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Das Projektgeschäft aus der Office-Umgebung lenken

Integrierte Projektmanagement-Software verspricht den Vorteil, Informationen ohne Medienbruch zur Verfügung zu stellen. Diesen Ansatz verfolgt SAP mit einer Speziallösung für den Anlagenbau, SAP Commercial Project Management. Die Lösung unterstützt den Anwender beim Zugriff auf Projektinformationen auch aus Office-Anwendungen heraus.

Bild: SAP AG

Zunehmender globaler Wettbewerb, schwankende Rohstoff- und Energiekosten sowie eine sich stetig ändernde Weltwirtschaftslage stellen für Unternehmen große Risiken, aber auch beachtliche Chancen dar. Eine zentrale Rolle zur Sicherung von Wettbewerbsvorteilen für Unternehmen im Anlagenbau kommt dabei dem Projektcontrolling zu. Typische Herausforderungen hier sind zum einen detaillierte und konsistente Planungs-, Prognose- und Steuerungsprozesse entlang des gesamten Projektlebenszyklus. Projektänderungen, Ressourcen-Engpässe und schwankende Wechselkurse können das Projektcontrolling zusätzlich erschweren und erfordern typischerweise rasche Anpassungen an die geänderten Rahmenbedingungen.

Doppelte Datenhaltung vermeiden

Zum anderen sollte das Controlling von Projekten in der Regel nicht isoliert betrachtet werden, schließlich erfolgen die Projektabläufe eingebettet in Unternehmenscontrolling und betriebswirtschaftliche Prozesse, zum Beispiel im Hinblick auf Engineering, Einkauf, Materialwirtschaft oder Vertrieb. Daher kann Projektcontrolling davon profitieren, dass die Planung innerhalb des eingesetzten Enterprise Resource Planning-Systems (ERP) erfolgen kann, beziehungsweise die dort hinterlegten Informationen stets zur Verfügung stehen. Abhängig von dem Integrationsgrad in andere IT-Systeme können so zum Beispiel Mengengerüste der Projekte sowie Preise aus dem Controlling, Einkauf oder Vertrieb für die Projektplanung herangezogen werden. Zudem erlaubt die Integration mit weiteren Geschäftsprozessen eine projektbasierte Steuerung auch während der Ausführungsphase. So lassen sich durch den Zugriff auf die Daten im jeweiligen Ursprungssystem viele Nachteile redundanter Projektdaten vermeiden.

Einen weiteren Vorteil integrierter Systeme stellt die Möglichkeit dar, in Echtzeit auf projektbezogene Daten zuzugreifen und die Informationen bei Bedarf auf den Einzelposten genau analysieren zu können. Somit fallen Abweichungen früh auf, was dem Management erlaubt, entsprechende Maßnahmen einzuleiten. Außerdem lässt sich Projektcontrolling so innerhalb einer Gesamtlösung in das Unternehmenscontrolling einbetten, wodurch Konsolidierungsprozesse insbesondere im Rahmen des Periodenabschlusses entfallen können. Auch angesichts steigender Verfügbarkeit von ERP-basierten Planungs- und Controlling-Werkzeugen kommen in der Praxis vieler Unternehmen noch Microsoft Excel-basierte Werkzeuge zum Einsatz. Unter Umständen geschieht dies lediglich in Projektphasen wie der Angebotserstellung. Die Lösung Commercial Project Management (CPM) von SAP soll dieser Tatsache Rechnung tragen, indem es Funktionen aus den Lösungen ‚Projektsystem‘ (PS) oder ‚Portfolio und Projektmanagement‘ (PPM) des Walldorfer Softwarekonzerns in einer Excel-Bedienoberfläche bereitstellt.

