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Arbeitshilfen für Dokumentenmanagement

Dokumente und Prozesse verwalten und steuern

Obwohl die Begriffe Dokumentenmanagementsystem und Enterprise-Content-Management seit mehreren Jahren verwendet werden, sind die Ziele und Einsatzbereiche im Detail häufig unklar. Der 'Leitfaden DMS' des VDMA soll Unternehmen darüber aufklären, welche Möglichkeiten und Chancen aus dem Einsatz eines entsprechenden
Systems erwachsen können.

Bild: VDMA

Maschinen- und Anlagenbauer sehen sich mit einer stetig zunehmenden Zahl unterschiedlicher Dokumente konfrontiert. Insgesamt nimmt die Bedeutung der vielfältigen Formate elektronischer Dokumente weiter zu. Diese müssen gesichtet, bearbeitet, verwaltet und unveränderbar verfügbar gehalten werden. Dabei sind viele Dokumente uneinheitlich in ihrer Form und Beschaffenheit: Zum Spektrum gehören Zeichnungen und Modelle der Konstruktion, Beschreibungen der Technischen Produktdokumentation, Vorgänge bei Auftragseingang und -verfolgung, Rechnungs- und Bestellwesen, Kunden- und Lieferantenbetreuung, Service, Beschwerdemanagement und vieles mehr. Weiterhin ist beinahe jedes Dokument auch Bestandteil eines ihm zugeordneten Prozesses, der langfristig nachvollziehbar sein muss. Daher lohnt es sich für Unternehmen, Daten, Informationsflüsse und die zugehörenden Abläufe und Prozesse zu betrachten und zu bewerten. Um den Einstieg in das Thema zu erleichtern sowie Hinweise zur Einführung und Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) zu geben, hat der Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau (VDMA) kürzlich den Leitfaden ‘Einführen eines Dokumentenmanagementsystems’ publiziert.

DMS und ECM im Einklang

Enterprise Content Management (ECM) beschreibt ein Konzept, in das unternehmensrelevante Dokumente beziehungsweise die in diesen Unterlagen enthaltene Informationen, oder Content, einbezogen werden. Die Umsetzung dieses Konzeptes erfordert die Integration von Personen, Informationen, technischen Systemen und Geschäftsprozessen – zusammen mit Lieferanten, Partnern und Kunden auch über Firmengrenzen hinaus. Das DMS bildet hierbei den Kern, indem es notwendige Funktionen bereitstellt, und die Datenschnittstellen zu unterschiedlichen Systemen bereitstellt und so die fehler- und verlustfreie Daten-, Dokumenten- und Informationsverwaltung gewährleisten soll. Aus diesem Grund beschreiben beide Abkürzungen oftmals dasselbe Unternehmensziel. Die heute am Markt befindlichen Systeme sind in ihrer Basisfunktionalität ähnlich.

Wirtschaftlichkeitsaspekte

Ein Kriterium für die Auswahl und Einführung eines DMS ist die Höhe der entstehenden Kosten. Die Wirtschaftlichkeit eines DMS lässt sich allerdings nur schwer in auswertbare Zahlen fassen. Doch Umfragen zeigen, dass ohne den Einsatz eines DMS etwa 30 Prozent der Arbeitszeit für die Informationssuche und 40 Prozent der zurechenbaren Arbeitszeit für die Bearbeitung von Papierdokumenten aufgebracht werden. Den Ausgaben für Software, Integration und Betrieb stehen Einsparungseffekte gegenüber: Der Nutzen lässt sich in der Verkürzung von Durchlaufzeiten, einer Verringerung von Suchzeiten und zum Beispiel das Erreichen von Skontozielen quantifizieren. Neben diesen messbaren Effekten gibt der Leitfaden Erkenntnisse wieder, die in Unternehmen nach einer Einführung festgestellt wurden: Demnach stieg in Betrieben nach der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems die Mitarbeitermotivation an, was auch einen Anstieg der Arbeitsdisziplin zufolge hatte und die die Zusammenarbeit verbesserte.

In Verbindung mit IT-gestützter Dokumentenverwaltung wird auch die Einhaltung von Compliance- Vorgaben zuverlässiger möglich. Dies ist auch eine Folge davon, dass sich Medienbrüche in den Unternehmen signifikant verringern ließen. Umfragen des Verbandes fokussierten auch die Erwartungen, die Unternehmen vor der Einführung an eine Software- Lösung stellen: Firmen rechnen durch den EInsatz von DMS demnach mit einer Umsatzsteigerung von durchschnittlich zehn Prozent und einer Beschleunigung der Prozesse um 13,4 Prozent. Dies deckte sich mit den Erkenntnissen, die im Rahmen der Arbeits- und Diskussionsgruppen des Verbands gesammelt werden konnten.

Schrittweise Einführung

Die Einführung eines DMS ist technisch mit jenen Systemeinführungen vergleichbar, die vorrangig abteilungsbezogen zum Einsatz kommen. In der Durchführung bedeutet das, dass auch DMS zunächst in einem Bereich eingeführt und anschließend schritt- und bedarfsweise ‘ausgerollt’ werden kann. Dabei sollte eine DMS-Einführung immer als Projekt betrachtet werden, das auch den Einsatz ausreichender Ressourcen erfordert. Empfehlenswert für die spätere Akzeptanz des Systems ist außerdem,die von der Umstellung betroffenen sowie interessierte Mitarbeiter früh im Projektverlauf einzubinden. Um Ratschläge zur Einführung bereitzustellen, beschreibt die Publikation die einzelnen Phasen tabellarisch. Jedem Schritt sind dabei Zielsetzungen, Vorgehensempfehlungen und die zu erwartenden Ergebnisse sowie weitere Massnahmen beigeordnet.

 

Arbeitshilfe für Systemeinführung und -Betrieb


Der vom Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau erstellte ‘Leitfaden DMS’ widmet sich der Einführung eines DMS auch mit dem Ziel, das Gesamtkonzept ECM zu erfassen. Der Leitfaden wendet sich an Management und Fach- sowie IT-Abteilungen. In einem Überblick wird zunächst der Weg vom ‘Dokument zur digitalen Akte’ nachgezeichnet und die Struktur eines DMS und dessen Zusammenspiel mit anderen IT-Systemen dargestellt. Der Textaufbau orientiert sich am Vorgehen bei einer DMS-Einführung, weshalb auch der Analysephase hohe Bedeutung beigemessen wird. Die Dokumentenarten der verschiedenen Abteilungen werden typisiert und den entsprechenden System-Anforderungen gegenübergestellt. Die Dokumenten- und Informationsverwaltung stellt die Basis eines funktionierenden ECM-Konzeptes. Deshalb wurden Aspekte wie Archivierung, Revisionssicherheit, Compliance oder Altdatenübernahme eingehend beschrieben, besonders weil bei diesem Schritt viele Regeln, Gesetze, Vorschriften und Vorgaben ihre Anwendung finden.

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