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Automatisierte Belegverwaltung

Rechnungsprozesse im Griff

Der weltweit agierende Automobilzulieferkonzern ZF Friedrichshafen muss in seinen 123 Produktionsgesellschaften pro Jahr rund 1,5 Millionen Rechnungsbelege verwalten. Um die damit verbundenen Prozesse konzernweit zu automatisieren und zu standardisieren, hat der Fertigungskonzern eine dezidierte IT-Anwendung für Rechnungserfassung und -verarbeitung integriert.



Bild: ZF Friedrichshafen AG

Die ZF Friedrichshafen AG, ein weltweit agierender Automobilzulieferkonzern für Antriebs- und Fahrwerktechnik, hat seine Prozesse im Rechnungswesen mithilfe einer Automatisierungslösung von Readsoft umgestaltet. Im Mittelpunkt des Projekts stand der Wunsch, die Kreditorenprozesse in den 123 Produktionsgesellschaften in 27 Ländern standardisiert abwickeln zu können. Zuvor gab es zwar an einigen Standorten in Deutschland und in den USA eine Lösung zur Rechnungserfassung und -verarbeitung, deren Handhabung war in den einzelnen Gesellschaften jedoch individuell geregelt.

Einen besonders zeitraubenden Faktor dieses Lösungsansatzes stellten Medienbrüche bei der Einbindung der inzwischen abgelösten Anwendung in das von dem Fertigungsbetrieb eingesetzte Enterprise Resource Planning-System SAP ERP dar. Eine wesentliche Anforderung des Unternehmens an die neue Lösung war dementsprechend, EDI-basierte Rechnungen im gleichen System wie die reguläre Faktura bearbeiten zu können.

Automatisierte Prozesse im Rechnungswesen

Das Rechnungsvolumen des Konzerns mit 12,9 Milliarden Euro Jahresumsatz beträgt weltweit pro Jahr 1,5 Millionen Belege. Dementsprechend erwartete der Zulieferer deutliche Effizienzvorteile aus der automatisierten Verarbeitung des Rechnungsaufkommens. „Wir wünschten uns eine Lösung, die sich für den internationalen Roll-out eignet und somit in der Lage ist, die Prozesse in allen Divisionen und an allen Standorten einheitlich zu gestalten. Die Wahl fiel unter anderem deshalb auf Readsoft, weil das Unternehmen als internationaler Anbieter die notwendige Projektunterstützung und fachliches Know-how vor Ort bieten kann“, berichtet Michael Heuss, IT-Projektleiter im zentralen Roll-out-Team des Zulieferbetriebs. Von ebenso großer Wichtigkeit war die Unterstützung der Electronic Data Interchange-Funktionalitäten (EDI) im Standard sowie anderer Formate elektronischer Rechnungen unter Berücksichtigung der Signaturverfahren. Da die dazu erforderlichen Funktionen Bestandteil der Standard-Lösung sind, kann auch in Zukunft mit einer anhaltenden Unterstützung dieser Prozesse im Rahmen der Systempflege gerechnet werden.

Rechnungseingangsbuch für alle Rechnungsformate

Die Anwendung des IT-Dienstleisters ist zudem SAP-zertifiziert und in der Lage, Schlüsseldaten auf den Rechnungen mit Bestelldaten im ERP-System anzugleichen. So können viele Belege bei entsprechender Übereinstimmung automatisiert gebucht werden. Die Workflow-Komponente ermöglicht es, Rechnungen zur Prüfung an die zuständigen Mitarbeiter weiterzuleiten und Rechnungsfreigaben einzuholen. Im Automotive-Markt müssen Eingangsrechnungen oft gegen aktuelle Lieferscheine sowie langfristige Lieferpläne geprüft werden. Die Lieferpläne sind meist im ERP angelegt und definieren teilweise über mehrere Jahre hinweg, welche Komponenten die Lieferanten liefern müssen. Diese Branchenbesonderheit soll durch die Automatisierung des Prozesses effizienter und transparenter abgewickelt werden. Die Informationen aus EDI-Datenströmen werden aufbereitet und zusammen mit den Daten aller anderen Eingangsrechnungen in einem zentralen Rechnungseingangsbuch zur Weiterverarbeitung bereitgestellt. Zusätzlich wird ein lesbares Rechnungsbild aus dem EDI-Datenstrom erzeugt, das die elektronisch unterstützte Nachbearbeitung und Nachvollziehbarkeit für Buchhalter und externe Prüfer gestattet. Über einen definierten Workflow wird ein Freigabeprozess gestartet, bei dem die zuständigen Mitarbeiter per E-Mail kontaktiert werden und Rechnungen prüfen, kommentieren und freigeben können. Im Falle von Preisdifferenzen geht der Workflow an den zuständigen Einkäufer, der nach Klärung des Sachverhalts automatisch eine Belastung generieren kann. Auch von dieser Funktionalität der Lösung verspricht sich der Konzern eine Beschleunigung der Abläufe, denn bei unstimmigen Rechnungen wurden zum Teil in der Vergangenheit noch Belege mit der Hauspost in Umlauf gegeben.

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