Detaillierte Kalkulationsmodi

Die Option zur Projektkosten- und Erlösplanung der Lösung unterstützt die durchgängige, konsistente und flexible Planung von Mengen, Kosten sowie Erlösen über den Projektlebenszyklus hinweg: Im Rahmen der Angebotsphase kann eine Kosten- und Erlösplanung verwendet werden, um Angebotskalkulationen zu erstellen. Da in dieser Phase im Projektgeschäft oft keine detaillierten Projektstrukturen zur Planung zur Verfügung stehen, kann eine eigene Angebotsstruktur als Basis der Kalkulation definiert werden. Obwohl die Kalkulation in einer Excel-Oberfläche mit definierbaren Arbeitsmappen ausgeführt wird, werden die Daten in der ERP-Lösung gespeichert. Dabei können beliebig viele Versionen erstellt, miteinander verglichen und gesteuert werden. So soll sichergestellt werden, dass nicht unkontrolliert verschiedene Versionen der Angebotskalkulation existieren und erfolgreiche Angebotskalkulationen als Kopiervorlage für spätere Projekte wiederverwendet werden können.

Bei der Kalkulation können beispielsweise Tarife für Eigenleistungen aus dem Controlling oder auch Materialpreise aus dem Vertrieb zur Bewertung von Mengen und somit zur Ableitung von Kosten und Erlösen herangezogen werden. Für eine Detailplanung lassen sich Projektstrukturen aus anderen SAP-Projektmanagement-Lösungen als Kalkulationsstruktur verwenden, um den Aufwand für neue Vorgänge zu reduzieren. Die Planung kann monats-, wochen- oder tagesgenau durchgeführt werden, wobei auch Funktionen für die Verteilung von Ressourcen zur Verfügung stehen. Um die Detailplanung für spätere Prozessschritte bereitzustellen, können Plandaten in Form von Plankosten- und Erlösen, Planarbeit oder Materialbedarfen an Projektcontrolling-Anwendungen weitergeleitet werden. Alternativ lassen sich die Informationen als Ressourcenbedarfe an die Lösung ‚Multiressource Scheduling‘ (MRS) des Systemanbieters übermitteln.

Forecast und Controlling von Projektabläufen

Für die Prognose von Restwerten oder erwarteten Gesamtkosten stehen weitere Funktionen für Excel-Arbeitsmappen zur Verfügung. Diese nutzen neben dem Kostenplan auch angefallene Ist-Kosten oder die vom System ermittelten Fortschrittsgrade. Kommt es im Rahmen des Projektverlaufs zu Problemen oder Abweichungen, die Änderungen an der Projektplanung notwendig erscheinen lassen, können Veränderungen über das Instrument ‚Problem- und Änderungsmanagement‘ erfolgen. Neben Funktionen zur Dokumentation von Problemen und Änderungsanträgen, zur Unterstützung entsprechender Klärungs- und Genehmigungsprozesse können auch alternative Kostenschätzungen erstellt werden, um mögliche finanzielle Auswirkungen von Projektänderungen zu kalkulieren und nachzuverfolgen. Die Kalkulation und der Vergleich von Kostenschätzungsalternativen geschehen ebenfalls innerhalb von Excel-Arbeitsmappen, die unter ‚Kosten- und Erlösplanung ‚ angeordnet sind. Ist ein Änderungsantrag zu einem Projekt und eine Kosteneinschätzung genehmigt, wird die Kostenplanung des Projektes automatisiert angepasst.

Um systemübergreifendes Projektcontrolling zu gestatten, bietet die Anwendung web-basierte Arbeitsbereiche, in denen projektbezogene Objekte anwendungsunabhängig angezeigt und deren Daten ausgewertet werden. Um den detaillierten Blick auf den Projektstatus zu erleichtern, stellt die Software außerdem Funktionen zur Verfügung, um den Management-Status zu erfassen, Warnungen im Fall von kritischen Projektsituationen auszugeben oder definierte Faktoren in Echtzeit zu ermitteln und darzustellen. Insgesamt kann die Anwendung dem Nutzer so durch den Zugriff auf die Funktionen umfassender Projektcontrolling-Lösungen auch per Office-Software ein breites Instrumentarium für das Projektmanagement zur Verfügung stellen.


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