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Datenanalyse und Reporting

Den Tagesbericht automatisch auf dem Tisch

Eine halbe Million Fahrräder liefert Derby Cycle jährlich an über 5.000 Fachhändler in mehr als 60 Ländern aus. Damit erwirtschaftet das Unternehmen nach eigener Aussage den größten Umsatz aller deutschen Fahrradproduzenten. Die Basis für diesen Erfolg ist die Leidenschaft für hochwertige Zweiräder – und die simultane Beschaffungs-, Produktions- und Absatzplanung mithilfe der Business Intelligence-Software IBM Cognos 10.



Bild: Derby Cycle Holding GmbH

Mit der Implementierung beauftragte der Produzent die Sievers-Group. Entsprechend den Vorgaben entwickelte das IT-Architekturhaus ein Data Warehouse, in dem alle relevanten Unternehmensdaten zusammenlaufen, die als Grundlage für strategische Geschäftsentscheidungen dienen. Mit der automatisierten Aufbereitung und Verknüpfung der Daten spart der Fahrradproduzent allein bei der Erstellung des Vertriebsreports rund 80 Arbeitsstunden im Monat ein. Zum Portfolio von Derby Cycle gehören Marken wie Focus, Kalkhoff, Raleigh, Univega und Rixe. Kerngeschäft des Unternehmens ist der Vertrieb von E-Bikes und Pedelecs: Über 100.000 Exemplare vertreibt der deutsche Marktführer jährlich über Fachhändler an radsportbegeisterte Kunden. Um neue Trends früh zu erkennen, ist der Hersteller auf zuverlässige Geschäfts- und Vertriebsdaten für das Management angewiesen. Die Verknüpfung und die Analyse der Daten zur Vorbereitung von strategischen Unternehmensentscheidungen erfolgten bisher manuell auf der Basis von Excel-Listen. Aufgrund des ständig steigenden Datenvolumens war dieses Vorgehen jedoch mit einem immensen Aufwand verbunden. Gleichzeitig entsprach die Datenqualität nicht immer den Anforderungen des Marktführers: „Unsere IT ist durch eine heterogene Systemlandschaft gekennzeichnet. Daten zu Vertrieb, Produktion, Lager, Kosten und Aufträgen werden in separaten Systemen erfasst und konnten früher nicht zentral ausgewertet werden“, erläutert Olaf Giesker, Leiter IT bei Derby Cycle. Ziel des Unternehmens war jedoch, ein ganzheitliches Berichtswesen zu etablieren, das aus einem zentralen Business Intelligence-System gespeist wird. Die Wahl fiel auf IBM Cognos 10 als konzernweite Lösung. Das IT-Architekturhaus verantwortete die technische Projektumsetzung, den Aufbau des Datenmodells und die Schulung der Mitarbeiter.

Durchblick im Datendschungel

Über IBM Cognos 10 generiert Derby Cycle heute zentral alle Reports und Berichte für seine deutschen Standorte sowie für die ausländischen Finanz- und Vertriebsgesellschaften in den USA, der Schweiz und Australien. Ihre Daten erhält die Lösung aus den internationalen ERP-Systemen, weiteren angebundenen Datenbanken wie den Systemen zur Finanzbuchhaltung, der Personalverwaltung und der Vertriebsoftware, sowie von mobilen Endgeräten. Die Daten werden im Data Warehouse zusammengeführt. Das geschieht nachts während eines circa vierstündigen Ladeprozesses. Zur Auswertung der Informationen kommen eigens entwickeltes Datenmodelle zum Einsatz, mit denen sich die Kennzahlen aus dem Data Warehouse extrahieren, kumulieren und zueinander in Beziehung setzen lassen. Nach der Einführung der Lösung wurde sie sukzessive erweitert: Zunächst erarbeitete der IT-Dienstleister ein Modell für Vertriebs- und Bestandsdaten, anschließend kamen Finanzcontrolling-Modelle hinzu. „Unser System ist für Wachstum ausgelegt und wird von uns ständig weiterentwickelt“, so Giesker. „Wir pflegen mittlerweile etwa zehn unterschiedliche Datenmodelle, die auch untereinander verlinkt werden können.“ Geplant ist, nach und nach alle Unternehmensinformationen in IBM Cognos 10 zu integrieren. Dazu sollen auch externe Daten, wie die Frachtrechnungen der Logistikdienstleister, angedockt werden.

