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Wissensplattform für komplexe Produkte

95.000 Stücklisten im Blick

Wissensplattform für komplexe Produkte

Der Röstmaschinenbauer Probat bildet seine Unternehmensabläufe in einem durchgängigen Planungs- und Steuerungssystem ab, um ein unternehmensübergreifendes Projekt- und Wissensmanagement aufzubauen. Vertrieb, Konstruktion, Einkauf, Produktion, Versand, Montage und Kundendienst arbeiten dadurch auf einer Plattform. Gleichzeitig erfährt das Management in Echtzeit, ob der Betrieb Liefertermine und Budget ohne Anpassungen halten kann.

Bild: Probat Werke

Kaffee ist die Nummer zwei im Welthandel. Lediglich Erdöl wird noch stärker gehandelt. Doch erst die Veredlung macht das Rohprodukt attraktiv. Der niederrheinische Maschinen- und Anlagenbauer Probat hat dieses Marktpotenzial bereits 1868 erkannt und setzt konsequent auf den Bau von Röstanlagen. Dank seines breit gefächerten Ingenieurwissens avancierte der kundenspezifisch arbeitende Einzelfertiger inzwischen zum weltweit führenden Anbieter.

Das Unternehmen schreibt seine Erfolgsgeschichte fort: „Zwar nimmt die Konkurrenz aus Niedrig­lohnländern spürbar zu, dennoch verzeichnen wir weiterhin ein solides Wachstum. Inzwischen beschäftigen wir über 350 Mitarbeiter“, erklärt Geschäftsführer Wim Abbing. Gleichwohl entstehen mit Wachstum und erhöhtem Wettbewerbsdruck neue Anforderungen an die Gestaltung der Geschäftsprozesse. „Mehr denn je geht es jetzt darum, die Zusammenarbeit der einzelnen Abteilungen zu synchronisieren. Nur auf diese Weise sparen wir Prozesskosten und verkürzen unsere Durchlaufzeiten“, erläutert Abbing.

Dies betrifft vor allem die frühen Phasen des Projektgeschäfts. Hier verlieren viele Maschinen- und Anlagenbauer wertvolle Zeit, die sie später nur unter großen Anstrengungen aufholen können. In der Vergangenheit zeigten sich Projektdefizite zum Beispiel darin, dass es für Vertrieb und Konstruktion immer schwieriger wurde, eine gemeinsame ‚Sprache‘ zu finden, um einander optimal zuzuarbeiten. Obendrein operierten die eingesetzten IT-Systeme in getrennten Inselwelten. Angesichts der Vielfalt und Komplexität der Probat-Produktpalette wurde es zudem immer aufwändiger, Verkaufsartikel dem entsprechenden Produktionsartikel zuzuordnen. Für das Management wurde es damit laufend schwieriger, zeitnah belastbare Informationen über das aktuelle sowie über das zu erwartende Geschäft zu gewinnen.

Projektierungswerkzeug für die Einzelfertigung

Da der Maschinen- und Anlagenbauer monatelange und millionenschwere Projekte zu organisieren hat, machte sich das Unternehmen auf die Suche nach einem branchenspezifischen Enterprise-Resource-Planning-System (ERP), das die zahl­reichen Besonderheiten des Anlagenbaus abdeckt. So sollte die Lösung etwa damit klarkommen, dass sich Zeichnungen, Stücklisten und Arbeitspläne in der Regel erst projektbegleitend herausbilden, teils sogar erst kurz vor Auslieferung.

Um die kaufmännischen Abläufe rechtzeitig zu organisieren, suchte der Einzelfertiger eine projektorientierte Lösung, innerhalb derer die Mitarbeiter auch ohne das volle ‚Set‘ an technischen Unterlagen planen und disponieren können. Bei einem umfassenden Praxistest ausgewählter Systeme durch 20 Anwendern setzte sich das Auftragsmanagementsystem AMS.ERP durch, welches das Beratungs- und Softwarehaus AMS.Solution AG für die Anforderungen der Einzelfertigung ausgelegt hat.

Bei der Implementierung der neuen Lösung zog Probat bis zu vier ‚Key User‘ aus jedem Arbeitsbereich hinzu, um den Wissenstransfer in die Abteilungen abzusichern. Der größte Einführungsaufwand entstand bei der Vereinheitlichung des Stücklistenwesens. Dieses hatte sich in der Vergangenheit stark ausdifferenziert, da die Konstrukteure der unterschied­lichen Bereiche ihre jeweils eigene Sicht in Inselsystemen abgebildet hatten. Um das Röster-, Mühlen- und Anlagen-Engineering sowie die elektrische Konstruktion in eine gemeinsame Logik zu überführen, mussten die alten Stücklisten bei der Übernahme in das Auftragsmanagementsystem manuell angepasst werden. Insgesamt arbeitet das Unternehmen mit rund 95.000 Stücklisten.

Bewährtes Wissen nutzbar machen

Zur Synchronisierung ihrer jeweiligen Sichtweisen nutzen die Mitarbeiter nun den in der ERP-Lösung integrierten Variantenkonfigurator. Dazu wird das Anlagenportfolio seiner funktionalen Struktur entsprechend im Konfigurator abgebildet. Hauptfunktionen wie Rohproduktannahme, Transport, Reinigung, Rösten, Lagerung und Mahlen wurden in Unterfunktionen heruntergebrochen, unter denen die konkreten Fördergeräte und Maschinen abgelegt sind. Die Auswahl geeigneter Komponenten lässt sich über zentrale Leistungs­ausprägungen steuern. Gibt der Anwender zum Beispiel die benötigte Fördermenge pro Minute ein, zeigt der Konfigura­tor die in Frage kommenden Komponenten.

