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Besserer Überblick durch integrierte Prozesse

Besserer Überblick durch integrierte Prozesse

In vielen Unternehmen laufen das Freigabe- und das Änderungsmanagement getrennt voneinander. Ohne den vollen Überblick kommt es zu vermeidbaren Fehlern oder unnötigen Änderungen. Mit der Integration beider Prozesse ließe sich Abhilfe schaffen.

Bild: MHP

Eigentlich könnte das neue SUV-Modell demnächst in Serie gehen. Doch kurz bevor es so weit ist, werden in einem wichtigen Zielmarkt die Umweltauflagen verschärft. Um Einfuhrbeschränkungen, Absatzprobleme oder Rückrufaktionen zu vermeiden, müssen diese Vorgaben erfüllt werden – und Arbeitsschritte und Modifikationen für die nötigen Änderungen durchgeführt und dokumentiert werden, Freigaben inklusive. In den letzten Jahren ist die Zahl der Änderungen in vielen Unternehmen aber merklich gestiegen. So sind bei einem deutschen OEM mehrere Tausend Änderungsanträge pro Jahr nicht unüblich – die Prozesskosten pro Änderung liegen schnell bei 20.000 bis 50.000 Euro.

Dazu kommt es, weil die Komplexität der Produkte erheblich zugenommen hat: Ein modernes Auto besteht aus bis zu 10.000 Einzelteilen, viele Funktionen sind zudem direkt oder indirekt von Elektrik- und Elektronik-Komponenten (EE) abhängig. Außerdem setzen Unternehmen vermehrt auf Plattformstrategien und modulare Baukastensysteme. Dadurch erhöht sich der Anteil an Gleichteilen. Zuletzt können sich die Anforderungen der Abnehmer im Laufe der Produktentstehung ändern. Änderungen können daher neben Produkten auch Produktionsverfahren oder Betriebsmittel betreffen.

Getrennte Prozesse als Fehlerquelle

Beim Abarbeiten der zahlreichen Änderungsanfragen entlang zunehmend komplexer wertschöpfungsketten kommt es immer wieder vor, dass vorgegebene Änderungs- und Freigabeprozeduren nicht korrekt eingehalten oder wichtige Bereiche bei der Änderungsauswirkungsanalyse vergessen werden. Zudem laufen Änderungs- und Freigabezyklen – zum Beispiel in den oftmals unabhängig agierenden Engineering-Disziplinen Mechanik, Elektronik und Software – getrennt voneinander ab.

Auch unternehmensübergreifend sind zwischen OEM und Zulieferer Abstimmungsprobleme keine Seltenheit, hinzu kommt die steigende Systemverantwortung der Tier-1-Supplier. Werden Änderungsauswirkungen, Fehler oder Unstimmigkeiten erst bei der Serienfreigabe entdeckt, ist es sehr aufwändig, diese zu beheben. Die Zeit bis zur Markteinführung verlängert sich, die Produktentwicklungskosten steigen.

Unterscheidung zwischen Ursache und Auslöser

Vermeiden lässt sich das, wenn Freigabe- und Änderungsmanagement unternehmensintern und unternehmensübergreifend eng verzahnt werden. Die Freigabe dient der durchgängigen Kommunikation und Dokumentation der Bauzustände eines Produkts und seiner Bestandteile – von der Produktdefinition bis zur Wartung. Ein klar geregelter und als Managementaufgabe gestalteter Freigabemechanismus kann sicher stellen, dass Entwicklungsaufgaben kontrolliert und abgestuft ablaufen. So kann die Freigabe eines geänderten Bauteils zunächst nur für die virtuelle Absicherung erfolgen. Erst dann wird die Freigabe für die Kalkulation wirksam. Nach der Kostenrechnung ist die Fertigungsplanung an der Reihe. Zum Schluss wurden so alle relevanten Stellen einbezogen.

Auf diese Weise lassen sich Änderungsstände von Produkt und Bestandteilen lückenlos nachenvollziehen. Änderungen sollten zudem hinsichtlich Notwendigkeit, Machbarkeit und Wirtschaftlichkeit bewertet und ungewollte Auswirkungen erkannt werden, bevor in Entwicklungsleistungen investiert wird. So lässt sich etwa vermieden, dass Kosten für Werkzeugänderungen aus dem Ruder laufen oder ein Gleichteil andernorts nicht mehr passt. Werden Freigabe- und Änderungsmanagement integriert, können Unternehmen zudem besser zwischen Änderungsursachen und -auslösern unterscheiden. Ursachen sind für eine Änderung verantwortlich, Auslöser setzen den Änderungsprozess lediglich in Gang. So können sich verschiedene Auslöser auf eine einzige Änderungsursache zurückführen lassen. Bei einem nicht-integrieren Änderungsmanagement bleibt das oft unbekannt.

