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Qualitative Kennzahlen-Analyse

Business Intelligence auf Dokumentenbasis

Qualitative Kennzahlen-Analyse

Das Zusammenspiel von Business Intelligence und Dokumentenmanagement kann bei der Kennzahlenanalyse wertvolle Dienste leisten. So kann beispielsweise die Auswertung von Bilanzzahlen und semantischen Informationen aus Schriftwechseln mit Kunden Rückschlüsse hinsichtlich der Effizienz des betrieblichen Qualitätsmanagements treffen, oder die Ursachen von Projektverzögerungen analysieren.

Bild: GSD Software

Aktuelle Systeme für Business Intelligence (BI) sind wahre Alleskönner auf dem Gebiet der Entscheidungsunterstützung. So gehören Werkzeuge für das Dashboarding und das Berichtswesen zum Standard im Funktionsumfang. Erweitert werden diese bei vielen Anbietern durch umfangreiche Analyse-, Data Mining- und Planungsfunktionen. Mit diesen Werkzeugen können Informationen aus heterogenen Datenbeständen ausgewertet und benutzergerecht dargestellt werden.

Die daraus resultierenden quantitativen Aussagen, die von der Darstellung von Umsatzverläufen bis hin zu Auswertungen im Sinne einer Balanced Scorecard gehen, lassen wenig Wünsche offen. Wenn Plausibilitäten geprüft werden müssen, helfen Drill-Down Funktionen, um die Daten bis zu ihrem Ursprung nachzuverfolgen. Damit ist der quantitativen Analyse meist Genüge getan. Der Umsatzverlauf kann nachvollzogen werden und wird bei Bedarf detailliert dem betreffenden Kunden zugeordnet.

Sollte sich bei dieser Analyse herausstellen, dass zum Beispiel ein Kundenauftrag zu einer positiven Umsatzentwicklung geführt hat, ist dies häufig der Ausgangspunkt für weiteren Informationsbedarf. lnhaltlich stellt sich in diesem Prozess oft die Frage nach den Gründen für die Entscheidung eines Kunden, einen Auftrag zu erteilen und damit den Umsatz zu tätigen.

Um hier die passsenden Antworten zu finden, gilt es zum Beispiel, die beteiligten Ansprechpartner nachzuvollziehen, mögliche Bezüge zu einer Marketing-Kampagne zu ermitteln oder das Kommunikationsaufkommen mit dem Kundenunternehmen vor der Umsatzgenerierung zu analysieren. Dazu lassen sich Informationen durch den semantischen Inhalt, welcher sich aus der Analyse unterschiedlichster Dokumente ergibt, ergänzen.

Dokument und Business Intelligence verbinden

Um dabei Systembrüche zu vermeiden bietet es sich an, das BI-System als integrierten Bestandteil eines Enterprise-Content-Management-Systems (ECM) zu realisieren. Dieser Ansatz setzt allerdings voraus, dass die Integration aller Prozesse in einer Lösung schon bei dessen Konzeption im Pflichtenheft steht.

Dieser Herausforderung hat sich der oberfränkische IT-Anbieter GSD Software gestellt. „Wir können damit die Vorteile von ECM-Systemen und BI-Tools in einer einzigen Lösung anbieten. Ein Ansatz, der vor allem beim Mittelstand gut ankommt“, erklärt Roland Stutzmann, Leiter Marketing & Produktmanagement des Unternehmens. Dabei können ganz unterschiedliche Objektarten mit der integrierten Lösung analysiert werden.

Die Software lässt sich nicht nur zu einem Dokumentenmanagement- (DMS) und BI-System kombinieren. Sie integriert bei Bedarf auch die Arbeitsfelder Customer Relationship Management (CRM), Projektmanagement, Produktion und Warenwirtschaft sowie Finanz- und Anlagenbuchhaltung. Durch den integrierten Systemaufbau kann die BI-Funktionalität unmittelbar auf diese Lösungsbereiche aufsetzen. Dabei ist das Dokument als qualitative Information Dreh- und Angelpunkt der Auswertung: Verändert sich eine Unternehmenskennzahl – zum Beispiel der Umsatz pro Kunde – so können im zweiten Schritt alle diesem Kunden zugeordneten Dokumente analysiert werden. Ist es das Projekt, welches eine Abweichung von definierten Vorgabewerten aufweist, lassen sich alle das Projekt betreffenden dokumentenbasierten Informationen für die weitergehende qualitative Untersuchung heranziehen.

Bild: GSD Software

Qualitative Kundenanalyse: Vom Kunden zum Dokument

Ausgehend von einer kennzahlenbezogenen Erkenntnis wie ‚Umsatzsteigerung x‘ oder ‚Umsatzrückgang y‘ bewegt sich der Blick des Controllers dabei in der Detailtiefe nach unten und begibt sich mit der Auswertung der zugrundeliegenden Dokumente auf die qualitative Ebene. So könnte ein Umsatzrückgang sich etwa aus Qualitätsmängeln ergeben, die schon im Schriftverkehr mit den Kunden diskutiert werden. Jede E-Mail und jeder Beleg, die im Zusammenhang mit einem bestimmten Kunden oder zu einem bestimmten Projekt angefallen sind, lassen sich mit dem integrierten System einsehen und auswerten. Die Zuordnung der Dokumente zu Kundenadresse oder Projekt erfolgt teilautomatisiert.

IT-gestützte Ursachenforschung

Auf Grundlage der identifizierten Zusammenhänge lassen sich dann die gewonnenen Erkenntnisse im Sinne von Data-Mining nutzen und daraus weitere Aktivitäten ableiten. Dem obigen Beispiel eines Umsatzrückgangs folgend, sollte die Möglichkeit bestehen, im Gesamtsystem nachzuvollziehen, wo die Qualitätsmängel ihren Ursprung haben – etwa in mangelhaften Vorprodukten oder im eigenen Produktionsprozess. Dazu wiederum ist es notwendig, auf Informationen aus anderen Programmen, wie etwa dem Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) zuzugreifen. Hilfreich ist dabei zudem, diese Verknüpfungen in einem System nachvollziehen zu können.

Umfassende qualitative Projektanalyse

Die Integration eines Projektmanagementtools vorausgesetzt, lassen sich durch die Verzahnung von BI und DMS auch Projekte mittels eines Projektcockpits überwachen. Durch den Einsatz der BI-Lösung lässt sich beispielsweise die terminliche Projektüberwachung durch eine Meilenstein-Trendanalyse übersichtlich darstellen. Im Falle von Abweichungen können Dokumente ermittelt werden, die mit den Abweichungen in Zusammenhang stehen könnten. Dazu werden Suchfunktionalitäten benötigt, die von der einfachen Attributsuche über die Volltextsuche per Texterkennung (OCR/ICR) bis hin zur Recherche über Synonyme und kombinierte Suchmethoden reichen. Diese Analysetechnologie wird vornehmlich von DMS-Systemen zur Verfügung gestellt, und stellt somit einen weiteren Vorteil der Integration von Business Intelligence und Dokumentenmanagement dar.