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Komplettsystem für Handel und Produktion

Auftragsfertigung mit hoher Variantenvielfalt

Komplettsystem für Handel und Produktion

Stühle, Clubsessel, Tische, Terrassenmöbel – aus dem kleinen Münchner Laden GO IN ist ein global agierendes Unternehmen für Einrichtungen in der Gastronomie, Hotellerie und Industrie geworden. Die Fertigung ist auftragsbezogen, das Lager mit 15.000 Palettenstellplätzen chaotisch, die Kunden sind international. Zur Verwaltung setzt das Unternehmen auf eine Unternehmenslösung, die Prozesse aus Handel und Produktion gleichermaßen abbilden kann.

Bild: Alpha Business Solutions AG

Was als kleiner Einzelhandel in der Münchner Innenstadt begann, mit Möbeln für Zuhause, ist zum professionellen Einrichtungsanbieter geworden, der Hotel- und Gastronomieketten wie Ibis, Starbucks oder McDonalds und Unternehmen wie Tchibo zu seinen Kunden zählt. Im Olympiajahr 1972 gegründet, traten zu reinen Handelsprodukten im Laufe der Zeit selbst hergestellte Einrichtungsgegenstände mit eigenem Design. Der Einzelhandel in München begann nach und nach immer mehr Interessenten aus der Gastronomie anzuziehen, die Möbel in großen Stückzahlen benötigen. Die Nachfrage stieg, das Unternehmen expandierte und eröffnete unter anderem Niederlassungen in Paris und Wien. „Wir haben uns räumlich breiter aufgestellt und unsere Produktpalette erweitert“, sagt Jens Müller, der im Unternehmen sowohl für IT als auch für Product & Change Management verantwortlich ist. „Die Kunden wollen heute neben Qualität auch individuell konzipierte Einrichtungen und Designs. Ein spezielles Polsterkonzept zum Beispiel oder bestimmte Materialien.“

Eine dreiviertel Million Artikel im System

Daraus resultierten ein Baukastenprinzip und eine hohe Variantenvielfalt, die es zu bewältigen gilt. Die Zahlen können das belegen: Waren im Jahr 2011 noch rund 139.000 Artikel aus der Werkstatt, der Polsterei, der Lackiererei oder der Kommissionsfertigung in den Vertriebsbelegen des Unternehmens enthalten, waren es nur zwei Jahre später bereits mehr als eine dreiviertel Million. „Diesen Größenordnungen kommen Sie mit einer in die Jahre gekommenen, nicht mehr updatefähigen Software und ein paar angebundenen Zusatzlösungen auf Dauer nicht mehr bei“, sagt Müller. Das Unternehmen stellte sich daher IT-seitig neu auf und führte mit Hilfe des Realisierungspartners Alpha Business Solutions Anfang des Jahres 2013 das Enterprise Recource Planning-Komplettsystem (ERP) proalpha ein. Dabei zeigte sich im Produktivbetrieb schnell die gewünschte Entspannung der zuvor bestehenden Schnittstellen-Problematik. Auch die internationale Ausrichtung des Unternehmens war durch verschiedene Landesversionen des Systems abgedeckt.

Flexibel produzieren mit chaotischer Lagerhaltung

„Über die neue Lösung können wir viele zusätzlich entstandene Prozesse und die höheren Anforderungen der Kunden wieder abbilden; im Wareneingang, in der Produktion als auch in der Lagerlogistik“, erläutert Müller. Über 40.000 Kommissionsbestellungen laufen heute ebenso über die Lösung wie die inhouse produzierten und veredelten Produkte, die rund 30 Prozent des Verkaufsvolumens ausmachen. Besonders wichtig ist dem Unternehmen die Abbildung der chaotischen Lagerhaltung, weil es aufgrund des Baukastenprinzips alle Artikel vorhalten will, um entsprechend schnell und unter Berücksichtigung der individuellen Wünsche auf die Kunden eingehen zu können. Um die komplexe Lagerhaltung effizient zu steuern, werden Ein-, Aus- oder Umlagerungen automatisch protokolliert und im System hinterlegt. Zudem konnte der Betrieb mithilfe der Software sowohl die Zahl der manuell ausgestellten Belege sowie Erfassungsfehler deutlich reduzieren. Auch das in saisonalen Hochphasen gelegentlich auftretende Problem von vergessenen Buchungen gehört nun der Vergangenheit an. „Wir sehen jetzt auf einen Blick, welche Mengen unter Berücksichtigung von Kommissionsbindungen, Reservierungen und Sicherheitsbeständen gerade verfügbar sind und wo sich diese befinden“, schildert Müller. Das senkt die Lagerkosten des Unternehmens, weil aufgrund der optimalen Nutzung weniger Pufferstellflächen nötig sind.

