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Digitale Abläufe, klare Strukturen

Gegen die Bürokratie im eigenen Haus

Viel Verwaltungsaufwand in Unternehmen ist die Folge ineffizienter Prozesse. Das oft beklagte Bürokratiemonster ist dann zum großen Teil hausgemacht. Dieser Beitrag liefert fünf Tipps, um unnötiger Bürokratie im Unternehmen vorzubeugen.




Bild: Sage Software GmbH

Dass die Bürokratie als Last wahrgenommen wird, belegt eine Studie von TNS Emnid, die das Software-Unternehmen Sage in Auftrag gegeben hatte. Danach stufen Entscheider von 400 deutschen Unternehmen die Bürokratie als hoch oder sehr hoch ein – mit steigender Tendenz. Beispiele staatlicher Regelung aus der jüngsten Zeit: Die ‚Dokumentationspflicht bei psychischen Gefährdungsbeurteilungen‘ oder die ‚Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff‘. Die Kritik an dieser staatlich initiierten Bürokratie mag berechtigt sein, geht am eigentlichen Problem der Unternehmen jedoch meist vorbei. Den größeren Teil ihrer Bürokratie schaffen sie sich oft selbst – mit komplizierten Urlaubsanträgen, Reisekostenabrechnungen oder Beschaffungsformularen. Vieles deutet darauf hin, dass der von Politikern immer wieder versprochene Bürokratieabbau niemals kommen wird. Umso wichtiger ist es deshalb, dass Unternehmer ihre eigenen Abläufe effizient und flexibel gestalten. So können sie sich auch auf die externe Bürokratie besser einstellen und die durch diese initiierten Belastungen begrenzen.

Dafür müssen sich Unternehmen Klarheit darüber verschaffen, welche Informationen wo in welcher Form vorliegen oder vorliegen sollen. Wer ist der ‚Eigentümer‘ dieser Informationen und was muss mit ihnen passieren? Hier braucht man eindeutige Regelungen. Maßgebliche Quellen von intern verursachter Bürokratie sind mangelnde Transparenz, unnötige Redundanz von Daten und überflüssige Eingabe in ungeeigneter Form. Dadurch kommt es zu unnötigem manuellen Aufwand, verbunden mit Fehlerquellen bei Eingabe und Übermittlung. Für alle Informationen sollte es eine eindeutige Quelle geben. Informationen aus dieser Quelle sind dem Single source of truth-Ansatz zufolge per Definition die ‚Wahrheit‘. Besprechungen auf Basis solcher Informationen gestalten sich effizient, weil man über Inhalte und nicht über die Korrektheit der Daten diskutiert. Die Aufbereitung der Informationen kann ebenso erhebliche Ineffizienzen und Fehlerquellen beinhalten. Paradebeispiele sind Tabellen gepflegt in Powerpoint oder das massenhafte Abtippen von Daten aufgrund fehlender Kenntnis der einschlägigen Hilfsmittel wie Excel. Wer folgende Tipps berücksichtigt, trägt zur Entbürokratisierung bei:

Prozesse digitalisieren

In fast jedem Unternehmen gibt es Prozesse, die nicht digitalisiert sind und die man digital besser lösen könnte. Ein Beispiel: Würden Arbeitspläne digital erstellt, reicht ein Knopfdruck, um mit der Fertigstellung der Produkte die Generierung von Lieferscheinen und Schlussrechnungen im ERP auszulösen. Zettel, Nachfragen und Ablagen entfallen. Wenn digital fortlaufende Auftragsnummern vergeben und alle Informationen in Datenbanken zusammenlaufen, kann selbst bei späteren Reparaturen gesehen werden, welche Komponenten verbaut werden. Eine durchgängige Digitalisierung schafft mehr Zeit und Raum, um sich mit anderen Projekten zu beschäftigen.

