Automatisierte Rechnungseingangsprüfung
Wählt der Rechnungsempfänger für seinen Datenaustausch das neue Format, wird die Prüfung elektronisch eingegangener ZUGFeRD-Rechnungen im ERP-System – analog zum Vorgang der Rechnungsstellung – automatisiert abgewickelt. Dabei werden von Lieferanten auf verschiedenen Transportwegen empfangene Rechnungen in einem Batchprozess in die ‚eingehende Queue‘ aufgenommen. Aus dieser Warteschlange heraus findet die Übermittlung zugestellter PDF/A3-Dateien, aus denen sich XML-Rechnungsdaten extrahieren lassen, an das Rechnungsprüfungsmodul der ERP-Software statt. Dort werden die einzelnen Kopf- und Positionswerte aus den Dokumenten ausgelesen, automatisch im System erfasst und in Bezug auf vorhandene Bestellungen und Wareneingänge geprüft. Gerade in diesem Verrechnungsvorschlag und der Datenübertragung, die ohne weitere Schritte erfolgt, liegt die Zeitersparnis von ZUGFeRD. Durch die Kopplung an das Finanzwesen werden die Rechnungen nach ihrer Verarbeitung in der Rechnungsprüfung in einem ‚Stapel‘ an die Finanzbuchhaltung übergeben und dort zur Zahlung vorgeschlagen. Von Lieferanten im ZUGFeRD-Format erhaltene Rechnungen können getreu den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme, die bei der Archivierung zwingend das Eingangsformat vorschreiben, dauerhaft gespeichert werden.
Papierloser Austausch und elektronische Archivierung
Standardkonforme elektronische Rechnungen können von Unternehmen ohne vorherige Absprache über das Format einfach und automatisch erzeugt, empfangen, geprüft, verbucht, versendet und archiviert werden. Der papierlose Rechnungsaustausch und die elektronische Archivierung reduzieren die Kosten und den zeitlichen Aufwand: Die Bevorratung und Lagerung von Papier und Tonern sowie die eigentlichen Druckkosten pro Rechnung entfallen vollständig. Dr. Friedrich Wilhelm Haug, Ministerialrat des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie berichtet über die ersten Erfahrungen in der Praxis: „Ein Unternehmen, das das ZUGFeRD-Datenmodell auf der Rechnungsausgangsseite einsetzt, spart durch den Einsatz des Datenformats verbunden mit einer Prozessoptimierung rund zehn Euro. Es senkt die Kosten um 60 Prozent je Rechnung. Darüber hinaus werden die Rechnungen im Durchschnitt 5,3 Tage früher bezahlt. Beim Rechnungseingang geht das Bundesministerium von einer Kostenersparnis in gleicher Höhe aus.“
Drei Varianten mit unterschiedlichem Umfang
Im technischen Kontext des Standards sind drei Varianten definiert – Basic, Comfort und Extended. Diese Pakete unterscheiden sich in ihrer Automatisierungstiefe, dem Datenumfang und erforderlichem Integrationsgrad in bestehende Fakturierungsprogramme. Deshalb ist es sinnvoll, individuelle Anforderungen des Unternehmens vorausschauend zu analysieren, um auf ein geeignetes Datenmodell zu setzen. Darüber hinaus sollte in den Unternehmen Sensibilität dafür geschaffen werden, dass sich das Einsparpotenzial des Standards erst ganz ausschöpfen lässt, wenn sie neben dem elektronischen Rechnungsaustausch ihre Rechnungen auch digital archivieren. Vermutlich werden nach den Rechnungen auch weitere Dokumententypen wie Angebote und Lieferscheine im Laufe der Zeit standardisiert, um weitere Skaleneffekte und Digitalisierungsvorteile zu erzielen. Das sind gute Gründe für Unternehmen, sich mit dem Ansatz von ZUGFeRD zu beschäftigen.
