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Auf dem Weg zur durchgehenden Systemlandschaft

Auf dem Weg zur durchgehenden Systemlandschaft

Die IT-Landschaft großer und mittelständischer Unternehmen ist zu komplex. Über 20 Prozent der Unternehmen betreiben mehr als 50 produktive Enterprise Resource Planning-Systeme, in Einzelfällen kommen sogar über 100 Software-Produkte zum Einsatz. Die meisten CIO wollen daher die Produkt- und Systemvielfalt drastisch reduzieren.

Die Anzahl produktiver ERP-Systeme in den Unternehmen soll sinken: Über 50 Prozent der Unternehmen betreiben aktuell mehr als zehn produktive Systeme. Diese Vielfalt erhöht Kosten und Komplexität der IT-Landschaft.
Bild: Detecon International GmbH

Der Konsolidierungsdruck im Hinblick auf Enterprise Resource Planning-Systeme (ERP) in deutschen Unternehmen ist hoch. Das zeigt eine Umfrage der Management- und Technologieberatung Detecon International in Kooperation mit dem Bundesverband Informationswirtschaft, Telekom und neuen Medien e.V. (Bitkom ) unter CIO und IT-Leitern großer und mittelgroßer Unternehmen. Etwa die Hälfte der Teilnehmer gibt an, mehr als zehn produktive ERP-Systeme einzusetzen. Über 20 Prozent arbeiten mit mehr als 50 und über zehn Prozent mit mehr als 100 Systemen. Produzierende Unternehmen setzen damit deutlich mehr produktive Unternehmenssysteme ein als etwa Handels- oder Dienstleistungsbetriebe.

Komplexe IT-Landschaft in produzierenden Betrieben

In der Fertigungsindustrie gibt es häufig einzelne Installationen je Werk, Standort, Tochtergesellschaft oder Geschäftsbereich. Fusionen und Übernahmen, bei denen die IT-Systeme noch nicht vollständig integriert wurden, erhöhen die Zahl. Diese komplexen IT-Landschaften treiben die Kosten für Betrieb, Updates und Wartung in die Höhe. Zudem hemmen sie die durchgängige Unterstützung von Prozessketten und damit die Unternehmensentwicklung. Dabei stehen vor allem international ausgerichtete Organisationen vor der Herausforderung, Prozessketten zwischen selbständigen Gesellschaften ihrer Unternehmensgruppe im In- und Ausland besser zu unterstützen.

Die überwiegende Mehrheit der Unternehmen plant, die Zahl ihrer ERP-Systeme deutlich zu reduzieren. Über 80 Prozent wollen ein Konsolidierungsprojekt innerhalb der nächsten fünf Jahre durchführen. Etwa jedes fünfte Unternehmen beabsichtigt, bereits im nächsten Jahr zu handeln. In der künftigen Zielarchitektur setzen dabei mehr als ein Drittel der Unternehmen auf ein einheitliches, gemeinsames System, das sie möglichst standardisiert in allen Gesellschaften und Unternehmensbereichen einführen wollen. 41 Prozent der CIO erachten zwei bis fünf verschiedene produktive ERP-Systeme für notwendig. Unabhängig von der Zahl der Installationen streben mehr als zwei Drittel der Unternehmen eine Single-Vendor-Strategie an: Nur ein ERP-Software-Produkt soll in der Ziellandschaft zum Einsatz kommen.

Konsolidieren zwingt zum Blick auf die Geschäftsprozesse

Dr. Norbert Hövelmanns, Partner bei Detecon International und einer der Autoren der Studie, berichtet: „Die meisten Unternehmen wollen eine templatebasierte ERP-Lösung einführen.“ Um dies realisieren zu können, müssten sie im Zuge der Konsolidierung auch ihre Geschäftsprozesse standardisieren. Diese seien vielfach zu komplex, nicht effizient genug und ließen sich nur mit einer entsprechend angepassten Standardsoftware abbilden. Bei der Standardisierung und Harmonisierung ihrer Prozesse sehen die Studienteilnehmer eine der größten Herausforderung auf dem Weg zur Konsolidierung. „Gerade das“, sagt Hövelmanns, „ist jedoch der Schlüssel, um erfolgreich mit Templates zu arbeiten.“ Eine Standardsoftware lasse sich nur dann ohne größere Anpassungen einsetzen, wenn eine große Übereinstimmung zwischen den Unternehmensprozessen und der Prozesslogik der Software besteht.

Grundsätzlich gelte in der Industrie zwar die Ansicht, dass sich die IT den Prozessen anzupassen hat. Nach Angaben des Beraters ist dies aber nicht bei jedem Prozess sinnvoll. Denn in der Praxis passten viele Unternehmen ihre Prozesse an eine Standardsoftware an, um Kosten zu sparen und die Effizienz zu erhöhen. Nach Auffassung der Detecon ist das bei allen Prozessen sinnvoll, die ein Unternehmen nicht vom Wettbewerb abgrenzen. Die meisten Studienteilnehmer teilen diese Ansicht und streben einen hohen Standardisierungsgrad an. Ihr Ziel ist ein ‚Master-Template‘, das mindestens 80 Prozent der standardisierten Prozesse in allen lokalen Gesellschaften abdeckt.

