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Elektronische Akten im Fertigungsbetrieb

Digitaler Workflow

Elektronische Akten im Fertigungsbetrieb

Enterprise Content Management-Systeme bieten sich auch als Werkzeuge an, um Compliance-Anforderungen im Fertigungsumfeld effizient umzusetzen. Daher setzt die CENTA Antriebe Kirschey GmbH zur Verwaltung ihrer Auftragsakten auf eine umfassend integrierte Software-Lösung. Dabei zeigen sich nicht nur bei Fragen der Produkthaftung Vorteile – sondern auch bei der zeitnahen Beantwortung von Kundenanfragen.

Perceptive Software Deutschland GmbH

Für viele Fertigungsungsbetriebe wird es zunehmend wichtiger, Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Die transparente Vergabe von Aufträgen öffentlicher Einrichtungen ist ebenso ein Beispiel wie die Dokumentation von Herstellungsschritten vor dem Hintergrund der Produkthaftung und Mängelrügen. Entscheidend ist dabei, dass diese Abläufe in standardisierte Prozesse eingebettet sind und die Dokumente vollständig revisionssicher archiviert werden können. Unterstützung bei diesen Aufgaben leisten IT-Systeme für Enterprise Content Management (ECM) und Dokumentenmanagement (DMS). Diese Anwendungen sind darauf ausgelegt, Dokumente, Internetinhalte und Informationen von Social Media-Plattformen zu dokumentieren, soweit diese in der Verantwortung des Unternehmens liegen. Darüber hinaus kann die Software zur Standardisierung der Prozesse und Abläufe im Unternehmen beitragen und Informationen dort zur Verfügung stellen, wo sie benötigt werden.

Elektronische Dokumente statt ‚Aktentourismus‘

Im Alltag vieler Unternehmen spielen elektronische Akten eine zentrale Rolle. Sie ersetzen Ablage und Archivierung der Originaldokumente in Papier- oder anderer, nicht elektronischer Form. Die elektronische Akte enthält alle Informationen zu einem Vorgang oder Gegenstand gesammelt und digital, sodass Datenzugriff oder -bearbeitung jederzeit per PC erfolgen können. Damit entfällt auch in der Regel eine doppelte Aktenführung, da mehrere Personen Akten und darin enthaltene Dokumente gleichzeitig einsehen und bearbeiten können. Der ‚Aktentourismus‘ von Papierdokumenten durch einzelne Abteilungen lässt sich auf diese Weise genauso vermeiden wie verlegte Dokumente. Um dabei unerwünschte Zugriffe auf Unterlagen zu verhindern, können Archivsysteme die Zugriffe über Berechtigungen regeln. Dies stellt sicher, dass nur berechtigte Mitarbeiter Akten einsehen und Änderungen durchführen können. Revisionssichere Systeme protokollieren zudem jeden Zugriff und jede Änderung eines archivierten Dokuments. Dies ist besonders wichtig, wenn Teams in verschiedenen Werken und Niederlassungen arbeiten.

Produktinformationen zentral vorhalten

Um den spezifischen Anforderungen an Dokumentenverwaltung in der Fertigungsindustrie gerecht zu werden, führt die Perceptive Software Deutschland GmbH (früher Saperion AG) eine DMS-/ECM-Lösung im Portfolio, die angepasste elektronische Akten vorhält. Diese umfassen etwa Dokumente und Informationen für ein Produkt, eine Charge oder einen Produktionsvorgang. Diese Akten sind auf die Struktur und Abläufe in Produktionsunternehmen abgestimmt. Beispiele umfassen etwa Maschinen-, Kunden-, Lieferanten- und Auftragsakten. So können Fertigungsbetriebe auf Basis der Lösung beispielsweise ein erweitertes Qualitätsmanagement aufbauen. Die Archivierung der Produktionsdaten – soweit vorhanden zusammen mit CAD-Daten – hilft hingegen bei der Reklamations- und Garantiebearbeitung, um Herstellungsprozesse durch die Archivierung des ordnungsgemäßen Verlaufs jederzeit nachvollziehbar darstellen zu können. Werden Produktionsdaten dauerhaft und revisionssicher gespeichert, lassen sich Fragen der Produkthaftung letztlich leichter beantworten.

