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Besserer Überblick durch integrierte Prozesse

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Werden strategische Ziele in Bezug zu den Erfolgsfaktoren eines integrierten Freigabe- und Änderungsmanagements gesetzt und gewichtet, lässt sich Handlungsbedarf schneller erkennen. Bild: MHP

VDA gestaltet integrierten Änderungsprozess

Mit seiner Empfehlung 4965 hat der Verband der Automobilindustrie (VDA) einen integrierten Änderungsprozess ausgestaltet, der sich auch auf andere Branchen übertragen lässt. Die Praxis zeigt, das es sich dabei lohnt, den Blick auf die Phasen ‘Engineering Change Request’ (ECR), also den Änderungsantrag, sowie ‘Engineering Change Order’ (ECO), den Änderungsauftrag zu richten. Die Änderungsantragsphase lässt sich in fünf Teile gliedern:

  1. Inquiry of ECR: Vorschläge für eine Änderung werden geprüft, um einen groben Entwurf für den Änderungsantrag zu formulieren.
  2. Creation of ECR: Anschließend wird ein Änderungsantrag mit fachlichen Aspekte sowie Verantwortlichkeiten für weitere Phasen erstellt.
  3. Technical Analysis of ECR: Nun gilt es zu prüfen, wie sich die Änderungen auf andere Komponenten sowie Kosten- und Terminplan auswirken.
  4. Commenting on ECR: Auf die Analyse folgt die Bewertung und Kommentierung mit Prognosen zu Dauer, Umfang und Kosten.
  5. Approval of ECR: Schließlich muss der Antrag vom Entscheidungsteam freigegeben werden.

Auch die Änderungsauftragsphase setzt sich aus mehreren Teilprozessen zusammen:

  1. Planning of Engineering Change: Zunächst muss der Änderungsauftrag detailliert definiert werden. Die einzelnen Aufgaben werden Verantwortlichen zugeordnet und terminiert.
  2. Performance of Engineering Change: Dann werden betroffene Komponenten überarbeitet und freigegeben. Die Ergebnisse werden dokumentiert und mit dem Änderungsauftrag verknüpft.
  3. Release of Engineering Change: Zum Schluss des Referenzprozesses erfolgt die Freigabe des Änderungsauftrags. Dabei werden technische und formale Korrektheit eingefordert.

Integration in drei Projektphasen

Dieser idealtypische Prozess findet sich nur selten in Unternehmen. Für die Einführung eines integrierten Freigabe- und Änderungsmanagements empfiehlt sich ein Vorgehen in drei Phasen, die sich auch im IRCM Value Assessment des Beratungshauses MHP wiederspiegeln. Die Grundlage bildet das strategische Assessment, bei dem der Ist-Zustand des Änderungsmanagements erhoben wird. Zuerst geht es darum, die strategischen Ziele der Organisationseinheiten eindeutig zu definieren und in Bezug zu Freigabe- und Änderungsmanagement zu setzen. So kann sich etwa zeigen, ob für eine kurze Markteinführungszeit neben schneller Umsetzung von Änderungen auch das Vermeiden unnötiger Schleifen zur Informationsbeschaffung nötig ist.

Genauso könnte klar werden, dass eine fundierte und effizientere Entscheidungsfindung hilft, Folgekosten durch spätere Fehler zu vermeiden. Durch eine Gewichtung der strategischen Ziele lässt sich dann erkennen, welche Erfolgsfaktoren für das Unternehmen eine wichtige Rolle spielen. In der zweiten Stufe müssen für diese Faktoren Soll-Kennzahlen (KPI) festgelegt werden. Im Anschluss an die Identifikation der wesentlichen KPI müssen die zugehörigen Daten erhoben werden. Zuletzt müssen aus dem Abgleich der Ist-Werte und der Soll-Werte konkrete Maßnahmen abgeleitet werden. Dabei wird geklärt, welche Prozessveränderungen oder IT-Lösungen dem Unternehmen helfen, entscheidendende Schwachstellen zu beheben.

IT als zentrale Informationsbasis

Der gezielte Einsatz von IT-Lösungen gestattet anschließend, die für Freigaben oder Änderungen erforderlichen Informationen an einer zentralen und für alle Prozessbeteiligten zugänglichen Stelle zu dokumentieren. Bei Bewertungen und Analysen lässt sich so das entsprechende Team einbinden – einschließlich verschiedener Disziplinen und angrenzender Bereich wie Fertigungsplanung. Gerade beim Einsatz von modularen Baukastensystemen ist das enorm wichtig. Vorteilhaft ist die zentrale Dokumentation auch, wenn ein Bauteil, Modul oder System bestimmte Kriterien erfüllen muss – etwa, wenn es sich um ein sicherheitsrelevantes Teil handelt oder es für bestimmte Märkte zulassungspflichtig ist. Beim Einsatz einer zentralen IT-Lösung lassen sich die Kriterien dann zügig abrufen und den Verantwortlichen zur Verfügung stellen.


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