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6.000 Mitarbeiter kaufen ein

Dezentraler Bezug mit
guten Konditionen

Die IFM Electronic GmbH optimiert mit einem eProcurement-System ihren Einkauf. Nun will der Anbieter von Automatisierungstechnik die eingesetzte Anwendung Pool4Tool vom gleichnamigen Softwarehersteller um ein System ergänzen. Damit sollen alle 6.000 Mitarbeiter ihre Bedarfe selbstständig anfordern und verfolgen können. Das Ziel ist es, indirektes Material günstiger einzukaufen als zuvor.

Bild: IFM Electronic GmbH

Bild: IFM Electronic GmbH

Seit der Firmengründung im Jahr 1969 entwickelt, produziert und vertreibt die IFM-Unternehmensgruppe weltweit Sensoren, Steuerungen und Systeme für die industrielle Automatisierung im Bereich der Automotive-, Stahl- und Metall- sowie der Lebensmittelbranche. Starkes Wachstum und globale Aktivitäten bedeuten für das Unternehmen, bei seinem Streben nach mehr Produktivität und Effizienz die Abläufen laufend zu verbessern. Das Ideal ist dabei, die Flexibilität eines Kleinunternehmens mit der Professionalität eines Konzerns zu kombinieren. Der Einkauf der GmbH beschäftigt sich schon lange mit der Modernisierung und Digitalisierung seiner Einkaufsprozesse. Langjähriger IT-Partner in diesem Feld ist die Firma Pool4Tool. Ursprünglich wurde die gleichnamige Einkaufslösung für Beschaffung und Ausschreibungen (RFQs) von Produktionsmaterial eingesetzt. Der nächste Schritt war der Ausbau des strategischen Lieferantenmanagements mit der Software. Der Registrierungsprozess für die jährlich 150 Lieferantenbewerbungen läuft heute standardisiert ab und die rund 450 freigegebenen Serienlieferanten steuert Ifm über ihre Supplier Relationsship Management-Lösung (SRM).

Am Limit durch das Wachstum

Für die Beschaffung von C-Teilen setzte der Automatisierer schon sehr früh eine externe Beschaffungsplattform ein. „Der indirekte Einkauf war mit seinen gut organisierten und automatisierten Prozessen dem direkten Einkauf einen Schritt voraus. Durch die Nutzung eines Katalogmanagement-Tools galt er intern als Vorreiter für digitale Einkaufsprozesse“, schildert Leo Grenz, zuständig für Organisationsprojekte im Einkauf. Jedoch war der Verhandlungsspielraum für die Preise sehr eng, da zwischen dem Sensorspezialisten und seinen Lieferanten die externe Plattform geschaltet war. Auch die Auswahl der Kataloganbieter lag nicht in der Hand von IFM. Ab einem gewissen Punkt brachte das Unternehmenswachstum die bis dahin eingesetzte Kataloglösung an ihre Grenzen. Die Größe und die Vielfalt an Prozessen konnten nicht mehr abgebildet werden. Im Jahr 2013 fand eine unternehmensweite Umstellung auf SAP ERP statt, wodurch der Unternehmensgruppe ein kommunikatives System mit EDI-Schnittstellen und flexibleren Funktionen zur Verfügung stand. Die Entscheidung für ein eigenes eProcurement-Tool, welches ERP-integriert funktioniert und kompatibel zu den anderen Systemen im Unternehmen ist, war der nächste Schritt.

Preise und Aufwand im Griff

Durch die Erweiterung der Einkaufslösung um Pure eProcurement soll der Unternehmensgruppe in Zukunft ein eigenes Katalogmanagement zur Verfügung stehen, das mit bereits in der Lösung abgebildeten Prozessen verknüpft ist. Die Preisverhandlungen und die Auswahl der Kataloganbieter können dann ohne Einschränkungen verlaufen. Auch Produkte, die in keinem Katalog aufgeführt werden, lassen sich dann über das System beziehen. Früher mussten solche Bedarfsanforderungen (Banfen) manuell vom Einkauf bearbeitet werden: ein zeitintensiver und fehleranfälliger Vorgang. In Zukunft wird eine sogenannte Freitext-Banf einen automatisierten Workflow auslösen, der für die Überführung der Bedarfsanforderung in eine Bestellung sorgt. Für den Einkauf sind so keine manuellen Schritte mehr notwendig. „Wir wollten ein eProcurement-Tool, das für unsere Lieferanten kostenlos ist und uns flexibler macht“, sagt Grenz.

Transparenz auf Knopfdruck

Neben der verkürzten Bearbeitungszeit verschafft die Einkaufslösung ihren Anwendern auch einen besseren Überblick über die Abläufe: Jeder User kann seine Banf, nachdem er sie angelegt hat, im System verfolgen und Details auf Knopfdruck abrufen. Ohne auf ein fremdes System zugreifen oder Dritte kontaktieren zu müssen, können Anwender den Genehmigungsstatus einsehen. Er weiß, wann die Banf in eine Bestellung überführt wurde und kennt die entsprechende Auftragsbestätigungsnummer. Ist der Lieferant über eine EDI-Schnittstelle angebunden, kann der Anforderer den Status seiner Bestellung beim Lieferanten einsehen. Als zusätzliche Erleichterung der User hat sich IFM für die Single Sign On-Funktion (SSO) entschieden. Durch diese Funktion müssen Anwender beim Wechsel in ein Sub-System Zugangsdaten nicht erneut eingeben. „SSO haben wir bewusst gewählt, da der Großteil der 1.000 erwarteten User nicht permanent mit dem Tool arbeiten wird“, erläutert Grenz. „Wir möchten dadurch mögliche Anmeldeschwierigkeiten vermeiden, sodass die Kollegen unmittelbar mit der eProcurement-Plattform arbeiten und davon profitieren können.“

Besuche vor Ort

Aktuell läuft der unternehmensweite Rollout der Einkaufslösung. Nach und nach werden die Standorte an die Lösung angebunden. Um alle Mitarbeiter anzuregen, das System zu nutzen, stellt der Einkauf den einzelnen Fachabteilungen die Vorteile der Lösung bei Vor-Ort-Besuchen vor. Dabei wird ermittelt, wie viele Personen pro Abteilung die Lösung tatsächlich nutzen werden. Für die nominierten Anwender sind einmalig Stammdaten in das System einzupflegen und die Genehmigungsworkflows zu erstellen. Um die User noch vor der Umstellung an die Lösung heranzuführen, werden sie vom Einkauf geschult. Gerade bei einer Software, die von so vielen Nutzern bedient wird, kommt es auf die Handhabung des Tools an. „Es muss einfach, transparent und selbsterklärend sein“, sagt Leo Grenz.


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