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Ausgabe-Prozesse sicher umsetzen

Die Integration von Output Management zur zeitnahen Bereitstellung von Dokumenten in Geschäftsprozessen ist ein wesentlicher Bestandteil zur Ablauf-Optimierung. Diese Aufgabe unterstützt das Cideon Output Management-System im SAP-Umfeld. Im Fokus steht unter anderem, eine Reduktion von Gemeinkostenanteilen in der Produktkalkulation zu erreichen.

Bild: Cideon

Jeder produktbezogene Geschäftsprozess in Unternehmen wird von Dokumenten beherrscht oder begleitet. Im Umfeld der Enterprise Resource Planning- Lösungen (ERP) von SAP werden Unterlagen zu Geschäftsprozess-Schritten in verschiedenen System-Modulen – etwa MM, PP, PS, SD oder QM – gedruckt. Auf Basis der ausgegebenen Belege folgt meist eine zeitaufwändige, von Medienbrüchen begleitete manuelle Beschaffung von Zusatzdokumenteb zur Komplettierung der nötigen Unterlagen. Erst dann können nachfolgende Aktivitäten im Geschäftsprozess beginnen. Hier und da bestehen zudem dezentral organisierte Zweitablagen. Verfahrensbedingt eingeschränkte Aktualität führt dabei jedoch nicht selten zu eingeschränkter Qualität und Aktualität prozessrelevanter Unterlagen betrifft. Von bedarfsorientierter, zeitnaher, regelbasierter und qualitätsgesicherter Unterlagenbereitstellung kann dann keine Rede sein. Damit steigt auch das Risiko, etwa falsche oder fehlerhafte Materialien einzukaufen, zu produzieren oder zu liefern.

Verschiedene Anwendungen innerhalb einer unternehmensweit etablierten SAP-Systemlandschaft können helfen, Dokumente entlang des Produktlebenszyklus zu verwalten und diese im Rahmen der Geschäftsprozesse zu nutzen. Das Dokumentenverwaltungssystem SAP DVS für Dateien und Dokumente ist beispielsweise mit seinen Datenobjekten integraler Bestandteil des Product-Lifecyle-Management-Datenmodells (PLM) des Softwarehauses und damit auch Grundlage für entsprechende CAD-Integrationen. Dabei steht durch die enge Integration der Dokumentverwaltung in das ERP-System eine schnittstellenfreie Verknüpfung für Dokumente und Dateien mit DMS-Objekten bereit.

Regelbasierte Unterlagenbereitstellung

Die Verknüpfung oder ‘Relation’ einer Zeichnung und dem zugehörigen Material erleichtert vor allem die regelbasierte Unterlagenbereitstellung. Darüber hinaus können auch Projektanträge oder Dokumente mit dem Projekt, Verfahrensanweisungen für Testverfahren mit Prüfaufträgen oder Rüstzeichnungen mit Fertigungsaufträgen verbunden werden. Der Nutzen dieser Verbindung zwischen Dokument und Objekt zeigt sich schon während der Informationsbeschaffung und im medienbruchfreien Zugriff der Anwender. Dieser Dokumentzugriff erfolgt über Standardtransaktionen und mündet meist in der explizit gestarteten Dokumentanzeige innerhalb der DVS-Verwaltungskomponente. Alternativ können Add-on-Lösungen, wie der Cideon View Manager mit ‘On-the-fly’-Zusatzfunktionen eingebunden werden.

Neben der Reduktion der Arbeitsschritte können Dokumente so über Zusatzfunktionen gemäß Unternehmens- oder Branchenrichtlinien vor Anzeige oder Kopieren etwa durch digitale Stempel, Wasserzeichen oder als PDF/A-Dokument aufbereitet werden. Das größere Potenzial, Fehler im Umgang mit Belegen und Dokumenten zu vermeiden, beziehungsweise die Bereitstellung zu optimieren, liegt aber in der Abbildung integrierter Verfahren zur Unterlagenbereitstellung in Geschäftsprozessen. Welche Geschäftsprozesse hierbei bedient werden, unterliegt einer unternehmensindividuellen Bewertung relevanter Faktoren zur Ermittlung des jeweiligen Potenzials. Ausschlaggebend in der Betrachtung sind typischer Weise folgende Punkte:

  • Die Frequenz, in der ein Geschäftsprozess ausgeführt wird: So lassen sich hochfrequente Geschäftsprozesse wie Anfrage- und Bestellwesen etwa von Fertigungs- oder Instandhaltungsprozessen unterscheiden.
  • Die Komplexität bei der Unterlagenidentifikation: Einfache oder komplexe Regelwerke können zur Identifikation für das Änderungswesen relevanter Unterlagen etwa über Versionen, Dokumentarten, Sprachen oder Dateiarten beitragen.
  • Umfang und Anzahl der erforderlichen Unterlagen: Umfangreiche Zeichnungsunterlagen komplexer Produkte sind mitunter anders zu handhaben als die Dokumentation einzelner Baugruppen.
  • Die Erstellungsart der Belege oder Zusatzdokumente, etwa in Form von Formatgröße, Faltung, Farbwahl, Druckverfahren oder benötigten Datei-Komprimierungsverfahren
  • Der durch beispielsweise branchenspezifische Vorgaben geforderte Qualitätsstandard und gegebenfalls Dokumentationszwang in der Unterlagenfindung.
  • Die Komplexität der Dokumentaufbereitung: Hierunter fallen der Einsatz von Publishing- Verfahren genauso wie die automatisierte Erstellung von Inhaltsverzeichnisse, Seitennummerierung sowie Kopfund Fußzeilen.
Bild: Cideon

