Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Beitrag drucken

Digitales Vertragsmanagement

Den einheitlichen Informationsstandard sichern

Lösungen für das digitale Vertragsmanagement helfen dabei, Fristen im Blick zu behalten und effizient mit Lieferanten zusammenzuarbeiten. Roboterhersteller Kuka setzt dabei auf Extended ECM vom Softwarehersteller Opentext.

Bild: Opentext Software GmbH

Bild: Opentext Software GmbH

Versäumte Kündigungsfristen, abgelaufene Wartungsverträge, nicht kommunizierte Änderungen bei den Zahlungskonditionen – Verträge auf Papier können Prozesse behindern und am Ende sogar Geld kosten. Aus diesem Grund hat Kuka Roboter auf ein digitales Vertragsmanagement auf Basis von Opentext Extended ECM for SAP Solutions umgestellt.

Agieren statt reagieren

„Unsere Aufgabe im strategischen Einkauf ist es, Verträge und Vereinbarungen mit Lieferanten aktiv zu bewirtschaften“, sagt Sabine Knecht, Head of Indirect Material bei der Kuka Roboter GmbH, Initiatorin und Leiterin des Vertragsmanagement-Projekts. „Vor allem dann, wenn zum Beispiel Wartungsverträge kurzfristig verlängert werden müssen, ist eine schnelle Reaktionsfähigkeit und eine gute Übersicht sehr wertvoll.“ Solche Fälle sind für ein Unternehmen mit Tausenden von Lieferanten nichts Ungewöhnliches. Seit März 2015 kann Kuka souverän mit einer derartigen Situation umgehen. Denn seither nutzen der direkte und indirekte Einkauf von Kuka das digitale Vertragsmanagement. Nach nur wenigen Monaten pflegen die aktuell rund 30 Anwender bereits über 13.000 Verträge und Vereinbarungen in digitalen Vertragsakten. Diese enthalten in der Regel pro Kunde mehrere Dokumente wie Rahmenverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen oder Zahlungskonditionen.

Verträge schnell finden

Sobald ein Vertrag digitalisiert ist, legt der dafür verantwortliche Mitarbeiter eine digitale Akte in der Opentext-Lösung an und ordnet dieser das Dokument zu. Dabei setzen sich die Einkäufer anhand der darin enthaltenen Fristen zum Beispiel zu Kündigungen oder Neuverhandlungen Alarme, die das System automatisch bei Fälligkeit per E-Mail meldet. Gleichzeitig werden die Zahlungskonditionen zum Beispiel zu Fristen und Höhe der gewährten Skonti in die Stammdaten der Lieferanten im führenden SAP-System übernommen. „Das System vergisst nichts. Außerdem kann ich mir persönliche Alarme setzen, die von den im Vertrag vorgesehenen Fristen abweichen. So habe ich keinen Zeitdruck und bin dadurch in einer besseren Verhandlungsposition“, erläutert Sabine Knecht. Fast noch wichtiger als Fristen ist bei einem aktiven Vertragsmanagement jedoch die Transparenz. So lassen sich mit der Lösung die Verträge beliebig filtern. „Ich kann mir auf Knopfdruck zum Beispiel alle Miet-, Leasing- oder Beraterverträge anzeigen lassen, analysieren und miteinander vergleichen. Das ist aktives Lieferantenmanagement. Und dank der Volltextsuche finde ich Verträge, wenn ich sie brauche – in maximal 30 Sekunden statt wie vor der Einführung der Lösung in 30 Minuten“, sagt Knecht.

Automatisch informieren

Mit der Lösung stellt Kuka zudem einen unternehmensweit einheitlichen Informationsstand sicher – zukünftig auch international. Denn bis 2016/17 werden zusätzlich die Einkaufsabteilungen in Ungarn und China sowie Kuka Industries und Swisslog mit der Lösung arbeiten. Die Anbindung weiterer Abteilungen wie Vertrieb, Service oder Gebrauchtroboter, die von Anfang an in das Projekt eingebunden waren, ist bereits in Arbeit oder Vorbereitung. Für Kuka ist die hohe Integrationsfähigkeit des digitalen Vertragsmanagements mit mehreren SAP-Systemen wichtig. So kann die Vertragsdatenqualität und die durchgängige Dokumentation im strategischen und operativen Einkauf durch gesicherte SAP-Stammdaten und einheitliche elektronische Lieferanten- und Vertragsakten sichergestellt werden. Gleichzeitig ist die einfache SAP-unabhängige Bedienung über Webbrowser oder E-Mail-Client ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Akzeptanz durch die Anwender. Während der Einkauf am Stammsitz in Augsburg direkt mit dem Opentext-Vertragsmanagement im Webbrowser arbeitet, greifen die Buchhalter direkt über das SAP-GUI auf die Verträge zu. So können die Anwender in der von ihnen bevorzugten Anwendung die Verträge schnell und einfach wiederfinden. „In Zukunft werden wir von der zentralen Vertragsmanagementlösung auch international profitieren“, freut sich Sabine Knecht. „Alle Kollegen im operativen Einkauf wie in der Buchhaltung sind dann stets auf dem aktuellen Stand, was Vertragsinformationen betrifft. Nach- und Rückfragen entfallen.“ Besonders beim internationalen Rollout profitiert Kuka von dem detaillierten Berechtigungskonzept der Lösung. So bekommen manche Einkaufsabteilungen nur Leserechte, während der Zugriff auf wettbewerbsrelevante Informationen dem strategischen Einkauf vorbehalten bleibt.


Das könnte Sie auch interessieren:

Artschwager und Kohl hat die Standardsoftware MIRconnect auf den Markt gebracht. Nach Installation und Konfiguration soll der Konnektor einsatzfähig sein.‣ weiterlesen

Selbst kleinere Betriebe rationalisieren ihre Abläufe immer häufiger mit leistungsfähigen ERP-Lösungen. Die Anforderungen an diese Systeme unterscheiden sich zwar je nach Ausrichtung und Branche teils deutlich. Aber die Maßnahmen, um den Erfolg der Einführung abzusichern, bleiben gleich. Marco Mancuso von der SOU AG schildert, welche das sind.‣ weiterlesen

Jeden Tag produzieren unzählige Fertigungen ihre Bauteile mit dem modularen Montagesystem MMS von Kemmler + Riehle. Weiterentwickelt wird das Profilsystem mit dem CAD-System PTC Creo Elements/Direct. Mit der Datenverwaltung Phoenix/PDM von Orcon stehen jedem Nutzer 3D-Daten zur Verfügung.‣ weiterlesen

Die Sievers-Group stellt auf der Logimat 2020 neue Module zur softwaregestützten Lagerlogistik vor. In Halle 8 an Stand B62 können sich Messebesucher etwa SNC/Mobile für eine mobile und papierlose Ausführung von Arbeitsschritten anschauen.‣ weiterlesen

Die Simulationsexperten von SimPlan fahren mit dem neuen Tool 'CAD Is The Model' zur Logimat (Halle 8, Stand B06). Damit können sogenannte 'Aspects' zur Beschreibung des Verhaltens einer Anlagenkomponente wie Maschinen, Roboter oder Handlingssysteme bereits im CAD-System definiert und an die Simulationssoftware übergeben werden.‣ weiterlesen

Bis vor ein paar Jahren waren Fahrerlose Transportsysteme (FTS) nur in Lagern, Automobilmontagewerken und anderen Betrieben mit großer Grundfläche zu finden. Doch nach einigen technologischen Innovationen sind die Systeme zunehmend auch für kleine und mittlere Unternehmen interessant. Ein Überblick.‣ weiterlesen

Noch sind viele technisch-wissenschaftliche und gesellschaftliche Fragen zu autonomen Systemen offen. Einen Beitrag zum Diskurs leistet die Reihe 'Künstliche Intelligenz und autonome Systeme' der VDI/VDE-Gesellschaft Mess- und Automatisierungstechnik. Diesmal befragt die Arbeitsgemeinschaft 'Autonome Systeme' Dr. Christine Maul und Professor Klaus Dieter Sommer dazu, wie nachvollziehbar sich ein autonomens System verhalten sollte.‣ weiterlesen

Die PSI Logistics GmbH aus Berlin präsentiert auf der Logimat in Halle 8, Stand D70 erstmals die PSI Logistics Suite im Release 2020.‣ weiterlesen

Stäubli WFT präsentiert auf der Logimat in Halle 7, Stand C09 die Transportlösung WFTFL. Hinter dem Kürzel verbirgt sich ein automatisiert fahrender, kompakter Gegengewichtsstapler zur automatisierten Materialversorgung.‣ weiterlesen

Inform zeigt auf der Logimat die junge Plattform SyncroSupply Central. Die Lösung soll als Entscheidungsintelligenz für die Transportlogistik dienen.‣ weiterlesen

Sprachsteuerung kann bei der Bedienung einer Maschine oder eines Computers nützlich sein, wenn beispielsweise keine Hand frei ist. Dabei ist zwischen Online- und Offline-Geräten zu unterscheiden. Letztere bieten den Vorteil, dass sie auch ohne Netzabdeckung funktionieren.‣ weiterlesen

Anzeige
Anzeige
Anzeige