Es gibt kein Vorbei an der digitalen Personalakte

Während sich Personalverantwortliche bis vor wenigen Monaten noch intensiv mit den Themen Mitarbeiterrekrutierung und Talentmanagement beschäftigt haben, stehen heute Kostensenkung, Kurzarbeit und Personalabbau auf der Agenda.

Umfragen belegen, dass viele Unternehmen im Personalwesen noch immer an Aktenschränken festhalten. Dabei können moderne und kosteneffiziente HR-Abteilungen nicht mehr auf IT-gestützte Lösungen verzichten. "Um Unternehmen vom Einsatz einer Personal-Software zu überzeugen, ist es von zentraler Bedeutung, die Kommunikation von einer techniklastigen und featuregesteuerten Ausrichtung in eine Richtung zu verlagern, die sich primär mit den Geschäftsvorteilen dieser Lösungen auseinandersetzt", erläutert Gerhard Knoch, Vice President EMEA bei Infor. "Themen wie Reduzierung der Gesamtbetriebskosten und flexible, transparente Geschäftsprozesse sind die Faktoren, die Unternehmen heute überzeugen, neue Investments auch im HR-Bereich zu tätigen."

Trotz zunehmender Komplexität bei der Personaleinsatzplanung - man bedenke nur die vielen verschiedenen Arbeitszeitmodelle wie Jahres- oder Lebensarbeitszeitkonten - werden Nachfrageschwankungen immer noch traditionell mit Überstunden, Sonderschichten, dem Einsatz von Zeitarbeitern oder einer Erhöhung der Arbeitszeit ausgeglichen. Diese lohnintensiven Maßnahmen können ein Unternehmen teuer zu stehen kommen. Ausgeklügelte Systeme für die strategische und operative Personaleinsatzplanung (PEP) unterstützen Unternehmen dabei Kosten zu sparen, indem sie das optimale Verhältnis zwischen Personalbedarf und Auftragslage finden und Überstunden, Leerlaufzeiten sowie Zuschläge für Sonderschichten reduzieren. Die strategische Berechnung des Personalbedarfs geschieht anhand von statistischen Methoden zur Ermittlung von Trends und Saisonalitäten oder durch Muster ursprünglicher Umsatzzahlen. Im Gegensatz dazu ist die operative Personaleinsatzplanung auf einen kurzfristigen Zeitraum, wie einen Tag oder eine Woche, fokussiert. Integrierte Lösungen arbeiten abteilungsübergreifend, das heißt sie berücksichtigen bei der Einsatzplanung die Mitarbeiterkapazitäten aus allen Bereichen. Alternativ lassen sich bei einem zu hohen Personaleinsatz Lösungsvorschläge zur Abwesenheitsplanung generieren. Dabei berücksichtigen PEP-Lösungen auch, dass Mitarbeiter ihren Urlaub bis zum Jahresende abbauen.

Um für die Zukunft gut aufgestellt zu sein, kommen Unternehmen früher oder später nicht an ihr vorbei: Die Rede ist von der digitalen Personalakte. Neben der Entlastung der Personalabteilung durch reduzierten Archivierungsaufwand, verspricht die elektronische Akte vor allem mehr Produktivität der HR-Abteilung. Laut Marktforschungsinstitut Gartner fallen bei der Arbeit mit Dokumenten rund 50 bis 80% der Zeit auf die Suche von Unterlagen. Viele Personalmanager scheuen sich noch vor dem vermeintlichen Aufwand der Digitalisierung. Um Mitarbeiter nicht zusätzlich zu belasten, empfehlen Experten, diese Arbeit an Dienstleister abzugeben. Sind einmal alle Dokumente eingescannt, verarbeitet, geprüft und archiviert, können die Papierakten nach drei bis sechs Monaten datenschutzkonform vernichtet werden. Das Scannen der Tagesbelege lässt sich schnell und unkompliziert mit einem Arbeitsplatzscanner erledigen. In Unternehmen ab 500 Mitarbeitern lohnt es sich, einen Scan-Dienstleister zu beauftragen. Dabei werden Belege über mehrere Tage gesammelt und anschließend gebündelt weitergeleitet. Zu den Bestandteilen der digitalen Personalakte gehören dieselben Dokumente wie bei der Papierakte, also Bewerbungsunterlagen eines Mitarbeiters, Arbeitsverträge, Zeugnisse, Mitarbeiterfoto, Korrespondenz, Beförderungen oder Bescheinigungen. Ein großes Plus der digitalen Personalakte: Liegen sämtliche Dokumente in elektronischer Form vor, können mehrere Bearbeiter gleichzeitig darauf zugreifen. Das meist webbasierte System erlaubt ausschließlich definierten Anwendern Zugriff auf die vertraulichen Daten, die verschlüsselt und damit sicher übermittelt werden. Zeitaufwändiges Hin- und Hertragen von Akten, etwa von der Personalabteilung zur Rechtsabteilung in die Geschäftsleitung und zurück, gehört damit der Vergangenheit an. Stattdessen verbleiben die Informationen and Ort und Stelle und stehen trotzdem allen Berechtigten in kurzer oder sogar in Echtzeit zur Verfügung. Zugleich läuft die Integration in die üblichen Buchhaltungs-, Verwaltungs- und Archivsysteme denkbar einfach ab.

Autorin Katrin Zwingmann ist freie Fachjournalistin aus Düsseldorf.

Internet: www.varial.de   

IT&PRODUCTION, 05-2009