithilfe von IT-Systemen durchführen zu können, sind auf dem Markt eine Vielzahl von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) erhältlich. Als Einsatzgebiete für diese Lösungen in Industrieunternehmen bieten sich etwa die Bereiche der technischen Dokumentation, der Auftragsabwicklung sowie der elektronischen Postbearbeitung an. Besonderer Fokus liegt im Weiteren bei der Verwaltung elektronischer Akten. Hier sind insbesondere Kunden-, Lieferanten- und Personalakten zu nennen. Zudem gibt es bedingt durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 die Möglichkeit eines Austausches elektronischer Rechnungen ohne die digitale Signatur, was einige Unternehmen über die grundsätzliche Möglichkeit der digitalen Rechnungsbearbeitung nachdenken lässt. Hier kommt neben der oft in die Systeme integrierten Workflowkomponente zur Prüfung und Freigabe insbesondere auch die Frage der unveränderlichen Aufbewahrung dieser elektronischen Dokumente zum Tragen. Darüber hinaus ist aber weiterhin das Thema Archivierung eins der am weitest verbreiteten Anwendungsbereiche – auch hinsichtlich der Altdatenarchivierung aus Enterprise Resource Planning-Systemen (ERP).

Nutzenaspekte digitaler Dokumentenverwaltung

Die durch DMS-Nutzung erzielbaren Vorteile sind vielfältig. Insbesondere können sich kürzere Ablage-, Transport- und Zugriffszeiten positiv auswirken; unter anderem bedingt durch die Vermeidung von Medienbrüchen. Dies geht meist mit verkürzten Suchzeiten einher, indem mittels Schlagworten und Volltextsuche direkt auf Dokumente zugegriffen werden kann. Zudem bieten viele Anwendungen eine Integration in ERP-Systeme, um eine Verknüpfung zu den Geschäftsprozessen des Unternehmens sicherzustellen. So können beispielsweise digitalisierte Auftragsbestätigungen bei der Klärung von Preisdifferenzen direkt aus der ERP-Anwendung angezeigt werden. Darüber hinaus hat sich in der Praxis gezeigt, dass eine zentrale Dokumentenablage und damit der unternehmensweite berechtigungsgesteuerte Zugriff auf Unterlagen häufig prozessbeschleunigend auswirkt: Werden Dokumente nur an einer Stelle ‚führend‘ vorgehalten, lassen sich persönliche oder abteilungsbezogene ‚Privat‘-Ablagen reduzieren – und damit auch ein meist wesentlicher Teil der üblichen E-Mail-Verteilung von Dokumenten und Informationen.

Werkzeug zur Unterstützung der IT-Compliance

Auch aus dem Blickwinkel der IT-Compliance können DMS als wichtiges Werkzeug dienen. Die Anforderung nach Revisionssicherheit sind zum Beispiel im Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder der ‚Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen‘ (GDPDU) hinterlegt. Insbesondere die in diesem Zusammenhang geforderte Unveränderbarkeit der archivierten Dokumente lässt sich durch die Archivfunktionen gängiger DMS sicherstellen. Darüber hinaus können solche Softwarelösungen auch für die Beweissicherung einen wertvollen Beitrag leisten. So kann beispielsweise eine geordnete E-Mail-Archivierung, automatisiert oder durch den Nutzer gesteuert, mit Zuordnung zu Geschäftsvorfällen zu einer lückenlosen und dauerhaften Nachvollziehbarkeit von Absprachen und Vereinbarungen führen. Nicht zuletzt unterstützten diese Systeme ein vergleichsweise einfaches, rechnergestütztes und automatisiertes Sichern von Dokumenten.


Das könnte Sie auch interessieren:

Cybergefahren sind im Jahr 2022 die größte Sorge für Unternehmen weltweit, so das aktuelle Allianz Risk Barometer 2022. Demnach beunruhigt die Bedrohung durch Ransomware-Angriffe, Datenschutzverletzungen oder IT-Ausfälle die Unternehmen sogar noch mehr als Geschäfts- und Lieferkettenunterbrechungen, Naturkatastrophen oder die Covid-19-Pandemie.‣ weiterlesen

Envizi, ein Spezialist für Datenanalyse im Bereich Umweltperformance-Management gehört nun zu IBM. Der IT-Konzern will mit der Übernahme seine Strategie ergänzen.‣ weiterlesen

Um Anwendungen mit künstlicher Intelligenz erfolgreich und flächendeckend ausrollen zu können, schufen die Luftfahrt-Spezialisten von MTU Aero Engines extra neue Strukturen. Die Basis bilden Wettbewerbsanalysen, Reifegrad-Ermittlungen und ein unternehmensweit agierendes Kompetenzzentrum.‣ weiterlesen

Die IT-Komponenten mittelständischer Fertigungsunternehmen müssen zunehmend die Kommunikation zwischen Produktionsressourcen und Mitarbeitern, aber auch der selbststeuernden Prozessoptimierung sowie dem Maschinen-Monitoring unterstützen. Die ERP-Projektziele solcher Firmen ähneln immer mehr denen größerer Unternehmen. Das ist eines der Ergebnisse, zu denen Trovarit in ihrer diesjährigen Ausgabe der Studie 'ERP in der Praxis' gelangt.‣ weiterlesen

Ransomware-Erpressung hat sich von einem Trend zu einer der größten Herausforderungen in der Online-Welt entwickelt. Daten waren noch nie so gefährdet wie heute: Cyberkriminelle stehlen und verschlüsseln sie, so dass sie für Unternehmen unzugänglich werden und drohen, sie offenzulegen, wenn kein Lösegeld gezahlt wird. Hinzu kommt, dass Hacker immer raffiniertere Angriffstaktiken anwenden und neue Kräfte rekrutieren – für jeden gestoppten Angriff schießen zwei neue Angreifer wie Pilze aus dem Boden.‣ weiterlesen

Stormshield und Sekoia geben ihre eingegangene Partnerschaft bekannt, die darauf abzielt, ihr Cybersicherheits-Knowhow zu bündeln und dadurch eine umfassende, in Europa erschaffene Lösung zum Schutz von IT-Systemen vor Cyberbedrohungen anzubieten.‣ weiterlesen

Nach mehr als 20 Jahren operativer Tätigkeit hat der bisherige CEO und Co-Founder der IPG Group, Marco Rohrer, das Präsidium im Verwaltungsrat der IPG Gruppe übernommen. Claudio Fuchs wird somit neuer CEO. Darüber hinaus ergeben sich noch weiter Änderungen.‣ weiterlesen

Mit Wirkung zum 1. Januar ist Holger Kliebe neuer Chief Financial Officer (CFO) der SER Group Holding International und zugleich Mitglied der Geschäftsführung.‣ weiterlesen

KI-Technologie steckt noch in den Kinderschuhen - und kommt schon heute auf überraschende Lösungsansätze. Wie die Chatbots, die im gegenseitigen Training flugs eine eigene Sprache entwickelten. Oder die KI-Belegverarbeitung von AFI Solutions, die zur Verwunderung des Unternehmens veränderte Mehrwertsteuersätze eigenständig erkannte und anwendete.‣ weiterlesen

Nach Angaben des Ifo Instituts ist die Zahl der Kurzarbeitenden in Deutschland im Dezember auf 879.000 Menschen gestiegen. Vor allem in der Automobilindustrie ist der Anteil an Beschäftigten in Kurzarbeit hoch.‣ weiterlesen

Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige