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Auf eine Karte setzen

Zeiterfassung, Zutritt und Personaleinsatzplanung verbinden

Unternehmen sehen sich durch die Globalisierung mit einem zunehmend härteren Wettbewerb konfrontiert. Potenzial, um unnötigen Kostendruck durch personelle und zeitliche Fehlplanungen zu vermeiden, liegt auch in der Kombination der Bereiche Zutrittskontrolle, Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung verborgen. Wer hier auf einheitliche Erfassungsmechanismen und integrierte Datenbestände setzt, kann Kosten senken.




Bild: Interflex

Viele Unternehmen verfolgen das Ziel, interne Prozesse zu vereinfachen und so Komplexität abzubauen, um sich Vorteile gegenüber Wettbewerbern zu erarbeiten. Besonders in der Personaleinsatzplanung, in der Zeiterfassung und in der Zutrittskontrolle lassen sich Kosten durch organisatorische Maßnahmen und die passende Technologie-Unterstützung verringern. Besonders zielführend arbeiten Unternehmen, wenn sie diese drei Bereiche miteinander verbinden. Eine solche Kopplung wird möglich, wenn Mitarbeiterausweise nicht nur für die Identifikation, sondern auch für die Buchung von Zeitdaten genutzt werden. Hilfreich ist zudem eine zentrale Verwaltung der Daten für die Zutrittskontrolle und die Zeiterfassung über ein gemeinsames System. Eine solche Lösung ermöglicht die Kombination mit anderen Daten, zum Beispiel Urlaubstagen, die dort einfach hinterlegt werden können. Damit ist es möglich, Auswertungen durchzuführen und Berichte anzufertigen.

Gleichzeitig lassen sich Warnmeldungen erstellen, die dann ausgelöst werden, wenn festgelegte Grenzen überschritten werden. Bei der Wahl des Ausweismittels sollte der Kopplungsgedanke daher eine tragende Rolle spielen: Möglichst viele Komponenten auf einer Karte versprechen hohen Nutzerkomfort: So sollten mit dem Unternehmensausweis verschiedene Funktionen wie beispielsweise für bargeldloses Bezahlen in der Kantine und an Automaten oder für die Aufzugssteuerung möglich sein. Mitarbeiter können zusätzlich über ein angeschlossenes Kartenlesegerät ihre PC sperren, wenn sie ihren Arbeitsplatz für kurze Zeit verlassen. Ein Unternehmen sollte außerdem genau prüfen, wie kompatibel die Ausweise mit gängigen Chip-Technologien sind.

Präzise Prognosen für die Personalplanung

Nach der Erfassung ist vor der Auswertung: Gebuchte Zeitdaten sind für die weitere Personaleinsatzplanung von großer Bedeutung. Planer müssen auf Grundlage dieser und weiterer relevanter Soll- und Ist-Daten Prognosen für den Personalbedarf erstellen. Voraussetzung für aussagekräftige Berechnungen ist die Verfügbarkeit von Daten aus der Budgetplanung, den jeweiligen Arbeitszeitmodellen und Auftragsbeständen, den spezifischen Arbeitszeitkonten, den Abwesenheiten, der Urlaubsplanung sowie rechtlichen Rahmenbedingungen. Im Idealfall lassen sich Daten dazu auch aus angebundenen Enterprise Resource Planning- und Buchhaltungssystemen importieren.

Mit solchen Analysen lassen sich unter anderem Unter- oder Überkapazitäten leichter erkennen, um kostenintensive Überstunden oder Unterbeschäftigung zu vermeiden, sowie durch eine übersichtlichere Organisation längere Betriebs- und Servicearbeiten ohne Mehrarbeit anbieten. Auch individuelle Wünsche und Bedarfe der Mitarbeiter können eingeplant werden, was wiederum Einfluss auf die Work-Life-Balance ausübt – ein Faktor, der auch angesichts zunehmender Fachkräfteknappheit an Bedeutung gewinnt. Wenn Unternehmen und ihre Abteilungen kurzfristige, mittelfristige und langfristige Personalbedarfe präzise ermitteln, können diese umgehend auf kurz- wie langlebige Trends reagieren und ihre Prozesse anpassen.

Interne Reserven aufbauen und zentral verwalten

Bevor Unternehmen ihre Personalplanung, Zutritts- oder Zeiterfassungswirtschaft neu ausrichten, sollten sie sich grundlegende Fragen zur Prozessgestaltung stellen. Dazu gehören etwa die passende Strategie für den Umgang mit schwankenden Auftrags- oder Personalbeständen sowie die Verwaltung von Kapazitätsreserven: Soll ein täglicher Ausgleich möglich sein oder eine langfristige, vorausschauende Planung etabliert werden? Auch muss geregelt werden, wer wann auf welche Daten zugreifen kann, damit beispielsweise Abteilungs- und Schichtleiter selbstständig relevante Personalzuteilungen vornehmen können. Durch eine effiziente Kopplung von Zutrittskontrolle, Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung können Betriebe Aufträge so durch zuverlässige Disposition der vorhandenen Kapazitäten besser planen und Kosten durch Mehrarbeit vermeiden.

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