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Dokumentations-Tool für die Prozessindustrie

As-Built-Zustand digital belegt

Nicht selten ist die Änderung an einer prozesstechnischen Anlage schneller erledigt als die Dokumentation danach. Handschriftliche Notizen bergen dabei die Gefahr, nicht eindeutig lesbar zu sein und Informationen können auf der Strecke bleiben. Bei der BASF in Ludwigshafen entschied man sich daher schon im Jahr 2009, den As-Built-Zustand der Anlage mit einem elektronischen Dokumentationssystem zu erfassen. Mittlerweile nutzen es rund 1.500 Mitarbeiter am Standort.

Bild: ©csp_lagereek / Fotosearch.de

Bild: ©csp_lagereek / Fotosearch.de

Michael Brendelberger ist bei der BASF Ludwigshafen zuständig für den Bereich PLT-Planung und hat die Einführung des Dokumentations-Tools begleitet: „Für unsere Anlagenplanung setzen wir schon seit vielen Jahren auf Prodok, ein PLT-CAE-System für einen integrierten Planungsprozess nach einheitlichen Regeln.“ Nun sollten die Anlagen zusätzlich mit der Dokumentationsanwendung Livedok digital dokumentiert werden. Dabei stellt der Umstieg von papierbasierter auf digitale Dokumentation für die Mitarbeiter eine Herausforderung dar. Um den Wechsel zu erleichtern, sollte sich die Software intuitiv bedienen lassen.

Zwei Nutzergruppen

Im Wesentlichen gibt es bei digitaler Dokumentation zwei Nutzergruppen: Die Mitarbeiter vor Ort in der Anlage, die Installations-, Instandhaltungs- oder Reparaturarbeiten durchführen, und die Kollegen in der Dokumentationsverwaltung, die etwa Einträge auf Plausibilität prüfen und Revisionsprozesse anstoßen. Beide Bereiche haben völlig unterschiedliche Anforderungen an die Dokumentation. In der Anwendung ist das gelöst, indem Werker vor Ort in einer klar strukturierten Eingabemaske arbeiten. Mit einer Redlining-Palette von Handschrifteingabe über Markieren, Durchstreichen bis hin zu dynamischen Stempeln können Änderungen eingegeben werden. Für die Nachverfolgbarkeit werden das Änderungsdatum und der Name des Mitarbeiters hinterlegt. Der Dokumentationsverwaltung dagegen stehen umfangreiche Funktionalitäten zur Verfügung, die zum Beispiel das Revisionieren von Dokumenten und die Änderungsplanung unterstützen.

Den Workflow im Blick

Das in Ludwigshafen eingesetzte Tool bildet den Dokumentations-Workflow von der Datenerfassung bis zum Revisionieren ab. Gerade Letzteres war vor dem Einsatz der Software aufwendig und oft mit vielen Rücksprachen verbunden, weil zum Beispiel handschriftliche Änderungen nicht lesbar waren oder Informationen zum Änderungsdatum beziehungsweise dem verantwortlichen Mitarbeiter fehlten. Im Programm werden Anwender am Prozess entlang geführt, um alle relevanten Informationen einzutragen. Das sind für Brendelberger handfeste Vorteile: „Bevor wir das Dokumentations-Tool im Einsatz hatten, zog sich der Übergang von Roteintrag zu einer revisionierten Neufassung oft über einen längeren Zeitraum hin. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass alle den Roteintrag schon vor der Revision sehen und somit immer über den aktuellen Stand informiert sind.“ Nach einem Roteintrag sind Dokumente für die Bearbeitung nicht gesperrt, sondern können auch bis zur nächsten Revision wie die normale Dokumentation weiterverwendet werden. Das Tool kann hierbei inhaltliche Konflikte aufzeigen und verwalten. Revisionen werden nun nicht mehr nach einem starren Zeitraster vorgenommen, sondern abhängig von Umfang und Art der durchgeführten Änderungen.

Mit der App Livedok Mobile arbeiten die Werker ortsunabhängig mit dem Programm. (Bild: Rösberg Engineering GmbH)

Mit der App Livedok Mobile arbeiten die Werker ortsunabhängig mit dem Programm. (Bild: Rösberg Engineering GmbH)

Änderungen verwalten

Die Betriebssteuerung erhält per Knopfdruck einen Überblick über alle Änderungen der Anlage. Da man Änderungen klassifizieren kann, lassen sich hier auch Informationen hinterlegen und damit weitere Prozesse etwa zur vorausschauenden Instandhaltung anstoßen. In vielen Fällen wurden außerdem Ortsbegehungen unnötig, was bei einer Anlagengröße wie der BASF in Ludwigshafen viel Zeit und damit Geld spart. In einer digitalen Dokumentation finden sich Daten zudem schneller als in papiergebundenen Systemen bei gleichzeitig deutlich geringerem Risiko, mit veralteten Versionen zu arbeiten.

Den Überblick behalten

Jede in der Anlage verbaute Komponente wird als Anlagen-Asset bezeichnet. Zu jedem Asset lässt sich die komplette Dokumentation abspeichern. Gerade bei verschleißenden Komponenten wie Sensoren, Ventilen und Antrieben ermöglicht die Dokumentationssoftware dem Mitarbeiter, per Abfrage herauszufinden, welche Komponente an welcher Stelle verbaut ist. Bei Problemen mit bestimmten Bauteilen oder der Abkündigung eines Herstellers können Anlagenbetreiber zügig reagieren.

Neue Projekte dokumentiert

Wird eine neue Anlage gebaut oder ein Anlagenteil weitreichend verändert, sind oft viele Gewerke beteiligt. Bei früheren Projekten wurde in Ludwigsburg für jedes Projekt ein Ordner mit den Arbeitsaufträgen und der Papierdokumentation bereitgestellt. Am Ende der Woche erhielt der Projektmanager diese Dokumente zurück, mit Vermerken zum aktuellen Stand und den aktuellen Problemen. Dabei ging der Überblick schnell verloren. Das hat sich nach dem Wechsel auf eine digitale Dokumentationsanwendung deutlich verbessert. Auch die Interaktion zwischen den einzelnen Gewerken funktioniert besser, weil eventuelle Roteinträge eines Mitarbeiters sofort für alle sichtbar sind.


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