Die IT-Unterstützung für Fertigungs- und Montageprozesse stellt bei der Systemkonsolidierung eine erhebliche Herausforderung dar. Im Gegensatz zu Controlling- oder Einkaufsprozessen lassen sich die Systemlogiken etwa unterschiedlicher Niederlassungen nur schwer in globalen Templates abbilden.
Bild: istockphoto/baranozdemir

Auf dem Weg zu einheitlichen Systemabläufen

Die Mehrheit der Unternehmen will ihre neue Zielarchitektur mit einem Brownfield-Ansatz umsetzen, bei dem bestehende Systeme die Basis für das Template bilden. Vor der Template-Entwicklung steht die Frage im Raum, welche Applikationen bestehen bleiben und welche ersetzt werden sollen. Dabei bietet es sich an, vorhandene Applikationen einzeln zu bewerten. Wenn Unternehmen eine Anwendung häufig anpassen mussten und der Aufwand für die Implementierung neuer Anforderungen besonders hoch ist, steht die Wirtschaftlichkeit der Anwendung in Frage. Denn Anpassungen an Prozessänderungen gestalten sich dann meistens sehr langwierig und die Kosten für die Anpassung sind entsprechend hoch.

„In der Praxis beschränken sich viele Unternehmen darauf, zunächst nur die Prozesse mit einem Master-Template abzubilden, von denen sie glauben, dass sie sich weltweit am ehesten standardisieren lassen“, erläutert Hövelmanns. Dies seien etwa die Bereiche Finanzen und Controlling sowie Prozesse im Einkauf. Sie werden zentral definiert, im Kern ausgerollt und länderspezifisch angepasst, um unterschiedliche gesetzliche Rahmenbedingungen zu berücksichtigen. Der Studie zufolge erwarten sowohl Konzerne als auch kleine und mittlere Unternehmen, ein entsprechendes Konsolidierungsprojekt innerhalb von fünf bis sechs Jahren abschließen zu können.

Herausforderung in Fertigung und Montage

Je tiefer die Prozesse abgebildet werden müssen, etwa in der Fertigung und Montage, desto herausfordernder wird die Standardisierung. Um solche Prozesse angemessen abzubilden, müsse man mitunter von einer Single-Vendor-Strategie abweichen. Helmut Bremicker, Managing Partner des Beratungshauses und einer der Studienautoren, erklärt: „In der Fertigungsindustrie kommen häufig stark individualisierte Software-Lösungen zum Einsatz. Das betrifft etwa die Bereiche Fertigungs- und Montageplanung sowie deren Steuerung.“ In diesen produktionsnahen Bereichen gebe es heute vielfach entweder Individualentwicklungen oder stark individualisierte Standardsoftware, die über die Jahre hinweg so angepasst wurde, dass sie die Prozesse bestmöglich unterstützt. Viele Mitarbeiter in den Fachabteilungen der Unternehmen befürchten, dass sie bewährte, effiziente Prozesse durch Konsolidierung und Standardisierung verlieren. Hier entstehen erhebliche Widerstände, wenn eine gemeinsame Standardsoftware eingeführt werden soll. Entscheidet sich das Management dennoch für eine solche Lösung, seien Anpassungen zumeist unabdingbar.

Professionelles Change Management gefragt

Um einen erneuten ‚Wildwuchs‘ an individuellen Komponenten im Standardsystem zu vermeiden, sollten Unternehmen nach Empfehlung des Beratungshauses im Rahmen von Konsolidierungsprojekten ein professionelles Change- und Release Management mit stringenten Freigabeverfahren durchführen. Außerdem empfiehlt es sich, Entwicklungsstandards einzuhalten, um die Releasefähigkeit der neuen Software zu erhalten. Auf technischer Seite zählen die schwierige Wartbarkeit und die mangelnde Flexibilität vorhandener Systeme zu den wichtigsten Gründen für eine Konsolidierung. Insbesondere produzierende Unternehmen mit komplexen Produkten arbeiten in Primärprozessen häufig mit individualisierten Systemen, die noch in Programmiersprachen wie Cobol oder PL/I geschrieben wurden. Fachpersonal mit Know-how in diesen rund 50 Jahre alten Sprachen ist nur schwer zu finden.

Der Aufwand für die Anbindung neuer Technologien wie Web EDI, mobiler Lösungen, RFID oder auch nur einer trivialen Office-Umgebung an diese Altsysteme ist hoch. Es fehlt an technologischen Schnittstellen. IT-Mitarbeiter müssen die neuen Technologien manuell in Eigenentwicklungen oder alte, stark individualisierte Standardanwendungen integrieren. Aktuelle Standardsoftware bringt hingegen Web Services, Funktionalitäten für die Anbindung mobiler Lösungen und Standard-Schnittstellen für gängige EDI-Formate vielfach bereits mit. Die Studie zeigt zudem: Unternehmen, die ausgeprägte Serienfertigung oder Massenproduktion betreiben, haben ERP-Standardsoftware bereits umfassend in Vertrieb, Produktion und Logistik eingeführt. Nun arbeiteten auch die großen deutschen Fertigungsunternehmen aus dem Maschinen- und Anlagenbau an der Abschaffung von Individuallösungen. Der Impuls für diesen Wandel stammt in der Regel aus dem Management. Und auch wenn die Unternehmen ihre Modernisierungs- und Konsolidierungsprojekte in sinnvollen Teilschritten über einen Zeitraum mehrerer Jahre hinweg planen, ist das langfristige Ziel eindeutig die ‚Ein-ERP‘-Landschaft.