Integrierte Methoden

Die Digitalisierung
der Zusammenarbeit

Trends wie Industrie 4.0 oder Internet of Things stehen bei den Unternehmen aktuell hoch im Kurs. Doch während viel getan wird um Produktionsabläufe zu digitalisieren, bleiben wichtige Teile der Wertschöpfungskette häufig vernachlässigt. In Jahresgesprächen des IT-Hauses Axians IT Solutions mit 40 Unternehmen aus seinem Kundenkreis gaben 65 Prozent an, dass sie entscheidende und übergreifende Digitalisierungsziele derzeit nicht erreichen. Dazu gehören die Steigerung der Arbeitsproduktivität und Innovationskraft.

Bild: Axians IT Solutions

Unter dem massiven globalen Wettbewerb stehen bewährte Geschäftsmodelle der deutschen Industrie plötzlich infrage. Die Innovationskraft eines Unternehmens entscheidet heute über dessen Marktstellung und muss langfristig gewährleistet werden. Nach einer Untersuchung des American Enterprise Institut gehören nur elf Prozent der Top 500 US-Unternehmen der fünfziger Jahre heute noch in diesen Kreis. 89 Prozent sind ganz vom Markt verschwunden oder weiter nach hinten zurückgefallen. Ähnliche Erosionsprozesse gibt es auch in Deutschland, beispielsweise in Branchen wie dem Druckgewerbe oder bei Automobilzulieferern. Digitalisierung findet hier nach den Angaben der Unternehmen noch nicht gezielt genug oder gar nicht statt. Die Unternehmen selbst wünschten sich in der Befragung häufig ganzheitliche Methoden, die neben der erfolgreichen Digitalisierung der Produktionsprozesse auch die Produktivität am Arbeitsplatz und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit verbessern.

Die Realität: Digitale Inseln

Datei-Austauschplattformen, Chats, mobile Apps und Videoconferencing-Dienste haben sich längst etabliert und die private Kommunikation stark erleichtert. Im Zuge der Digitalisierung gelangen ähnliche Systeme jetzt auch in Unternehmen. Aus gutem Grund: Wie die Studie ‚Enterprise Mobility in Deutschland‘ der IDG belegt, nutzen immer mehr Mitarbeiter Chats, Onlinemeetings oder Plattformen und beeinflussen so die Arbeitsweise in Büro und Werkhalle. Durch den ungesteuerten Gebrauch unterschiedlicher Kommunikationsmittel befinden sich nicht alle Abteilungen oder Mitarbeiter auf dem gleichen Informationsstand. Die Folgen daraus können Fehlentscheidungen auf Basis von falschen Informationen oder unterschiedlichen Kommunikationsorten im Backoffice und in der Produktion sein. Solche ‚Wissensinseln‘ führen schnell zu Prozess- und Projektbrüchen. Deshalb muss die interne Vernetzung noch effizienter, durchgehend digitaler und flexibler gestaltet werden. Auch die Zusammenarbeit mit Partnerunternehmen, beispielsweise Zuliefer- und Fertigungsunternehmen in Fernost oder mit Entwicklern in Near- oder Offshore-Regionen muss angepasst werden. Eine harmonisierte und flächendeckende Digitalisierung aller wertschöpfenden Abteilungen ist zunehmend ein entscheidender Wettbewerbsfaktor.

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Ziel: Durchgängige Nutzung

Um ein Qualitätsmanagement-Team mit vielen Papierdokumenten und Messwerkzeugen zu einer durchgängigen Nutzung digitaler Plattformen im Unternehmen zu bewegen, braucht es mehr als ein neues Portal. Nur wenn man bereits in der Planung sowohl technische als auch organisatorische Faktoren berücksichtigt, lassen sich zögerliche Anwender überzeugen. Es gilt herauszufinden, welche integrierte Lösung die Mitarbeiter verschiedener Abteilungen in ihren Arbeitsprozessen und Übergabepunkten am besten unterstützt und daher am ehesten akzeptiert und genutzt wird. Zu viele einzelne Plattformen oder eine undurchsichtige Navigation führen dazu, dass Mitarbeiter schnell die Lust verlieren und das System meiden. Neben Integration und Prozessorientierung sollte sich jedes Produktionsunternehmen zunächst mit dem Nutzen befassen, der durch eine Digitalisierungsstrategie erreicht werden soll. Um diesen langfristig messbar zu machen, braucht es eine Maßzahl. Verfahren reichen von klassischen Produktivitätsmessungen, TCO-Betrachtungen hin zum ‚Business Productivity Index‘ (BPI) von Axians IT Solutions: Er ermittelt anhand von sechs Faktoren (Innovation, Collaboration, Prozesse, Mobilität, Organisation und Business Intelligence), welche digitalen Potentiale innerhalb der Wertschöpfungskette bestehen. Zudem werden konkrete Maßnahmen aufgezeigt, wie die Unternehmensführung diese Chancen in die Gesamtstrategie einbetten kann.