Umsetzung innerhalb der Druckprozesse

Dabei lassen sich die Bereitstellungsverfahren integrierter Output-Management-Systeme vergleichsweise einfach an modulbezogene Geschäftsprozesse andocken. Die Integration richtet sich hierbei nach der Frage, inwieweit der Anwender Einfluss auf die Unterlagenbereitstellung nehmen soll. Vollautomatisierte Bereitstellungsverfahren verringern den Spielraum für eine falsche Unterlagenbereitstellung. Die Implementierung der Ausgabemethode in bestehende Beleg-Druckprogramme oder als zusätzliches Druckprogramm gestattet die gemeinsame Ausgabe von Belegen und Dokumenten. Suchbedingungen zur Dokumentidentifikation, Vorgaben zu Aufbereitung und Ausgabekanal, etwa Papierdruck, E-Mailversand oder Lieferanten-Portal lassen sich über ein konfigurierbares Regelwerk in Varianten festgehalten.

Neben DVS-Dokumenten können auch Archiv-Links oder Dokumente des SAP Folders Management in die Unterlagenbereitstellung eingebunden werden. Die Erstellung von Varianten kann anschließend je nach Berechtigung vom Administrator, Anwender oder Prozessverantwortlichen vorgenommen werden. Zur Dokumentidentifikation können neben direkten Verknüpfungen zum Material auch Stücklistenauflösungen herangezogen werden. Dies ist insbesondere äußerst hilfreich, wenn es sich bei den Materialien um sehr komplexe Baugruppen sowie ganze Maschinen oder Anlagen handelt, deren Dokumente bereitzustellen sind.

Riskioreduzierung durch Freigaben

Die Verfügbarkeit der zentral verwalteten Varianten kann, nach erfolgreichem Test durch den Ersteller, für den Produktionsbetrieb individuell freigegeben werden. Anhand von Konfigurations einstellungen für Geschäftsprozesse der unterschiedlichen SAP-Module werden dann nur relevante Varianten zur Verarbeitung herangezogen. Diese liefern folglich stets ein qualitätsgesichertes Ergebnis. Im Rahmen des unternehmensinternen Risikomanagements können die so abgebildeten Verfahren der Unterlagenbereitstellung in die Verfahren der Qualitätssicherung, beispielswesie die ISO 9000-Regelungen, einbezogen und dokumentiert werden.

Bereitstellung über Transaktionsdienste

Sofern keine direkte Integration in die Druckausgabe erforderlich ist, kann die Bereitstellung von kontextrelevanten Dokumenten auch über den ‘generischen Objektdienst’ per Menüeintrag angestoßen werden. Diese Dienste sind Standard in vielen SAP-Transaktionen. Alternativ kann dieser auch über konfigurierbare Funktionsknöpfe in Transaktionen erfolgen. Sofern kein konfigurierbarer Weg zur Verfügung steht, müssen separate Transaktionen des Output Management-Systems genutzt werden. In jedem Fall wird die Unterlagenbereitstellung zum relevanten Objekt, etwa Bestellung, QMMeldung oder Fertigungsauftrag unter Verwendung der passend konfigurierten Variante durchgeführt.

Diese halbautomatisierten Verfahren können ebenfalls dazu beitragen, den Anteil manueller Tätigkeiten zu verringern. Hin und wieder sind vor der finalen Prozessierung Anpassungen am zusammengestellten Ausgabeauftrag durch den Anwender gewünscht. Hierzu stehen die Dialogfunktionen des Output Management-Systems zur Verfügung. Im Cideon Output Control Center wird der Anwender dazu anhand einer Systemnachricht zum Dialog am entsprechendem Ausgabeauftrag geleitet, um die Einstellungen nach Bedarf anzupassen. Hierzu zählen etwa dokumentenspezifische Stempeltexte, die Anzahl der Kopien, das Skalieren von Dokumenten, das Hinzufügen oder Entfernen von Dokumenten sowie das Ändern des Ausgabeverfahrens. Anschließend können die Ausgabeaufträge zur Prozessierung freigegeben werden. Dazu übernimmt das Output Management-Systeme die finale Auftragsübergabe zum Server und überwacht die Abarbeitung.

Vorteile durch kontextspezifische Verarbeitung

Output-Management-Systeme können durch automatisierte Verfahren Belege, Zusatzdokumente und Datein kontextspezifisch und qualitätsgesichert aufbereiten sowie verarbeiten. Diese Vorgehen kann dazu beitragen, das Risiko der Verwendung falscher Teile, Materialien oder Produkte aufgrund falscher Unterlagen zu reduzieren. Werden Einstellungen und Informationen zu Ausgabeaufträgen festgehalten, steigt zudem die Auskunftsfähigkeit zu den verwendeten Dokumente. Die Verwendung eines professionellen Systems zur Unterlagenbereitstellung kann so zur Senkung der Gemeinkosten führen und dadurch zur Verbesserung der Wirtschaftlichkeit der Unternehmensabläufe beitragen.


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