Anzeige
Anzeige
Beitrag drucken

Digitaler Workflow

Elektronische Akten im Fertigungsbetrieb

Enterprise Content Management-Systeme bieten sich auch als Werkzeuge an, um Compliance-Anforderungen im Fertigungsumfeld effizient umzusetzen. Daher setzt die CENTA Antriebe Kirschey GmbH zur Verwaltung ihrer Auftragsakten auf eine umfassend integrierte Software-Lösung. Dabei zeigen sich nicht nur bei Fragen der Produkthaftung Vorteile – sondern auch bei der zeitnahen Beantwortung von Kundenanfragen.

Perceptive Software Deutschland GmbH

Für viele Fertigungsungsbetriebe wird es zunehmend wichtiger, Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Die transparente Vergabe von Aufträgen öffentlicher Einrichtungen ist ebenso ein Beispiel wie die Dokumentation von Herstellungsschritten vor dem Hintergrund der Produkthaftung und Mängelrügen. Entscheidend ist dabei, dass diese Abläufe in standardisierte Prozesse eingebettet sind und die Dokumente vollständig revisionssicher archiviert werden können. Unterstützung bei diesen Aufgaben leisten IT-Systeme für Enterprise Content Management (ECM) und Dokumentenmanagement (DMS). Diese Anwendungen sind darauf ausgelegt, Dokumente, Internetinhalte und Informationen von Social Media-Plattformen zu dokumentieren, soweit diese in der Verantwortung des Unternehmens liegen. Darüber hinaus kann die Software zur Standardisierung der Prozesse und Abläufe im Unternehmen beitragen und Informationen dort zur Verfügung stellen, wo sie benötigt werden.

ANZEIGE

Elektronische Dokumente statt ‚Aktentourismus‘

Im Alltag vieler Unternehmen spielen elektronische Akten eine zentrale Rolle. Sie ersetzen Ablage und Archivierung der Originaldokumente in Papier- oder anderer, nicht elektronischer Form. Die elektronische Akte enthält alle Informationen zu einem Vorgang oder Gegenstand gesammelt und digital, sodass Datenzugriff oder -bearbeitung jederzeit per PC erfolgen können. Damit entfällt auch in der Regel eine doppelte Aktenführung, da mehrere Personen Akten und darin enthaltene Dokumente gleichzeitig einsehen und bearbeiten können. Der ‚Aktentourismus‘ von Papierdokumenten durch einzelne Abteilungen lässt sich auf diese Weise genauso vermeiden wie verlegte Dokumente. Um dabei unerwünschte Zugriffe auf Unterlagen zu verhindern, können Archivsysteme die Zugriffe über Berechtigungen regeln. Dies stellt sicher, dass nur berechtigte Mitarbeiter Akten einsehen und Änderungen durchführen können. Revisionssichere Systeme protokollieren zudem jeden Zugriff und jede Änderung eines archivierten Dokuments. Dies ist besonders wichtig, wenn Teams in verschiedenen Werken und Niederlassungen arbeiten.

Produktinformationen zentral vorhalten

Um den spezifischen Anforderungen an Dokumentenverwaltung in der Fertigungsindustrie gerecht zu werden, führt die Perceptive Software Deutschland GmbH (früher Saperion AG) eine DMS-/ECM-Lösung im Portfolio, die angepasste elektronische Akten vorhält. Diese umfassen etwa Dokumente und Informationen für ein Produkt, eine Charge oder einen Produktionsvorgang. Diese Akten sind auf die Struktur und Abläufe in Produktionsunternehmen abgestimmt. Beispiele umfassen etwa Maschinen-, Kunden-, Lieferanten- und Auftragsakten. So können Fertigungsbetriebe auf Basis der Lösung beispielsweise ein erweitertes Qualitätsmanagement aufbauen. Die Archivierung der Produktionsdaten – soweit vorhanden zusammen mit CAD-Daten – hilft hingegen bei der Reklamations- und Garantiebearbeitung, um Herstellungsprozesse durch die Archivierung des ordnungsgemäßen Verlaufs jederzeit nachvollziehbar darstellen zu können. Werden Produktionsdaten dauerhaft und revisionssicher gespeichert, lassen sich Fragen der Produkthaftung letztlich leichter beantworten.