Business Productivity Index

Eine gute Möglichkeit, um die Ausgangslage zu ermitteln, ist ein spezieller Workshop. Dabei bewerten Mitarbeiter verschiedener Fachbereiche unternehmensinterne Prozesse und Informationen – schnell entsteht ein Bild der Ist-Situation: Wie lange dauern Herstellungs- oder Bearbeitungsprozesse? An welchen Stellen, beziehungsweise in welchen Abteilungen dauern Entscheidungsprozesse zu lange? Was sind die Ursachen? Wo gibt es Medienbrüche? Welche Abteilungen tauschen noch Dokumente per E-Mail aus, statt ein zentrales Dokumentenmanagement-System zu nutzen? Die gewonnenen Informationen dienen dazu, gezielte Handlungsempfehlungen zur Optimierung von Abläufen zu entwickeln. So wird ermittelt, welche funktionalen und Design-Eigenschaften der digitale Arbeitsplatz eines Ingenieurs in der Automobilindustrie haben muss. Oder wie ein Aufzugstechniker bei einem Wartungsfall schnell die richtigen Ersatzteile bestellen kann, der Lieferprozess automatisiert wird und das Ersatzteil schon vor Ort ist, wenn der Techniker eintrifft. Aus dem Abgleich der abgefragten Informationen mit den Vorstellungen des Unternehmens wird generell eine Ist-Soll-Analyse des Business Productivity Index (BPI) abgeleitet. Diese beinhaltet präzise Werte und zeigt auf, ob Ziele wie Prozessinnovation, Zusammenarbeit, Produktivitätssteigerungen oder Einsparungen erreicht wurden.

Schwarz auf weiß

Das lässt sich konkretisieren: Ein beispielhaftes Fertigungsunternehmen bearbeitet jährlich bis zu 12.000 Aufträge. Für den Prozess der Zusammenstellung aller benötigten Materialien und Bauteile sind die Mitarbeiter des Shop Floors circa 6.000 Stunden beschäftigt. Mit dem Einsatz integrierter Kollaborations-Plattformen und der Optimierung der Zusammenarbeit ließe sich dieser Wert um drei Viertel reduzieren. Die so eingesparten 4.500 Arbeitsstunden entsprechen zwei Arbeitskräften – Ressourcen, die nun für höherwertige Projekte eingesetzt werden. Der Nutzen effizienter Zusammenarbeit lässt sich also konkret beziffern.

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Beispiel: Bantleon

So hat sich auch Bantleon, ein Produktions- und Dienstleistungsunternehmen für Industrieschmierstoffe, für ein integriertes Digital-Workplace-Konzept entschieden. Hilfe bei Auswahl und Implementierung kam von dem unabhängigen IT-Dienstleister Axians IT Solutions. Laut Rainer Janz, Bereichsleiter Produktmanagement bei Bantleon, hilft das abteilungsübergreifend eingeführte Office 365 dabei, die Reibungsverluste zwischen den einzelnen Schnittstellen in den Abteilungen zu reduzieren. Die Vorzüge zeigten sich vor allem bei der Bearbeitung dringender Anfragen, die mit sehr kurzer Lieferzeit und damit hohem Kommunikationsaufwand einhergehen. Durch die Integration von Office 365 haben Mitarbeiter nun auch Zugriff auf Ihre Daten, wenn sie nicht im Büro sind, sondern beispielsweise beim Kunden vor Ort. „Der Außendienstmitarbeiter kann ad hoc Aufträge eingeben, die im besten Fall bereits eine Stunde später in der Logistik aufschlagen – das war früher nicht denkbar.“ berichtet Janz. „Um solch positive Effekte zu erlangen, ist es unabdingbar mit einem innovativen Dienstleister zusammen zu arbeiten. Denn nur der Einsatz innovativer IT schlägt sich positiv auf die gesamte Wertschöpfungskette nieder.“

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