Mehrwert hängt von individuellen Geschäftsabläufen ab
Ob neue Projekte, ein Kundenproblem, die Suche nach bestimmten Experten oder die Planung einer Veranstaltung – Plattformen für den sozialen Austausch im Unternehmen können es vereinfachen, Teams flexibel zu bilden, Rat einzuholen oder Gruppen schnell zu informieren. Mit entsprechenden Funktionen ausgestattet, können sich ERP-Anwendungen zu einer unternehmensübergreifenden Collaboration-Zentrale entwickeln. Daraus Vorteile im geschäftlichen Alltag zu generieren ist von den Anforderungen und der Strukturierung der Informationen bei den jeweiligen Betrieben bestimmt. Zu den typischen Anforderungen gehören unter anderem:
- Activity Streams: Konversationen, Informations-Posts und Diskussionen zu bestimmten Themen können über einen Activity Stream zusammengefasst und verfolgt werden, um jederzeit auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Davon können Team-Manager ebenso profitieren wie Kollegen aus anderen Abteilungen, die Entwicklungen gezielt mitverfolgen wollen.
- Self Service Subscriptions: Diese Funktion unterstützt Mitarbeiter etwa dabei, technische Neuerungen oder Lösungen zu Problemen zu finden und Hinweise über neue Programmfunktionen zu erfahren. Dieser Weg der Informationsbereitstellung entlastet IT-Abteilungen in vielen Fällen deutlich.
- Social Expert Search: Statt sich auf den ‚Flurfunk‘ oder Zufallswissen zu verlassen, können Mitarbeiter über diese Funktionen nach Qualifikationen gesucht und gefunden werden. So kann zudem ein Überblick über die vielfältigen Kompetenzen im Unternehmen entstehen, die sonst kaum bekannt und nutzbar wären.
- Social Estimation: Wie Aufgaben Zeit- und Kostenplanungen, Markteinschätzungen, Produktentwicklungen koordinieren, Engpässe abstimmen und Lösungswege finden lassen sich meist nur interdisziplinär von Ingenieuren, Vertriebsmitarbeitern, Controllern und Marketingexperten gemeinsam lösen. Die Vernetzung über die Unternehmenslösung ist eine produktive Alternative zu der Kommunikation per Email, Meetings und Telefonkonferenzen.
- Social Sales: Hier werden Funktionen zusammengefasst, um etwa Auftragsänderungen oder die Nachverfolgung von Aufträgen, die häufig unterschiedliche Fachbereiche betreffen, spezifisch als Streams zu konsolidieren. Dabei bietet das ERP-System die Möglichkeit, Änderungen übersichtlich zusammenzufassen und Status-Updates über Browser oder per Email anzuzeigen.
- Social Service: Ob ERP-Anwender oder nicht – Empfehlungen über die Social Media-Plattform oder Bestätigungen zu Informationsquellen können es vereinfachen, vorhandenes Wissen auf breiter Basis nutzbar zu machen. Beispielsweise können Lösungswege oder Antworten zu häufigen Fragen mit Serviceaufgaben verlinkt und für Suchen referenziert werden.
- Social Project Management: Projekt-Teams aus internen und externen Mitarbeitern sowie Partnern können dem Social Enterprise-Prinzip zufolge zügig über Neues informieren. Zur Unterstützung für das IT-Projektmanagement werden hier Funktionen zur Zusammenarbeit und Mitarbeitersuche an einer Stelle zusammengeführt.
- Social Budget Planning: Diskussionen zu Budgetplanungen können über die im ERP integrierte soziale Kommunikationsplattform mit Links zu Dokumenten und Daten versehen werden. Kommen Teilnehmer später zur Diskussion hinzu, erhalten sie über die Historie des Austauschs Einblick in den Verlauf. Zudem ist auf diese Weise ersichtlich, wer mit welchen Beiträgen an der Planung beteiligt ist. Benachrichtigungsfunktionen können zeigen, wann beispielsweise einzelne Aufgaben abgeschlossen sind, ohne dafür Berichtsdokumente öffnen zu müssen.
- Social Customer Interaction: Im Rahmen des Social Enterprise-Updates hat der Lösungsanbieter für Customer Relationship Management-Aufgaben Felder in der Software eingefügt, um von Kontakten auch Social Media-Identitäten zu erfassen, beispielsweise Instant Messaging-Accounts, Facebook- und Twitter-Namen oder Linkedin IDs. Daneben können für Kunden spezifische Informationsstreams aus dem ERP bereitgestellt werden wie Auftrags- und Lieferstatus oder Serviceleistungen. Auch der interdisziplinäre Austausch mit den Kunden eines Unternehmens ist über die neuen Kommunikationsfunktionen möglich. Hilfreich ist dies beispielsweise, wenn Experten aus unterschiedlichen Abteilungen mit Kunden gemeinsam ein Problem lösen müssen. Diese Kommunikation lässt sich so mit den Daten der ERP-Applikationen vernetzen, sodass Unternehmen kontextbezogen den Überblick zum Kunden haben. Das Wissen aus dieser Interaktion kann zudem in Form von Wikis allen Zugriffsberechtigten zur Verfügung gestellt werden, wodurch Erfahrungswerte und Lösungswege von Mitarbeiter unternehmensweit zur Verfügung stehen können.
Bereitschaft zum Wandel erforderlich
Mit dem Social Enterprise-Konzept rückt der Anbieter im neuen Release seiner Unternehmensanwendung die Kommunikation in den Mittelpunkt und verbindet sie mit Management- und Projektfunktionen der Lösung. „Wichtig ist, damit die zentrale Datenhaltung im Unternehmen nicht aufzubrechen, sondern kontextbezogen anzureichern in einer Form, die mit herkömmlichen Anwendungsoberflächen nicht möglich wäre“, erläutert Stehlik. „Dies fordert allerdings einen Wandel im Unternehmen, der über Hierarchieebenen und Abteilungsgrenzen hinweg gewollt und entwickelt sein muss. Vor allem ist die Bereitschaft nötig, auf professionelle Weise und orientiert an Geschäftszielen Wissen zu teilen und voneinander zu profitieren.“ Gelänge dies, könnte die Umsetzung des Konzeptes zu einem nicht zu unterschätzenden Wettbewerbsvorteil erwachsen.