Um seine Produkte mit allen projektspezifischen Ausprägungen auszulegen, wird die Anlagentechnik dabei in verkaufbare Einheiten ‚zerlegt‘, die mit Verkaufstexten und -preisen verknüpft sind. Für die Angebotserstellung steht außerdem ein feingliedriger Baukasten aus modularen Angebotstexten bereit. Somit stellt der Einzelfertiger vollständige Konfigurationen bereits in der Verkaufsphase sicher. Kommt es zum Auftrag, lassen sich für zahlreiche Baugruppen Fertigungsstücklisten ausgeben, welche die Konstruktion projektspezifisch modifizieren kann. So können gerade auch neue Mitarbeiter vom Erfahrungs­schatz bisheriger Projekteprofitieren.

Auftragsbegleitendes Kundenbeziehungsmanagement

Für den Vertrieb ist der Variantenkonfigurator Teil der in dem Geschäftssystem integrierten Customer-Relationship-Management-Lösung (CRM), mit der das Unternehmen sein Kundenbeziehungsmanagement organisiert. In AMS.CRM verwaltet der Einzelfertiger alle Kontakte und kundenbezogenen Informationen, die im Auftragszyklus entstehen. Der Anlagenbauer steht in einem jahrelangen Austausch mit seinen Kunden. Um die dabei entstehenden CRM-Informationen allen Mitarbeitern im Kundenkontakt verfügbar zu machen, gilt es die kundenbezogenen Prozessschritte vollständig zu verknüpfen.

Während in der Vertriebsphase die in der Regel komplexen Kundenanforderungen bedürfnisgerecht erfasst werden, entsteht in Engineering und Produktion eine umfang­reiche Informations- und Dokumentenbasis, die bis zur Produktübergabe einem fortwährenden Wandel unterliegt. „Wird dieser Informations-Pool konsistent gepflegt, gewinnen alle Projekt­beteiligten darüber Kenntnis, was ein Kunde mit anderen Mitarbeitern im Haus vereinbart hat“, erklärt Abbing. „Entsprechend gut fühlt sich der Kunde bei uns aufgehoben. Er muss seine technischen oder betrieblichen Besonderheiten nicht immer wieder aufs Neue erläutern.“

Regelbasiertes Dokumentenmanagement

Im ERP übernimmt ein prozessorientiert arbeitendes Berichtswesen die Funktion des zentralen CRM-Werkzeugs. Die Berichte geben insbesondere darüber Auskunft, welchen Projektstand welcher Mitarbeiter mit einem Kunden definiert hat. Die Software erlaubt es, an jeder Stelle eines Auftrags spezifische Berichte anzulegen und mit den Prozess­schritten der Auftragsabwicklung zu verknüpfen. Anschließend gehen die Berichte – von den kaufmännischen Belegen bis zu den technischen Unterlagen – in das Dokumentenmanagementsystem (DMS) des Software-Anbieters ein. Durch die Integration in das Auftragsmanagement lassen sich Dokumente prozess- beziehungsweise auftragsbezogen im ERP-System erschließen.

Um den Erfassungsaufwand zu minimieren, arbeitet die integrierte Lösung weitgehend automatisiert. Bei allen im Unternehmen entstehenden Dokumenten – etwa bei einer Bestellung – erzeugt das Geschäftssystem parallel zum Ausdruck ein PDF, das revisionssicher im DMS abgelegt und mit dem zugehörigen ERP-Datensatz per Link verbunden wird. Hierbei wird das Dokument regelgebunden verschlagwortet. Zur Dokumentation der externen Kommunikation hat Probat gemeinsam mit den Organisationsberatern der AMS.Solution AG ein Regelwerk aufgesetzt, das sich am Workflow der Kundenprojekte orientiert.

Besonderes Augenmerk lag dabei auf der Erfassung des auftragsrelevanten E-Mail-Verkehrs. Hier lag die Herausforderung insbesondere darin, organisatorische Regeln festzulegen, wann welcher Mitarbeiter eine E-Mail und deren Anhänge abzulegen hat. Die systemgestützte Workflowsteuerung und -kontrolle stellt sicher, dass Mitarbeiter Projektstände so kommunizieren, dass die vor- und nachgelagerten Abteilungen ausreichend informiert sind.

Die Mauern zwischen den Abteilungen abtragen

„Mit der durchgängigen Auftragsmanagementlösung haben wir eine Kommunikationsplattform geschaffen, auf der die unter­schiedlichen Mitarbeiter ihr Vorgehen miteinander abstimmen. Auf diese Weise haben wir die Mauern zwischen den Abteilungen Stück für Stück abgetragen“, resümiert der Probat-Geschäftsführer. Der Unternehmensleiter schätzt zudem den Mehrwert für die Leistungsbewertung: „Das Management hat eine klare Kalkulationsstruktur für Planung und Controlling gewonnen. In Echtzeit erfahren unsere Projektmanager, ob sie mit den verfügbaren Ressourcen ihre Liefertermine und ihr Budget einhalten. Da wir es mit lang laufenden kapitalintensiven Aufträgen zu tun haben, sind diese Informationen Gold wert“, sagt Abbing.