Das papierlose Büro schaffen

Viele Unternehmen verschicken ihre Rechnungen nach wie vor per Post, obwohl die elektronische Rechnung laut einer Studie von Deutsche Bank Research im Schnitt 11,60E pro Vorgang spart. Viele Unternehmen versenden pro Monat hunderte, manche sogar über zehntausend Rechnungen postalisch – leicht zu sparendes Geld. Dabei verursachen diese Unternehmen auch bei ihren BtoB-Empfängern Arbeit. Denn dieser muss aus den Papierrechnungen handschriftlich die jeweiligen Beträge in seine Systeme übernehmen. Einfacher wäre es, die Geschäftspartner würden ihre Daten elektronisch per EDI (Electronic Data Interchange) austauschen. Damit ließen sich aus den übermittelten Angebotsdaten des Lieferanten automatisch Aufträge generieren, die der Lieferant per Mausklick in sein ERP übernehmen kann.



Die gesetzlichen Rahmenbedingungen für fertigende Unternehmen sind komplex. Mit straffen Abläufen im eigenen Haus kommen zu den externen Faktoren für diese Komplexität wenigstens keine internen hinzu. Außerdem lassen sich gesetzliche Vorgaben in Betrieben mit klaren Strukturen meist deutlich leichter umsetzen.
Bild: Sage Software GmbH

E-Mails reduzieren

Täglich laufen zahlreiche E-Mails ins Postfach ein. Der Anbieter von Unternehmensanwendungen Sage glaubt daher wenigstens langfristig an ein Ende der E-Mail-Ära. In der Kommunikation mit anderen Unternehmen wird E-Mail noch viele Jahre erhalten bleiben, doch die Mehrzahl der täglich ankommenden Mails sind von Kollegen oder Partnern, mit denen nur ein paar Worte gewechselt werden. Der Austausch, wie er früher an der Kaffeemaschine stattfand, läuft aus vorgeschobenen Effizienzgründen deshalb heute zeitaufwändig über E-Mail. Dabei verursachen E-Mails mehr Aufwand bei geringerem Nutzen. Unternehmen könnten deshalb so etwas wie eine virtuelle Kaffeemaschine einführen. Das sind Kollaborationsplattformen ähnlich wie Facebook oder Whatsapp, über die Teams in Kontakt treten. Dort können abteilungs- oder themenspezifische Gruppen angelegt werden, in denen sich alles Wissenswertes zu einem Thema bündelt lässt.

Mobilität im Alltag

Viele Arbeitnehmer wünschen sich mehr Mobilität im Arbeitsalltag. Das bestätigt die Studie ‚Zukünftige Arbeitswelten‘ von Sage und Smart Research. So wollen Außendienstmitarbeiter unterwegs mittels Smartphone oder Tablet vollen Zugriff auf ihren Schreibtisch haben, 76 Prozent der Befragten sehen das mobile Computing – das zeit- und ortsunabhängige Arbeiten – als Bereicherung an, außerdem erhöhe es die Arbeitseffizienz. Der Arbeitgeber muss die Voraussetzungen schaffen – mit Daten und Prozessen, die durchgängig digitalisiert und über die Cloud aus dem Internet erreichbar sind. Für immer mehr Erfordernisse im Arbeitsalltag gibt es mobile Apps, etwa zur Reisekostenabrechnung oder für den Urlaubsantrag.

Kein Silodenken

Viele Mitarbeiter denken noch in Abteilungen und sperren sich gegen umfassenden unternehmensinternen Wissentransfer. Oft fördern betriebliche Strukturen dieses Denken. Die oben genannten Maßnahmen wie Digitalisierung und Neuordnung von Prozessen können dabei helfen, dieses Denken aufzubrechen. Software kennt keine Abteilungs- und Wissensgrenzen, sondern kann Strukturen schaffen, die an den tatsächlichen betrieblichen Erfordernissen ausgerichtet sind. Ein Beispiel: In einem Unternehmen mit gewerblichen Kunden, das einen Onlineshop betreibt, müssen IT-Abteilung, Buchhaltung, Warenwirtschaft und Produktion zusammenarbeiten, denn sie brauchen dieselben Daten. Oft sind insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen der Auffassung, es sei teuer und aufwendig, solche Strukturen zu schaffen. Und tatsächlich erfordern Maßnahmen wie diese Investitionen in Zeit und Geld. Doch am Ende stehen in der Regel straffere Abläufe, die schnell zur Amortisierung der Investitionen führen.

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