Vertriebsreport als Entscheidungsgrundlage

Das wichtigste Planungstool für Derby Cycle ist der sogenannte Daily, ein täglicher Vertriebsreport, der relevanten Tagesinformationen für Management, Vertrieb, Lagerverantwortliche und Außendienst bündelt. Zu den erhobenen Kennzahlen gehören Produktionsmengen, Auftragseingänge, Lagerbewegungen und Umsätze. Früher wurde der Daily manuell erstellt. Um die Daten aus den unterschiedlichen Excel-Listen zu extrahieren und aufzubereiten, benötigte der verantwortliche Mitarbeiter zuletzt rund vier Stunden pro Tag. Heute wird der Report automatisch über IBM Cognos 10 generiert – der Arbeitsaufwand für die Mitarbeiter ist auf null gesunken. „Die Automatisierung hat nicht nur die Qualität der Daten verbessert, sondern durch die Arbeitsentlastung auch die Motivation unserer Mitarbeiter erhöht“, freut sich IT-Leiter Giesker.



Zum Portfolio von Derby Cycle gehören Marken wie Focus, Kalkhoff, Raleigh, Univega und Rixe. Bei deren Produktion koordiniert IBM Cognos Auftragsmenge, Produktion und Lagerbestand. Implementiert wurde die Lösung gemeinsam mit der Sievers-Group.
Bild: Derby Cycle Holding GmbH

Eigene Anpassungen sind möglich

Rund 100 Mitarbeiter arbeiten bei dem Zweiradhersteller mit den Berichten, die Cognos generiert. Systemupdates der BI-Anwendung, Schulungen zu neuen Funktionen und den allgemeinen Support übernimmt weiterhin die Sievers-Group. Das produzierende Unternehmen kann die Software aber auch selbstständig an neue Erfordernisse anpassen. Ein Mitarbeiter wurde eigens für Entwicklungsarbeiten an IBM Cognos 10 eingestellt. „Wenn wir neue Systeme anbinden oder Änderungen an Geschäftsprozessen abbilden, benötigen wir keine externe Unterstützung mehr. Diese Unabhängigkeit ist wichtig, denn sie erlaubt uns, schnell und flexibel auf Anforderungen zu reagieren, und trägt so zu unserer Wettbewerbsfähigkeit bei“, erläutert Giesker.

Ein neues Werkzeug schon in Sicht

Das neue Berichtswesen ermöglicht dem Markenhersteller eine verbesserte Aufbereitung und Darstellung von Massendaten, wie Umsatz pro Land, Marke und Produktsegment. Der Produzent kann sein Geschäft genauer analysieren und Produktion, Lager und Vertrieb bestmöglich aufeinander abstimmen. „Entscheidungen treffen wir nicht aus dem Bauch heraus, sondern auf Basis des Business Intelligence-Systems. Die hohe Transparenz unserer Daten erzeugt ein gutes Gefühl – gerade vor dem Hintergrund unseres Wachstums und der damit verbundenen Investitionen“, sagt IT-Leiter Giesker. Kürzlich hat Derby Cycle ein neues Zentrallager im Landkreis Cloppenburg in Betrieb genommen. Auf einer Fläche von 25.000 Quadratmetern bietet das Logistikzentrum Platz für 150.000 Fahrräder und E-Bikes. Um die Produktionsplanung und Artikelkalkulation trotz steigender Fertigungszahlen auf Kurs zu halten, testet Derby Cycle gerade eine weitere Business-Intelligence-Anwendung: die Softwareplattform IBM Cognos TM1.

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