Standardisierte Abläufe zur Fehlervermeidung

Darüber hinaus unterstützt die Software-Suite die Compliance-Anforderungen durch zahlreiche Funktionen, um Arbeitsabläufe zu vereinheitlichen, zu optimieren und zu automatisieren. Diese Prozessunterstützung kann nicht nur die tägliche Arbeit der Sachbearbeiter beschleunigen und erleichtern: Der Rückgriff auf digitale ‚Workflows‘ kann auch zur Fehlervermeidung beitragen und dafür sorgen, dass Vorgänge unternehmensweit einheitlich und damit compliancekonform bearbeitet werden. Dies wiederum wirkt sich vorteilhaft auf Planungs- und Herstellungsprozesse des Unternehmens aus.

Digitale Auftragsakten barcode-gestützt führen

Der Produzent CENTA Antriebe Kirschey GmbH aus Haan arbeitet bereits seit dem Jahr 2000 mit der Dokumentenverwaltung, eingeführt wurde die Lösung von dem Saperion-Partner Laufenberg Computersysteme GmbH & Co. KG. Der Fertiger stellt Kupplungen aller Größen her. Dabei archiviert die Firma Ausgangsrechnungen und Lieferscheine direkt aus seinem Enterprise Resource Planning-System (ERP). Durchschnittlich sind dies 150 Dokumente täglich. Auch E-Mails und Dokumente, die aus Microsoft Office erzeugt werden, gehen automatisch in das Archiv ein. Dort werden sie als elektronische Auftragsakte zusammengefasst. Über die Bestellnummer oder Auftragsnummer sind dann alle Vorgänge zum Auftrag am Bildschirm sichtbar. So können telefonische Anfragen von Kunden nach Einzelheiten einer Bestellung schnell beantwortet werden. Falls gewünscht, können Auftragssachbearbeiter dem Anrufer einzelne Dokumente auf Mausklick per Fax oder E-Mail schicken. Voraussetzung dafür sind in das ECM-/DM-System integrierte Funktionen zum Datenaustausch zwischen E-Mail-System, Office-Anwendungen, ERP-Software und Dokumentenverwaltung. Die Funktionen zur Archivierung und damit für die elektronische Auftragsakte reichen noch weiter: Arbeitsaufträge und Teilaufträge sind bei dem Fertiger mit Barcodes gekennzeichnet. Diese werden digitalisiert und der Auftragsakte hinzugefügt. Der Fertigungsprozess ist damit genau nachvollziehbar. Analog zur elektronischen Auftragsakte fasst die elektronische Bestellakte sämtliche Vorgänge jeder Bestellung und Lieferung im Archiv zusammen. Dazu werden die Lieferscheine im Einkauf eingescannt. Die elektronische Vertragsakte enthält wiederum zugeordnete Verträge, Patent- und eventuelle Leasingunterlagen. Die ECM-Lösung überwacht dabei Laufzeiten und Kündigungsfristen und weist gegebenenfalls rechtzeitig auf den Fristablauf hin.

Zügige Antwort auf Kundenfragen

Insgesamt umfasst das Archiv bei CENTA nach 13 Jahren etwa 1,2 Millionen Dokumente. Frank Lurtz, der in der IT-Abteilung für das System verantwortlich ist, sieht den größten Vorteil der IT-Unterstützung darin, Fragen von Kunden schnell und umfassend beantworten zu können: „Kundenzufriedenheit, Betreuungsqualität und damit die Kundenbindung sind deutlich gestiegen.“ Aus Sicht der IT-Abteilung hat sich auch die vollständige Integration in die bestehende IT-Landschaft bewährt. Die Lösung stellt dazu zahlreiche Schnittstellen zur Verfügung, zudem lassen sich auch individuelle Anpassungen der Eingabemasken vornehmen und eigene Eingabedialoge erstellen.

Schrittweise Ausweitung auf Tochterunternehmen

Mitte 2013 arbeiteten etwa 150 Personen mit dem Archivierungssystem. Schrittweise werden nun die zehn Tochterunternehmen in die Lösung integriert. Das Ziel ist, alle Vorgänge innerhalb der Unternehmensgruppe zentral zu archivieren und dezentral zugreifbar zu machen. Dabei kann der Systemanbieter durch seine weltweiten Vertriebspartner vor Ort Service und Support für alle Tochterunternehmen bieten.