Anzeige
Anzeige
Anzeige
Beitrag drucken

Automatisierte Belegverwaltung

Rechnungsprozesse im Griff

Der weltweit agierende Automobilzulieferkonzern ZF Friedrichshafen muss in seinen 123 Produktionsgesellschaften pro Jahr rund 1,5 Millionen Rechnungsbelege verwalten. Um die damit verbundenen Prozesse konzernweit zu automatisieren und zu standardisieren, hat der Fertigungskonzern eine dezidierte IT-Anwendung für Rechnungserfassung und -verarbeitung integriert.



Bild: ZF Friedrichshafen AG

Die ZF Friedrichshafen AG, ein weltweit agierender Automobilzulieferkonzern für Antriebs- und Fahrwerktechnik, hat seine Prozesse im Rechnungswesen mithilfe einer Automatisierungslösung von Readsoft umgestaltet. Im Mittelpunkt des Projekts stand der Wunsch, die Kreditorenprozesse in den 123 Produktionsgesellschaften in 27 Ländern standardisiert abwickeln zu können. Zuvor gab es zwar an einigen Standorten in Deutschland und in den USA eine Lösung zur Rechnungserfassung und -verarbeitung, deren Handhabung war in den einzelnen Gesellschaften jedoch individuell geregelt.

Einen besonders zeitraubenden Faktor dieses Lösungsansatzes stellten Medienbrüche bei der Einbindung der inzwischen abgelösten Anwendung in das von dem Fertigungsbetrieb eingesetzte Enterprise Resource Planning-System SAP ERP dar. Eine wesentliche Anforderung des Unternehmens an die neue Lösung war dementsprechend, EDI-basierte Rechnungen im gleichen System wie die reguläre Faktura bearbeiten zu können.

Automatisierte Prozesse im Rechnungswesen

Das Rechnungsvolumen des Konzerns mit 12,9 Milliarden Euro Jahresumsatz beträgt weltweit pro Jahr 1,5 Millionen Belege. Dementsprechend erwartete der Zulieferer deutliche Effizienzvorteile aus der automatisierten Verarbeitung des Rechnungsaufkommens. „Wir wünschten uns eine Lösung, die sich für den internationalen Roll-out eignet und somit in der Lage ist, die Prozesse in allen Divisionen und an allen Standorten einheitlich zu gestalten. Die Wahl fiel unter anderem deshalb auf Readsoft, weil das Unternehmen als internationaler Anbieter die notwendige Projektunterstützung und fachliches Know-how vor Ort bieten kann“, berichtet Michael Heuss, IT-Projektleiter im zentralen Roll-out-Team des Zulieferbetriebs. Von ebenso großer Wichtigkeit war die Unterstützung der Electronic Data Interchange-Funktionalitäten (EDI) im Standard sowie anderer Formate elektronischer Rechnungen unter Berücksichtigung der Signaturverfahren. Da die dazu erforderlichen Funktionen Bestandteil der Standard-Lösung sind, kann auch in Zukunft mit einer anhaltenden Unterstützung dieser Prozesse im Rahmen der Systempflege gerechnet werden.

