Digitales Vertragsmanagement

Den einheitlichen Informationsstandard sichern

Lösungen für das digitale Vertragsmanagement helfen dabei, Fristen im Blick zu behalten und effizient mit Lieferanten zusammenzuarbeiten. Roboterhersteller Kuka setzt dabei auf Extended ECM vom Softwarehersteller Opentext.

Bild: Opentext Software GmbH

Versäumte Kündigungsfristen, abgelaufene Wartungsverträge, nicht kommunizierte Änderungen bei den Zahlungskonditionen – Verträge auf Papier können Prozesse behindern und am Ende sogar Geld kosten. Aus diesem Grund hat Kuka Roboter auf ein digitales Vertragsmanagement auf Basis von Opentext Extended ECM for SAP Solutions umgestellt.

Agieren statt reagieren

„Unsere Aufgabe im strategischen Einkauf ist es, Verträge und Vereinbarungen mit Lieferanten aktiv zu bewirtschaften“, sagt Sabine Knecht, Head of Indirect Material bei der Kuka Roboter GmbH, Initiatorin und Leiterin des Vertragsmanagement-Projekts. „Vor allem dann, wenn zum Beispiel Wartungsverträge kurzfristig verlängert werden müssen, ist eine schnelle Reaktionsfähigkeit und eine gute Übersicht sehr wertvoll.“ Solche Fälle sind für ein Unternehmen mit Tausenden von Lieferanten nichts Ungewöhnliches. Seit März 2015 kann Kuka souverän mit einer derartigen Situation umgehen. Denn seither nutzen der direkte und indirekte Einkauf von Kuka das digitale Vertragsmanagement. Nach nur wenigen Monaten pflegen die aktuell rund 30 Anwender bereits über 13.000 Verträge und Vereinbarungen in digitalen Vertragsakten. Diese enthalten in der Regel pro Kunde mehrere Dokumente wie Rahmenverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen oder Zahlungskonditionen.

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Verträge schnell finden

Sobald ein Vertrag digitalisiert ist, legt der dafür verantwortliche Mitarbeiter eine digitale Akte in der Opentext-Lösung an und ordnet dieser das Dokument zu. Dabei setzen sich die Einkäufer anhand der darin enthaltenen Fristen zum Beispiel zu Kündigungen oder Neuverhandlungen Alarme, die das System automatisch bei Fälligkeit per E-Mail meldet. Gleichzeitig werden die Zahlungskonditionen zum Beispiel zu Fristen und Höhe der gewährten Skonti in die Stammdaten der Lieferanten im führenden SAP-System übernommen. „Das System vergisst nichts. Außerdem kann ich mir persönliche Alarme setzen, die von den im Vertrag vorgesehenen Fristen abweichen. So habe ich keinen Zeitdruck und bin dadurch in einer besseren Verhandlungsposition“, erläutert Sabine Knecht. Fast noch wichtiger als Fristen ist bei einem aktiven Vertragsmanagement jedoch die Transparenz. So lassen sich mit der Lösung die Verträge beliebig filtern. „Ich kann mir auf Knopfdruck zum Beispiel alle Miet-, Leasing- oder Beraterverträge anzeigen lassen, analysieren und miteinander vergleichen. Das ist aktives Lieferantenmanagement. Und dank der Volltextsuche finde ich Verträge, wenn ich sie brauche – in maximal 30 Sekunden statt wie vor der Einführung der Lösung in 30 Minuten“, sagt Knecht.

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Automatisch informieren

Mit der Lösung stellt Kuka zudem einen unternehmensweit einheitlichen Informationsstand sicher – zukünftig auch international. Denn bis 2016/17 werden zusätzlich die Einkaufsabteilungen in Ungarn und China sowie Kuka Industries und Swisslog mit der Lösung arbeiten. Die Anbindung weiterer Abteilungen wie Vertrieb, Service oder Gebrauchtroboter, die von Anfang an in das Projekt eingebunden waren, ist bereits in Arbeit oder Vorbereitung. Für Kuka ist die hohe Integrationsfähigkeit des digitalen Vertragsmanagements mit mehreren SAP-Systemen wichtig. So kann die Vertragsdatenqualität und die durchgängige Dokumentation im strategischen und operativen Einkauf durch gesicherte SAP-Stammdaten und einheitliche elektronische Lieferanten- und Vertragsakten sichergestellt werden. Gleichzeitig ist die einfache SAP-unabhängige Bedienung über Webbrowser oder E-Mail-Client ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Akzeptanz durch die Anwender. Während der Einkauf am Stammsitz in Augsburg direkt mit dem Opentext-Vertragsmanagement im Webbrowser arbeitet, greifen die Buchhalter direkt über das SAP-GUI auf die Verträge zu. So können die Anwender in der von ihnen bevorzugten Anwendung die Verträge schnell und einfach wiederfinden. „In Zukunft werden wir von der zentralen Vertragsmanagementlösung auch international profitieren“, freut sich Sabine Knecht. „Alle Kollegen im operativen Einkauf wie in der Buchhaltung sind dann stets auf dem aktuellen Stand, was Vertragsinformationen betrifft. Nach- und Rückfragen entfallen.“ Besonders beim internationalen Rollout profitiert Kuka von dem detaillierten Berechtigungskonzept der Lösung. So bekommen manche Einkaufsabteilungen nur Leserechte, während der Zugriff auf wettbewerbsrelevante Informationen dem strategischen Einkauf vorbehalten bleibt.

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