Standardisierte Abläufe zur Fehlervermeidung

Darüber hinaus unterstützt die Software-Suite die Compliance-Anforderungen durch zahlreiche Funktionen, um Arbeitsabläufe zu vereinheitlichen, zu optimieren und zu automatisieren. Diese Prozessunterstützung kann nicht nur die tägliche Arbeit der Sachbearbeiter beschleunigen und erleichtern: Der Rückgriff auf digitale ‚Workflows‘ kann auch zur Fehlervermeidung beitragen und dafür sorgen, dass Vorgänge unternehmensweit einheitlich und damit compliancekonform bearbeitet werden. Dies wiederum wirkt sich vorteilhaft auf Planungs- und Herstellungsprozesse des Unternehmens aus.


Das könnte Sie auch interessieren:

Individuelle Kundenwünsche beeinflussen zunehmend die Produktion. Mit der Verbindung von Verkaufs- und Produktionskonfiguration lässt sich die Komplexität einer variantenreichen Fertigung in den Griff bekommen.‣ weiterlesen

52 Prozent der Unternehmen wollen ihre Ausgaben bezüglich der digitalen Transformation erhöhen. Dies hat der Business-Software-Anbieter IFS in einer Studie ermittelt für die weltweit mehr als 3.032 Führungskräfte befragt wurden.‣ weiterlesen

Die Bekuplast-Unternehmensgruppe produziert Mehrweg-Transportverpackungen aus Kunststoff. Seit 2019 dient ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) von ELO als Grundlage, zentrale Geschäftsprozesse zu automatisieren und mit den IT-Systemen zu verzahnen.‣ weiterlesen

Bosch Rexroth gibt einige Veränderungen in der Geschäftsführung bekannt. Unter anderem tritt Filiz Albrecht die Nachfolge von Christoph Kübel an, der zum Jahresende in den Ruhestand geht.‣ weiterlesen

Der Solution Manager von SAP stand lange im Ruf, nicht das Organisationsgenie unter den Business-Anwendungen zu sein. Doch der Hersteller hat in Version 7.2 viel am Werkzeug verbessert. Der Produzent von Lebensmittelzutaten Döhler hat daher den SolMan von SAP mit dem BPM-Tool Aeneus verknüpft, um die Gestaltung von mehr als 2000 Geschäftsprozessen zentral und nachhaltig zu strukturieren.‣ weiterlesen

In einer weltweiten Studie haben TÜV Rheinland und das Marktforschungsinstitut Ponemon untersucht, wie es um die Cybersicherheit von Industrieanlagen bestellt ist. Demnach ist die Operational Technology besonders gefährdet.‣ weiterlesen

Mit dem stärksten jemals gemessenen Anstieg hat sich der Ifo-Geschäftsklimaindex im Juni im Vergleich zum Vormonat etwas erholt. Er liegt nun bei 86,2 Punkten.‣ weiterlesen

Unternehmenswachstum sorgte bei der Penn GmbH für ein Umdenken in der Unternehmensstrategie. Mit der Implementierung eines Manufacturing Execution Systems wollte man etwa Excel-Listen in der Produktionsplanung ablösen. Mit der MES-Lösung von Proxia gelang es sogar, die Anlagenverfügbarkeit auf fast 100 Prozent zu steigern.‣ weiterlesen

Im vergangenen Jahr haben 76 Prozent der Unternehmen Rechenleistung aus der Cloud in Anspruch genommen. Dies geht aus einer Studie von Bitkom Research im Auftrag von KPMG hervor.‣ weiterlesen

Schneider Electric möchte seine gruppeninternen Kompetenzzentren für Schlüsseltechnologien stärken. Mit einem weiteren Ausbau des Standortes Marktheidenfeld wird dieser Weg nun fortgesetzt.‣ weiterlesen

Die überwiegende Zahl der Maschinenbauer ist zuversichtlich, mittelfristig auf das nominale Umsatzniveau von 2019 zurückzukehren. So lautet die Kernbotschaft der sechsten VDMA-Blitzumfrage zur Corona-Pandemie, an der 658 Unternehmen teilnahmen.‣ weiterlesen

Anzeige
Anzeige
Anzeige