Engine4.Service-Einführung bei Butzbach Industrietore

Den Außendienst im Blick

Butzbach Industrietore verwaltet seinen Außendienst mit einer webbasierten Software, die Disposition und Einsatzplanung, Zeiterfassung und Materialbeschaffung sowie die Reisekostenabrechnung abbildet – mit positiven Effekten auch für den für Innendienst.

(Bild: Mobile Function GmbH / Butzbach Industrietore)

Butzbach Industrietore bietet von der Planung über Konstruktion, Montage und Inbetriebnahme bis hin zu Service, Reparatur und Wartung von Toren alles aus einer Hand. Das Familienunternehmen ist in der mittlerweile dritten Generation und beschäftigt rund 270 Mitarbeiter. Der Hauptsitz liegt im bayerischen Kellmünz, außerdem hat Butzbach Standorte in Unterroth und in Tschechien. Für die Verwaltung seines Außendienstes nutzt Butzbach die Field Service Management-System Engine4.Service von Mobile Function aus Villingen-Schwenningen. Die Software ist seit April 2021 im Einsatz und wird stetig erweitert.

Zu viel Papier

Für den Torbauer arbeiten deutschlandweit rund 40 Techniker und 10 Monteure. Vor der Einführung der Mobile Fuction-Software erfolgte die Dokumentation ihrer Tätigkeiten, etwa Wartungs- und Kundendienstberichte, auf Papier. Für die Monteure ein zeitaufwendiger Prozess. Auch die Zeiterfassung erfolgte händisch und wurde wöchentlich gemeldet. Bis alle Dokumente für eine Rechnung oder ein Angebot vorlagen, vergingen oft mehrere Wochen. Ein weiterer Faktor war die Materialverwaltung der Servicefahrzeuge, denn auch die Nachbestellung von verbrauchtem Material erfolgte händisch. Eine richtige Bestandsführung gab es nicht, lediglich regelmäßige Inventuren durch die Techniker. Und auch im Kundenkontakt arbeiteten die Techniker mit Papierbögen und analogen Unterschriften. Butzbach suchte deswegen nach einer Software für den Außendienst, um sowohl die eigenen Prozesse und die Materialbereitstellung zu vereinfachen und die Bearbeitungszeiten zu verkürzen, als auch um die Außenwirkung zu verbessern und sich als modernes Unternehmen zu präsentieren.

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Die Auswahl

Durch den Schritt zu einem neuen System erhoffte sich Butzbach digitales Arbeiten, einen sauberen Belegfluss und nachvollziehbare Abläufe. Belege sollten digital abrufbar sein, um etwa bei Rückfragen schnell reagieren zu können. Auch die Anbindung zu SAP war für den Torbauer wichtig. Darüber hinaus sollte die Auftragsdisposition vereinfacht werden. Aus mehreren Vorschlägen wählte Butzbach Mobile Function. „Mobile Function konnte all unsere Anforderungen abdecken“, schildert Kevin Losert, Bereichsleiter Service Montage bei Butzbach.

Die Implementierung

Für die Implementierung stellte Butzbach ein Projektteam mit Mitgliedern aus den Bereichen Material, Logistik, Service, Disposition, Innendienst und IT zusammen. Die Beteiligten setzten einen Projektplan auf, wobei die SAP-Anbindung, der Aufbau einer Schnittstelle zur Datenübertragung und die Erkennung von Fehlern, die wichtigsten Schritte waren. Die Implementierung war ein Wechsel aus diversen Testphasen, neuen Anpassungs- und Erweiterungswünschen bis hin zum Roll-out in mehreren Bereichen. „Das Grundkonstrukt hat Mobile Function schnell und direkt geliefert,“ sagt Tobias Barton, Bereichsleiter Einkauf, Materialwirtschaft, Logistik bei Butzbach. Die Zusammenarbeit während der Implementierung war gut – Abstimmungen erfolgten im wöchentlichen Rhythmus. Das Team entwickelte im Dialog Best Practices für Butzbach. Eine zusätzliche Erweiterung war die Reisekostenabrechnung, mit welcher der Torbauer Übernachtungen und Abwesenheiten darstellt. Außerdem wurden Checklisten angepasst und Wartungsberichte individualisiert. Die Schnittstelle wurde in Richtung Lagerverwaltung erweitert. Für den Torbauer war es wichtig, Daten aus der Wartung und dem Service in SAP weiternutzen zu können. Mobile Function übernahm die Schulung der Keyuser, die restlichen Mitarbeiter führte Butzbach selbst in die Lösung ein. Heute nutzen über 50 Servicetechniker und rund zehn Innendienstmitabeiter die Software. Anpassungen erfolgen nach wie vor.

Funktionen und Effekte

Mit der Software kann Butzbach Belege nun digital abgerufen, was auch bei Rückfragen von Kundenseite nützlich ist. Über eine Schnittstelle zur Personalsoftware bildet das Unternehmen die Zeiterfassung mit Urlaub und Abrechnung der Reisekosten ab. Die SAP-Schnittstelle ermöglicht, das komplette Berichtswesen digital vorzuhalten – mit Kundendaten, Dokumenten wie Wartungsprotokollen und Datenaustausch. Techniker können darüber die Historie eines Auftrags einsehen, sie können Fotos machen und im Auftrag hinterlegen oder dem Bericht anhängen. Außerdem verwaltet Butzbach mit der Software das Material- und Bestandswesen auf den Fahrzeugen mit Rücklieferung und Beschaffung. Die Disposition muss zudem nicht mehr mit externen Karten arbeiten, sondern sieht den Standort der Techniker in der Software. Für die Verwaltung der Aufträge steht ein Mitarbeiterpool zur Verfügung und der Techniker selbst kann sich selbstständig die Informationen beschaffen, die er benötigt.

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Mehr Zeit für das Wesentliche

Mit Engine4.Service hat der Torbauer seine Prozesse im Field Management Service verbessert. Die Kommunikation gestaltet sich einfacher, die Übersicht ist transparent und Angebote oder Rechnungen können schneller zum Kunden gegeben werden. Servicetechniker und Monteure haben dank der mobilen digitalen App-Lösung mehr Zeit für ihre eigentlichen Arbeiten.

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