Rückverfolgbarkeit von Chargen

Weiterer Nutzen erwächst dem Unternehmen auf dem Feld der Produktqualität, denn die Lösung sichert diese durch eine vollständige Rückverfolgung der Chargenherkunft und -verwendung. Auch die Belegstruktur der ERP-Lösung verläuft nun anders als zuvor: Wareneingangsbuchungen sind vom Einkauf in den Wareneingang verlagert worden. Dadurch steht die Ware im Durchschnitt rund einen Tag früher zur Disposition.

Vertrauen zu Standardprozessen entwickeln

Neben dem Funktionsumfang der Lösung spielte auch das Bedienkonzept bei der Auswahl des ERP-Systems eine Rolle. In der eingeführten Lösung wird nach der Mehrfenstertechnik für jedes Fenster automatisch ein Platz auf dem Bildschirm bereitgestellt, ohne dabei bereits geöffnete Fenster zu überdecken. „Jeder Mitarbeiter hat für seine Arbeit die Informationen benutzerspezifisch und übersichtlich vor sich. Dazu kann er einfach zwischen verschiedenen Programmen wechseln.“ Vertriebsmitarbeiter haben so neben der Auftragsmaske zum Beispiel ein abhängiges Kundenfenster und eine Schnelleingabe zur Verfügung, um zügig auf Ansprechpartner zugreifen oder Kundenbestellungen einsehen zu können. Überzeugt zeigt sich das Handels- und Fertigungsunternehmen auch von den Workflows, die in der Lösung hinterlegt, dabei aber frei definierbar sind. Diese haben sich als Grundlage als überaus nützlich erwiesen, um die eigenen Unternehmensprozesse auf den Prüfstand zu stellen und zu optimieren.

Außerdem hat die Beschäftigung mit den Abläufen dazu geführt, die Prozesse auch nach der Einführung nochmals auf Verbesserungsspielraum ‚abzuklopfen‘. „Dabei haben wir festgestellt, dass wir bei dem einen oder anderen Prozess anfangs zu viele Anpassungen vorgenommen haben. Das Customizing hätten wir an manchen Stellen unterlassen sollen, dann wären wir besser gefahren“, erläutert Müller. Deshalb rät er Anwendern, sich im Vorfeld einer Systemauswahl nicht zu sehr an die eigenen Prozesse zu klammern und stattdessen die Gelegenheit zu nutzen, diese zu hinterfragen und bei Bedarf umzudenken. Die Prozesse, die im Softwarestandard angelegt oder durch frei definierbare Workflows modellierbar sind, seien vielfach erprobt und bewährt. Müller verdeutlicht dies am Beispiel von Freigabeprozessen für Kreditvergaben und -limits oder Rabatten. Diese sind inklusive Workflows in der Anwendung hinterlegt, ließen sich nicht weiter verbessern und ersparten in diesem Fall dem Innendienstmitarbeiter und dem Vertriebsleiter unter anderem einen regen E-Mail-Verkehr.

Kundenbeziehungen im Unternehmenssystem verwalten

Die Unternehmenslösung bringt auch ein integriertes Modul für Customer Relationship Management (CRM) mit. Damit lassen sich Vertriebsaktionen einzelnen Aufträgen zuweisen und bestimmen, ob eine Messepräsenz zu einer Order geführt hat. Vor dem Hintergrund, dass im Rahmen von Messen generierter Umsatz rund 30 Prozent der Gesamtsumme ausmachen, hat das Unternehmen die Erfolgskontrolle, die es braucht. „Wir sind im Jahr auf rund 60 Messen präsent. Jetzt wissen wir, welche wie erfolgreich verlief“, erklärt Müller.