Werden strategische Ziele in Bezug zu den Erfolgsfaktoren eines integrierten Freigabe- und Änderungsmanagements gesetzt und gewichtet, lässt sich Handlungsbedarf schneller erkennen. Bild: MHP

VDA gestaltet integrierten Änderungsprozess

Mit seiner Empfehlung 4965 hat der Verband der Automobilindustrie (VDA) einen integrierten Änderungsprozess ausgestaltet, der sich auch auf andere Branchen übertragen lässt. Die Praxis zeigt, das es sich dabei lohnt, den Blick auf die Phasen ‘Engineering Change Request’ (ECR), also den Änderungsantrag, sowie ‘Engineering Change Order’ (ECO), den Änderungsauftrag zu richten. Die Änderungsantragsphase lässt sich in fünf Teile gliedern:

  1. Inquiry of ECR: Vorschläge für eine Änderung werden geprüft, um einen groben Entwurf für den Änderungsantrag zu formulieren.
  2. Creation of ECR: Anschließend wird ein Änderungsantrag mit fachlichen Aspekte sowie Verantwortlichkeiten für weitere Phasen erstellt.
  3. Technical Analysis of ECR: Nun gilt es zu prüfen, wie sich die Änderungen auf andere Komponenten sowie Kosten- und Terminplan auswirken.
  4. Commenting on ECR: Auf die Analyse folgt die Bewertung und Kommentierung mit Prognosen zu Dauer, Umfang und Kosten.
  5. Approval of ECR: Schließlich muss der Antrag vom Entscheidungsteam freigegeben werden.

Auch die Änderungsauftragsphase setzt sich aus mehreren Teilprozessen zusammen:

  1. Planning of Engineering Change: Zunächst muss der Änderungsauftrag detailliert definiert werden. Die einzelnen Aufgaben werden Verantwortlichen zugeordnet und terminiert.
  2. Performance of Engineering Change: Dann werden betroffene Komponenten überarbeitet und freigegeben. Die Ergebnisse werden dokumentiert und mit dem Änderungsauftrag verknüpft.
  3. Release of Engineering Change: Zum Schluss des Referenzprozesses erfolgt die Freigabe des Änderungsauftrags. Dabei werden technische und formale Korrektheit eingefordert.

Integration in drei Projektphasen

Dieser idealtypische Prozess findet sich nur selten in Unternehmen. Für die Einführung eines integrierten Freigabe- und Änderungsmanagements empfiehlt sich ein Vorgehen in drei Phasen, die sich auch im IRCM Value Assessment des Beratungshauses MHP wiederspiegeln. Die Grundlage bildet das strategische Assessment, bei dem der Ist-Zustand des Änderungsmanagements erhoben wird. Zuerst geht es darum, die strategischen Ziele der Organisationseinheiten eindeutig zu definieren und in Bezug zu Freigabe- und Änderungsmanagement zu setzen. So kann sich etwa zeigen, ob für eine kurze Markteinführungszeit neben schneller Umsetzung von Änderungen auch das Vermeiden unnötiger Schleifen zur Informationsbeschaffung nötig ist.

Genauso könnte klar werden, dass eine fundierte und effizientere Entscheidungsfindung hilft, Folgekosten durch spätere Fehler zu vermeiden. Durch eine Gewichtung der strategischen Ziele lässt sich dann erkennen, welche Erfolgsfaktoren für das Unternehmen eine wichtige Rolle spielen. In der zweiten Stufe müssen für diese Faktoren Soll-Kennzahlen (KPI) festgelegt werden. Im Anschluss an die Identifikation der wesentlichen KPI müssen die zugehörigen Daten erhoben werden. Zuletzt müssen aus dem Abgleich der Ist-Werte und der Soll-Werte konkrete Maßnahmen abgeleitet werden. Dabei wird geklärt, welche Prozessveränderungen oder IT-Lösungen dem Unternehmen helfen, entscheidendende Schwachstellen zu beheben.

IT als zentrale Informationsbasis

Der gezielte Einsatz von IT-Lösungen gestattet anschließend, die für Freigaben oder Änderungen erforderlichen Informationen an einer zentralen und für alle Prozessbeteiligten zugänglichen Stelle zu dokumentieren. Bei Bewertungen und Analysen lässt sich so das entsprechende Team einbinden – einschließlich verschiedener Disziplinen und angrenzender Bereich wie Fertigungsplanung. Gerade beim Einsatz von modularen Baukastensystemen ist das enorm wichtig. Vorteilhaft ist die zentrale Dokumentation auch, wenn ein Bauteil, Modul oder System bestimmte Kriterien erfüllen muss – etwa, wenn es sich um ein sicherheitsrelevantes Teil handelt oder es für bestimmte Märkte zulassungspflichtig ist. Beim Einsatz einer zentralen IT-Lösung lassen sich die Kriterien dann zügig abrufen und den Verantwortlichen zur Verfügung stellen.