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Elektronische Akten, workflowgesteuerte Prozesse

Digital statt Papier

Eine elektronische Fertigungsakte unterstützt sowohl in der Arbeitsvorbereitung, in der Qualitätssicherung als auch in der Fertigung. So wie bei Neways Electronics Riesa, ein Fertiger elektronischer Bauteile. Die Firma passt die Produktion flexibel an Änderungswünsche der Auftraggeber an.

Bild: Neways Electronics Riesa GmbH & Co. KG

Bild: Neways Electronics Riesa GmbH & Co. KG

Electronic Manufacturing Service ist das Kerngeschäft des ostdeutschen Elektronik-Dienstleisters Neways Electronics Riesa, ehemals BuS Elektronik. Im Kundenauftrag bestückt das zur niederländischen Neways Electronics International Gruppe gehörende Unternehmen nach genau vorgegebenen Spezifikationen Leiterplatten. Zum Angebot der Firma gehören die Materialbeschaffung, das Bestücken, Verlöten, Programmieren und Prüfen der Baugruppen bis hin zum Einbau in das vorgesehene Gehäuse. Die Stückzahlen reichen von eins bis sechs Millionen, wobei die Hauptlosgrößen im mittleren Stückzahlbereich von 100, 1.000 oder 2.000 liegen. Hohe Stückzahlen an Baugruppen fertigt das Unternehmen vor allem für den Automotive-Bereich – meist 100.000 bis zu mehreren Millionen. Bei der Klein- und Mittelserienproduktion gibt es traditionell einen hohen Anteil an manuellen Tätigkeiten in der Fertigung und in der Qualitätskontrolle. An jeder Station innerhalb des Fertigungsprozesses benötigen die Mitarbeiter Zugriff auf die Fertigungsunterlagen.

Abläufe in der Arbeitsvorbereitung

Die Abteilung Arbeitsvorbereitung erstellt bei Neways Electronics Riesa die Fertigungsakten. Zur Anfragenbewertung erhalten die Mitarbeiter vom potenziellen Auftraggeber Stückliste, Bestückungsplan, Stromlaufplan, diverse Prüfanforderungen und weitere produktspezifische Daten. Auf dieser Grundlage erstellen sie eine Kalkulation der Fertigungskosten für die gewünschte Stückzahl. Die Materialkalkulation erfolgt parallel. Ist der Auftrag erteilt, wird zuerst die Stückliste im ERP-System angelegt, damit das Material beschafft werden kann. Anschließend werden produktspezifische Ausrüstungen für die Fertigung bestellt. Wenn alle Unterlagen vorliegen, werden die Dokumente für die Herstellung des Produktes in einer Fertigungsakte zusammengefasst. In der Vergangenheit wurden die Ablaufpläne, Bauanleitungen, Schaltpläne et cetera den Mitarbeitern in der Produktion ausschließlich als Papierdokumente in herkömmlichen Akten zur Verfügung gestellt. Das Medium Papier aber brachte diverse Nachteile mit sich: Die Fertigungsakten benötigten sehr viel Platz für ihre Aufbewahrung in Aktenschränken. Auch bei der manuellen Einsortierung der Unterlagen und ihrer Verteilung in der Produktion wurde Verbesserungspotenzial erkannt. Wenn Kunden Änderungen an den zu bestückenden Leiterplatten wünschen, müssen diese unverzüglich an die Produktion weitergegeben werden, damit sie in der Fertigung so schnell wie möglich berücksichtigt werden können. Bei den Papierdokumenten war dies jedoch nicht immer ohne Zeitverzug möglich.

E-Akten für flexible Produktionssteuerung

Den Anstoß für die Umstellung auf elektronische Akten und workflowgesteuerte Prozesse in der Arbeitsvorbereitung gab die Geschäftsleitung. Die Mitarbeiter der technischen Arbeitsvorbereitung (TAV) hatten darüber berichtet, dass die Qualität der Dokumente nicht immer einwandfrei war, das heißt die Papierkopien waren zum Teil nur schwer lesbar. Komplexe Baupläne mit der Positionierung der Bauteile auf einer Leiterplatte wurden beispielsweise auf DIN A 3 ausgedruckt. Durch die geringe Strichstärke waren Bauteilreferenzen und -polungen darin manchmal nur schwer zu erkennen. „Wir haben uns dann damit beholfen, komplexe Zeichnungen in einzelne Ausschnitte aufzuteilen, um alle Details genau erkennen zu können. Aber irgendwann ist das auf Papier nicht mehr machbar“, berichtet Falk Müller, Leiter der Arbeitsvorbereitung. Aus diesem Grund drängte auch die TAV auf eine elektronische Lösung, die ohne Papier auskommt. Kriterien für die Auswahl eines geeigneten ECM-Systems waren unter anderem Mehrsprachigkeit, moderne Bedienoberfläche, gute Usability und umfassende Parametrisierungsmöglichkeiten, beispielsweise bei der Definition von Berechtigungen und Workflows. Neways Electronics Riesa entschied sich für die integrierte ECM- und BPM-Software Doxis4 von SER. Die Kombination aus ECM- und BPM-Funktionen auf einer technologischen Plattform ermöglicht eine qualitätsgesicherte, Workflow-gesteuerte Arbeitsvorbereitung sowie die Bereitstellung der elektronischen Fertigungsakten für die Produktion und ihre zeitnahe Aktualisierung. Der Workflow steuert den gesamten Prozess, von der Erstellung und Änderung der Dokumente durch die Mitarbeiter der Arbeitsvorbereitung, über die Prüfung und Freigabe der Unterlagen durch die Qualitätssicherung (QS) und den Leiter der Arbeitsvorbereitung, bis hin zur Veröffentlichung der Unterlagen in der Fertigung.

Prozess startet in der Arbeitsvorbereitung

Der Prozess beginnt beim TAV-Mitarbeiter. Er legt eine neue elektronische Fertigungsakte im System an, die einzelnen Dokumente werden mithilfe von Dokumentvorlagen erstellt und in der E-Akte abgelegt. Daraufhin wird der Workflow gestartet und die E-Akte an die Qualitätssicherung-Abteilung weitergeleitet. Diese kontrolliert alle Dokumente, erstellt Prüfpläne und gibt den Vorgang über den Workflow zur Korrektur gegebenenfalls wieder an die TAV zurück. Wenn alles geprüft ist, sendet die Qualitätssicherung die E-Akte zur Freigabe an den Leiter der Abteilung TAV. Er gibt die Akte im System frei und sofort wird diese auf den Terminals in der Produktion für die Fertigungsmitarbeiter sichtbar. Die Erstellung und Veröffentlichung der Fertigungsakten mit dem ECM-System vereinfacht und beschleunigt den gesamten Prozess der Dokumentenlenkung und -verteilung. Anstatt wie früher die Fertigungsdokumente auszudrucken und in Aktenordnern abzuheften, speichert das System diese in elektronischen Fertigungsakten. An den mit PCs ausgestatteten Arbeitsplätzen in der Produktion können sich die Produktionsmitarbeiter Ablaufpläne, Stücklisten, Stromlaufpläne und die dazugehörenden Arbeitsanweisungen in den elektronischen Fertigungsunterlagen direkt am Bildschirm ansehen.


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