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Arbeitsschritte zuverlässig verteilen und überwachen

Die Belimed Sauter AG stellt Sterilistations- und Desinfektionssysteme her. Zur Unterstützung von Projektverwaltung, Ticketing und Benachrichtigung in Kundendienst und Änderungsmanagement setzt der Betrieb aus Sulgen eine dezidierte Projektmanagementsoftware ein.

Bild: Belimed Sauter AG

Um Projektmanagement effizient unterstützen zu können, muss sich Software an die vor Ort zu steuernden Prozesse anpassen. Dazu zählen beispielsweise unterschiedliche Anforderungen hinsichtlich Schnelligkeit, Zugänglichkeit und Tracking. Ein weiteres, wichtiges Merkmal bei der Auswahl entsprechender Software ist die unproblematische Einbindung in die Unternehmenskommunikation. Dabei stellt eine komplexe Lösung mit Schnittstelle zum Enterprise Resource Planning-System (ERP) je nach Anwendungsfall nicht zwingend die beste Lösung dar.

Diese Überlegungen leiteten die Belimed Sauter AG bei ihrer Entscheidung für den Einsatz einer Projektmanagementsoftware. Das Unternehmen beschäftigt rund 200 Mitarbeiter. Hauptsächlich werden Sterilisations- und Desinfektionssysteme für Krankenhäuser, Forschungslaboratorien, Pharma-Industrie und Biotechnologie entwickelt, produziert und weltweit verkauft. Seit dem Jahre 1999 ist die Belimed Sauter AG Teil der Belimed Gruppe, einem Verbund von Tochterfirmen der Metall Zug AG. Die Unternehmensgruppe vertreibt weltweit Apparate und Dienstleistungen auf dem Infection Control Markt. Innerhalb der Unternehmenung bildet der Betrieb das Kompetenzzentrum ‚Sterilisation‘ und ist zudem auf dem Schweizer Markt für das Produktsortiment aller Kundensegmente der Unternehmensgruppe zuständig.

Werkzeug für abteilungsübergreifende Abstimmung

Der Absatz von Sterilisationssystemen ist beratungsintensiv. Bei Verkauf und Installation der Anlagen sowie im Betrieb müssen Kundenanfragen schnell und zuverlässig beantwortet werden. Daran sind mehrere Beteiligte aus verschiedenen Abteilungen im Unternehmen beteiligt. Um die zugehörigen Aufgaben anzulegen, zu verwalten und überwachen zu können, wollte das Unternehmen eine spezialisierte Projektmanagement-Software einsetzen. Denn Excel- und Access-Lösungen, die vor Einführung der Projektmanagementlösung eingesetzt wurden, boten nicht die Möglichkeit, via Outlook E-Mail-Benachrichtigungen an alle involvierten Stellen zu senden. Nach einer ersten Sichtung der am Markt vorhandenen Trackinglösungen fiel die Wahl im Mai 2011 auf die Projektmanagement-Lösung RS Taskgroup 1.9 von Raikosoft.

Mitarbeiter aus Einkauf, Technik, Produktion und Qualitätsmanagement setzen die Projektmanagement-Lösung zum Anlegen und Verfolgen von Aufgaben ein. Das System kommt bei dem Maschinenbauer beispielsweise im Rahmen des Änderungsmanagements zum Einsatz. Bild: Raikosoft

Ticketing unterstützt Vertrieb und Änderungsmanagement

Die Projektmanagement-Software wurde zuerst zur Optimierung der Kundendienste eingeführt. Zentrale Anforderung war dabei das Tracking laufender Vorgänge mit Hilfe eines Ticketing-Verfahrens. Diese Herangehensweise ermöglicht es, Einzelaufgaben schnell anzulegen, zu verteilen und den jeweiligen Status anzuzeigen. Dabei können den Beteiligten auch verschiedene Rollen und Rechte zugewiesen werden. Die Anwendung ermöglicht Anwendern durch eine Benachrichtigungsfunktion sowohl bei Zuweisung als auch Erledigung einer Aufgabe die entsprechenden Mitarbeiter per E-Mail zu informieren – auch dann, wenn die Software gerade nicht als Anwendung geöffnet ist.

Der Einsatz der Softwarelösung vereinfacht den Mitarbeitern so das Anlegen von Aufgaben, zudem verringert sich durch das integrierte Benachrichtigungssystem der Zeitaufwand beim Durchlaufen der erforderlichen Arbeitsschritte. Nach der Erfassung werden anfallende Unteraufgaben an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Mittlerweile verwenden 75 der 200 Mitarbeiter bei Belimed Sauter das System. Nachdem sich die Lösung im Kundendienst bewährt hatte, wurde der Dienst auf das Änderungsmanagement ausgedehnt.

Sowohl interne als auch externe Änderungsanträge werden seitdem über die neue IT-Lösung abgewickelt. Der Prozess zur Beurteilung kundenspezifischer Änderungen einer Standardmaschine lässt sich dabei exakt definieren und bezieht alle Mitarbeiter vom Einkauf über die Technik, Produktion und das Qualitätsmanagement mit ein. Lediglich die Weitergabe der Informationen an die Produktionsarbeiter unmittelbar in der Montage erfolgt noch analog über den Leiter der jeweiligen Produktionsinsel. Zusätzlich verwenden einige Abteilungen des Unternehmens das System zur Verwaltung abteilungsinterner Aufgaben.

Neue Funktionen nach Bedarf einführen

Belimed Sauter benutzt die Lösung mittlerweile in der Version 3.0 parallel zum Betrieb einer umfangreichen ERP-Lösung des Anbieters SAP. Dabei profitiert der Betrieb neben dem niedrigem Integrationsaufwand auch von der Möglichkeit, bei Bedarf die Defintion neuer Funktionen beim Systemanbieter in Auftrag geben zu können.

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