Rechnungseingangsbuch für alle Rechnungsformate

Die Anwendung des IT-Dienstleisters ist zudem SAP-zertifiziert und in der Lage, Schlüsseldaten auf den Rechnungen mit Bestelldaten im ERP-System anzugleichen. So können viele Belege bei entsprechender Übereinstimmung automatisiert gebucht werden. Die Workflow-Komponente ermöglicht es, Rechnungen zur Prüfung an die zuständigen Mitarbeiter weiterzuleiten und Rechnungsfreigaben einzuholen. Im Automotive-Markt müssen Eingangsrechnungen oft gegen aktuelle Lieferscheine sowie langfristige Lieferpläne geprüft werden. Die Lieferpläne sind meist im ERP angelegt und definieren teilweise über mehrere Jahre hinweg, welche Komponenten die Lieferanten liefern müssen. Diese Branchenbesonderheit soll durch die Automatisierung des Prozesses effizienter und transparenter abgewickelt werden. Die Informationen aus EDI-Datenströmen werden aufbereitet und zusammen mit den Daten aller anderen Eingangsrechnungen in einem zentralen Rechnungseingangsbuch zur Weiterverarbeitung bereitgestellt. Zusätzlich wird ein lesbares Rechnungsbild aus dem EDI-Datenstrom erzeugt, das die elektronisch unterstützte Nachbearbeitung und Nachvollziehbarkeit für Buchhalter und externe Prüfer gestattet. Über einen definierten Workflow wird ein Freigabeprozess gestartet, bei dem die zuständigen Mitarbeiter per E-Mail kontaktiert werden und Rechnungen prüfen, kommentieren und freigeben können. Im Falle von Preisdifferenzen geht der Workflow an den zuständigen Einkäufer, der nach Klärung des Sachverhalts automatisch eine Belastung generieren kann. Auch von dieser Funktionalität der Lösung verspricht sich der Konzern eine Beschleunigung der Abläufe, denn bei unstimmigen Rechnungen wurden zum Teil in der Vergangenheit noch Belege mit der Hauspost in Umlauf gegeben.


Das könnte Sie auch interessieren:

Während im Gastgewerbe und im Handel im Februar wieder mehr Menschen in Kurzarbeit waren, ist der Anteil in der Industrie erneut zurückgegangen. Insgesamt wird die Zahl der in Kurzarbeit Beschäftigten im Februar auf 2,8 Millionen Menschen geschätzt.‣ weiterlesen

Der Aufsichtsrat von D.velop hat den bisherigen Vorstand Mario Dönnebrink als neuen Vorstandsvorsitzenden bestätigt.‣ weiterlesen

Zum Jahresende 2020 hat MES-Hersteller Cosmino aus Nürnberg das Funktionsmodul PreventiveAction weiterentwickelt. Das Modul soll durch das Einplanen und Erfassen der Wartungs- oder Reinigungsaktivität im MES sicherstellen, dass diese tatsächlich und regelmäßig stattfinden.‣ weiterlesen

Auf der Suche nach einer Fernzugriffslösung stieß Hansa Klimasysteme auf das Ixon-Portfolio. Überzeugt durch dessen Bedienung, wurde das ursprünglich angedachte Remote-System als weitreichendes Monitoring- und Visualisierungs-Paket umgesetzt - zum Vorteil der Kunden.‣ weiterlesen

MES-Anbieter und Dürr-Tochter iTAC Software hat das Instandhaltungsmodul Maintenance Manager angekündigt. Der digitale Wartungsmanager ist für Arbeitsplatzrechner und mobile Geräte wie Tablets verfügbar.‣ weiterlesen

Individuelle Anpassungen im ERP-System sind normal, doch sie können den Upgrade-Prozess verzögern. Die Heyligenstaedt Werkzeugmaschinen GmbH tritt diesem Problem mit den dynamischen Attributen und den QuickViews der Asseco-Lösung APplus entgegen.‣ weiterlesen

Bei KSB setzt man seit etwa einem Jahr auf ein Pick-by-light-System von Microsyst, was den Workflow an den Montagearbeitsplätzen effizienter gestaltet hat.‣ weiterlesen

Maschinen in der Produktion werden zunehmend schlauer. Eine von Reichelt Elektronik in Auftrag gegebene Umfrage zeigt, dass sich Predictive Maintenance in der deutschen Industrie etabliert.‣ weiterlesen

177 Ökonomen haben Ifo und FAZ im Rahmen des Ökonomenpanel zur aktuellen Corona-Wirtschaftspolitik der Bundesregierung befragt. Kurz vor der nächsten Ministerpräsidenten-Konferenz zeigt sich ein Großteil der Teilnehmer unzufrieden.‣ weiterlesen

Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige