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Analyse und Reporting

Mehr Durchblick gewinnen

Der deutsche Mittelstand muss sich im globalen Wettbewerb behaupten und am besten jeden Tag noch effizienter und noch beweglicher werden. Lieferketten, Produktionsabläufe, Logistik: Alles wird komplexer und kann mit leistungsfähigen Enterprise Resource Planning-Systemen dennoch beherrschbar bleiben. Doch in diesen hochkomplexen IT-Systemen liegt auch eine zentrale Herausforderung. Sie produzieren Millionen von Datensätzen. Es entstehen vielschichtige Zahlengebilde, aus denen sich theoretisch der Status des gesamten Unternehmens ablesen ließe. Aber wie? Und auf welche Zahlen kommt es an?

Bild: Kumavision

Business Intelligence-Lösungen (BI) können eine sinnvolle Ergänzung zu einer Branchensoftware sein – nicht nur, aber besonders auch für die Geschäftsführung. Denn Business Intelligence kann Unternehmen in die Lage versetzen, mit Hilfe der vielschichten Daten aus dem Enterprise Resource Planning-System (ERP) Geschäftsprozesse messbar zu machen und so die Basis für bessere strategische und operative Entscheidungen zu legen. Natürlich geht es Business Intelligence in erster Linie um die Frage, ob die Firma profitabel arbeitet. Über ein solides Finanzcontrolling lässt sich das auch mit überschaubarem Aufwand feststellen. Doch diese Vorgehensweise hat einen entscheidenden Nachteil: Sie lässt immer nur einen Blick in die Vergangenheit zu. Die Rechnungsstellung ist immer der letzte Schritt einer langen Prozesskette. Stellt der Controller hier ein Minus fest, findet er die Ursachen dafür in Vorgängen, die Wochen oder Monate zurückliegen.

Agieren statt reagieren

Diese Fehlentwicklungen kann das Management dann zwar korrigieren – aber nur mit erheblicher Zeitverzögerung. Und das können sich immer weniger Unternehmen leisten. Viel interessanter kann es für ein Unternehmen sein, bereits im laufenden Prozess Trends und Entwicklungen zu erkennen und bei Bedarf gegenzusteuern oder Vorbereitungen für die neue Situation zu treffen. Neben allgemeinen Kennziffern wie Umsatz lässt sich gezielt der Vertrieb, die Lagerhaltung, die Maschinenauslastung oder die Arbeitszeit der Mitarbeiter betrachten. Gerade in der gekonnten Kombination von Daten aus Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft liegt die Stärke von Business Intelligence-Lösungen. Sinkt beispielsweise der Absatz eines bestimmten Produkts, werden die Verkaufschancen in der Vertriebspipeline betrachtet. Die Vertriebsaktivitäten können so rechtzeitig forciert werden, bevor Unterauslastungen entstehen. Der Handlungsspielraum für Unternehmen vergrößert sich.



Im Bild: Dirk Grigutsch, Leiter Competence Center Finance + BI bei der Kumavision AG

Komplexes auf den Punkt gebracht

Eine Stärke vieler Business Intelligence-Lösungen liegt darin, die aggregierten und analysierten Daten ansprechend aufzubereiten: So lassen sich beispielsweise Verkaufsanalysen nach verschiedenen Produktsegmenten und Regionen auf einer Landkarte übersichtlich darstellen. Automatisch generierte Rankings zur Liefertermintreue von Lieferanten tragen dazu bei, die eigenen Lieferzeiten und damit letztlich die Kundenzufriedenheit zu optimieren. Dank übersichtlicher Diagramme können die Herstellungskosten einzelner Artikel und Produktgruppen über artikelbezogene Deckungsbeitragsrechnungen bewertet werden. Business Intelligence verfolgt dabei oftmals einen mehrdimensionalen Ansatz: Beispielsweise lassen sich so Produkt, Kunde und Umsatz miteinander kombinieren und unter unterschiedlichen Blickwinkeln untersuchen. Sogenannte Drill-down-Funktionen ermöglichen es, auffällige Werte bis zu den einzelnen Buchungen im ERP-System zurückzuverfolgen.

Technisch gesehen arbeiten Business Intelligence-Lösungen herstellerübergreifend nach demselben Prinzip: Die auf dem SQL-Server des ERP-Systems gespeicherten Daten werden aggregiert, analysiert und aufbereitet. Unterschiede gibt es bei der Benutzeroberfläche und der Art, wie die Daten dargestellt werden. BI-Consultants können beispielsweise gemeinsam mit den Anwendern die für die jeweilige Aufgabenstellung optimal passende Lösung ermitteln und die Implementierung der benötigten Tools übernehmen. Anwender können Reports selbst mit Excel erstellen und bearbeiten – wodurch die IT-Abteilung deutlich entlastet wird. Auch Server-basierte Lösungen, bei denen automatisch generierte Berichte zentral zur Verfügung gestellt werden, sind möglich. Besonders komfortabel ist die automatische, rollenbezogene Verteilung von Berichten – so erhält etwa die Geschäftsführung eine Zusammenfassung, während Produktions- und Vertriebssteuerung detaillierte Berichte erhalten.

Einstieg leicht gemacht

Insbesondere Mittelständler fürchten vielfach den personellen und finanziellen Aufwand bei der Einführung einer Business Intelligence-Lösung. Doch Unternehmen müssen nicht bei Null starten. Vorgefertigte BI-Templates können die für die jeweilige Branche relevanten Analysen abdecken und lassen sich flexibel erweitern. Auch lassen sich beispielsweise bereits vorhandene Excel-Auswertungen übernehmen und in professionelle Lösungen integrieren, die unternehmensweit zur Verfügung stehen.

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