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Auftragsbestätigungen

Papierlos und transparent

Eines der Ziele des Maschinenbauunternehmens MAG IAS GmbH ist es, sämtliche betrieblichen Kernprozesse einheitlich zu steuern. Bei der automatisierten Verarbeitung von Auftragsbestätigungen stieß das eingesetzte ERP-System von SAP jedoch an Grenzen. Lösen ließ sich das Problem schließlich mit der SAP-integrierten Software Direct Confirmation Control von AFI.



Bild: MAG IAS GmbH

Rund 65.000 Auftragsbestätigungen (ABs) gehen jährlich bei dem Maschinenbauunternehmen MAG IAS dezentral an sieben Standorten ein. Das heißt, dass fast 180.000 Positionen im ERP-System von SAP abgeglichen und dutzende ABs an die ausgedruckten und im Aktenordner aufbewahrten Be­stellungen geheftet werden. Das bedeutet einen immensen Zeitaufwand sowie Such- und Fehlerquellen. Beispielsweise können per Fax oder Brief eintreffende Auftragsbestätigungen verlegt werden. Gibt es dann eine Rückfrage, ist das ungünstig. Auch ist Papier langsam, sodass Lieferanten schon mal versehentlich angemahnt werden, die überfällige AB zu senden, obwohl sie schon lange im Haus ist. „Wir wollten in der Reaktions- und Bearbeitungszeit, vor allem aber in der Transparenz wesentlich besser werden“, erklärt MAG-Projektleiter Jürgen Geiger den Wunsch zur elektronischen Bearbeitung von Auftragsbestätigungen.

Einkaufsprozess verstehen

Zur Auswahl einer geeigneten Software, suchte das Unternehmen zertifizierte Hersteller, die SAP-integrierte Software-Lösungen entwickeln, den Einkaufsprozess und SAP verstehen, flexibel auf Wünsche und Anforderungen reagieren und Erfahrung mit elektronischer Dokumentenverarbeitung haben. So stieß das Maschinenbeuunternehmen auf die AFI – P.M. Belz Agentur für Informatik GmbH. Es stellte sich heraus, dass der Software-Hersteller alle Anforderungen erfüllte, bis auf eine: Dessen Software-Lösung Direct Confirmation Control passte noch nicht ganz auf die Prozesse der MAG. Da es allerdings zu den Kernkompetenzen des Software-Herstellers gehört, individuelle Kundenbedarfe und Abläufe abzubilden, sah der MAG-Einkaufsleiter Helmut Gaßmann darin eine Chance: „Uns bot sich die Möglichkeit, die Software mit zu gestalten.“ Der Software-Anbieter arbeitete mit dem Maschinenbauer bereist seit Einführung der Eingangsrechnungslösung Direct Invoice Control vor einigen Jahren zusammen. Das Vertrauen zwischen den Partnern war vorhanden. Viel wichtiger war dennoch, dass der Software-Anbieter auch für dieses Projekt ein stimmiges Konzept zur Anpassung der Anwendung vorlegte. Aufgrund der Projekterfahrung im Dokumentenmanagementbereich waren die Lösungswege plausibel. „In der gesamten Entwicklungsphase hatte das AFI-Projektteam immer ein offenes Ohr und setzte die Anforderung schnell und präzise um“, sagt MAG-Projektleiter. Es wurden neue Bedarfe identifiziert und neue Funktionen dazu eingebaut.

ABs gehen elektronisch ein

„Direct Confirmation Control ist nun auf den Alltag einer Einkaufsabteilung abgestimmt“, sagt der Einkaufsleiter. Um die ABs künftig direkt in digitaler Form zu erhalten, wurde die Fax-Hardware auf die Funktion ‘fax to folder’ umgestellt. Die ABs kommen zwar noch als Fax an, doch das Endgerät druckt diese nicht mehr auf Papier aus, sondern legt sie zentral als TIF oder PDF ab.

Prozess beschleunigen

Die Daten aus der AB werden mittels einer Texterkennung (OCR) digitalisiert und an SAP übergeben, die Lösung kann diese dann mit den SAP-MM-Bestelldaten abgleichen. Wird eine Bestellung vom Lieferanten als ‘bestätigt wie bestellt’ zugeschickt, erkennt das die Software von AFI. Die folgende Bearbeitung durch den Einkäufer ist dann eine Sache von Sekunden. Termin- beziehungsweise Einteilungs-, Mengen- und Preisabweichungen sind sofort sichtbar. Auch hier kann die Bearbeitung durch direkte Absprünge aus Direct Confirmation Control in die SAP-Transaktionen ME23N, MD04, MM02 oder ME12 deutlich effizienter werden. Es ist nicht mehr nötig, die SAP-Schlüssel einzugeben; „jetzt muss nur noch der Button ‘Bedarfs-/ Bestandsliste’ gedrückt werden und schon ist sichtbar, ob eine Abweichung tolerierbar ist“, sagt Helmut Gaßmann. Wird ein Rabatt oder Zuschlag auf der AB ausgewiesen, der jedoch nicht in der SAP-Bestellung vermerkt ist, erkennt dies die Software und greift ohne Verzögerung auf das ERP-System zu, um die ursprüngliche Bestellung zu überschreiben. „Natürlich waren wir anfänglich skeptisch, dass eine Software die SAP-Bestellung automatisch verändert“, sagt Gaßmann. „Der Nutzen der automatischen Korrektur lag jedoch auf der Hand. Im Testsystem haben wir beweisen lassen, dass optimal korrigiert wird, was korrigiert werden muss. Und dass alle Schritte lückenlos protokolliert werden.“

Aussagekraft von Nettopreisen

Wie wichtig die Zusammensetzung von Nettopreisen ist, weiß jeder Einkäufer. Dabei geht es nicht nur um die eigene Reputation in den wiederkehrenden Auswertungen und Analysen. Es geht vielmehr um die Transparenz und Nachvollzieh­barkeit und die sich daraus ergebenden Ableitungen für künftige Kalkulationen. „Nettopreise sind nur beurteilbar, wenn nachvollziehbar ist, wie sich diese zusammensetzen. Und das wiederum muss natürlich in SAP abgebildet sein“, sagt Helmut Gaßmann über die Tatsache, dass die integrierte Software, wenn nötig, Rabatte in die SAP-Bestellung schreibt und somit die ursprüngliche Bestellung verändert.

Zentrale Übersicht über ABs

Transparenz wird auch durch die Filtermöglichkeiten sowie die elektronische Archivierung im SAP Content Server garantiert. „Die umfangreichen Filter und Statusanzeigen im Monitor sind standortunabhängig und einfach zu verstehen“, sagt Projektleiter Jürgen Geiger. „Jede unserer Einkaufsorganisationen kann für sich auswählen, was angezeigt werden soll. Ebenso ist der globale Überblick zu allen Auftragsbestätigungen im gesamten Unternehmen gewährleistet. Und soll das Original angezeigt werden, ist dieses per Knopfdruck sofort verfügbar“, sagt Einkaufsleiter Helmut Gaßmann. Jetzt ist alles elektronisch und standortunabhängig zusammengefasst und die Auftragsbestätigung hängt direkt an der SAP-Bestellung an.


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