Effizienter Einkaufen

Viele Unternehmen reduzieren ihre Wertschöpfungstiefe, um sich auf die unternehmensspezifischen Kernkompetenzen zu konzentrieren. Thomas Neubauer, Geschäftsführer der IBX Deutschland GmbH, über den Wandel der Beschaffungsfunktion und die daraus resultierenden Konsequenzen für die IT-Ausstattung. "Erfolgreich werden Unternehmen sein, die das Beschaffungs- und Supply Chain Management als wesentlichen Bestandteil ihrer Unternehmensstrategie begreifen", sagt Neubauer und schreibt dabei ausgereiften On-Demand-Lösungen eine entscheidende Rolle zu.

Herr Neubauer, Ihr Unternehmen bietet eine Palette an Dienstleistungen und Lösungen für den effizienten Einkauf. Welche Rolle spielt der Einkauf bei Unternehmen heutzutage?

Thomas Neubauer: Der strategische Einkauf hat seinen Stellenwert im Unternehmen über die letzten Jahre weiter ausgebaut. Er gilt als wesentlicher Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens, da sich der Einkaufserfolg unmittelbar auf das Unternehmensergebnis auswirkt. Abhängig von der Branche beträgt das Einkaufsvolumen zwischen 40% und 60% des Gesamtumsatzes. Wenn es Unternehmen gelingt, diese Fremdkosten um nur ein Prozent zu reduzieren, wirkt sich das auf das Betriebsergebnis genauso stark aus wie eine Umsatzsteigerung um 12%. Deswegen verwundert es wenig, dass inzwischen bei den meisten Unternehmen der Einkauf direkt einem Vorstandressort untersteht. Die zentrale Frage lautet: Wie ist der Einkaufsprozess zu transformieren, damit Unternehmen das Einsparpotenzial ausschöpfen können?

Sie haben Kunden aus allen Branchen. Gibt es besondere Anforderungen für den Einkauf in der produzierenden Industrie?

Neubauer: Jede Beschaffungsorganisation hat zunächst zwei entscheidende Aufgaben zu erfüllen: Zum einen die Abwicklung des klassischen Beschaffungsprozesses, das heißt die Deckung des Bedarfs des Unternehmens zum optimalen Preis. Zum anderen gilt es, allen Unternehmensbereichen zu vermitteln, sich an die gültigen Rahmenverträge zu halten, da sich somit die Marktmacht des Unternehmens erst frei entfalten kann. Die verarbeitende Industrie hat heute mit enormen Herausforderungen zu kämpfen. Low Cost Country Sourcing, steigende Rohstoffpreise oder hohe Anforderungen an die Produktqualität setzen die Hersteller unter Druck. In manchen Produktgruppen dauert es zwölf Monate, um einen neuen Lieferanten zu auditieren. Sie können sich vorstellen, dass ein Lieferantenwechsel damit ganz schön teuer geraten kann. Hinzu kommt, dass verschiedene Unternehmensbereiche mit unterschiedlichen ERP-Systemen arbeiten, die wiederum auf unterschiedliche Materialklassifikationen zurückgreifen. Dieser Umstand stellt so manchen Einkäufer vor eine fast unlösbare Aufgabe, wenn es um die Ermittlung des Jahresbedarfes für Verpackungsboxen geht. Laut den Erfahrungen mit unseren Kunden erzielen Unternehmen die besten Resultate, wenn sie ein umfassendes Optimierungsprogramm starten, das Beschaffungsstrategie, Prozesse, Organisation und eingesetzte Softwarelösungen beleuchtet. Ein wichtiger Schritt ist eine einheitliche unternehmensweite Procurement Lösung, die eine gemeinsame Produktklassifizierung liefert.

Wie sieht denn eine Beschaffungslösung aus, mit der Prozesse optimiert und schnell Kosteneinsparungen erzielt werden?

Neubauer: Eine optimale Beschaffungslösung richtet sich nach den Anforderungen des Anwenders. Das können sie heute mit einer On-Demand Lösung-erreichen. Der entscheidende Vorteil ist, dass der Endnutzer lediglich einen Internetbrowser benötigt. Unabhängig von den eingesetzten ERP-Systemen erhält der Einkauf präzise Angaben darüber, welche Artikel in welcher Produktgruppe an welchem Standort jährlich beschafft werden. Damit haben sie die optimale Basis für Rahmenvertragsverhandlungen und die Recherche dafür beschränkt sich auf wenige Mausklicks. Natürlich verbessert eine Procurementlösung die Prozesseffizienz. Freigabeworkflows und Bedienerfreundlichkeit spielen eine wichtige Rolle. Wenn es um eine e-Ordering-Lösung für Produktionsmaterialien geht, benötigen Sie in der Regel auch noch eine ERP-Integration. Ein wesentlicher Bestandteil der Lösung ist der Implementierungsansatz. Die Erfahrung mit unseren Kunden zeigt, dass die besten Resultate mit einem zweidimensionalen Ansatz beim Spend Management erzielt werden: E-Sourcing, um die optimalen Einkaufspreise zu erzielen, sowie E-Procurement, um sicherzustellen, dass alle Bestellungen über ein System abgewickelt werden und der Einkauf somit zentral geführt werden kann.

Sind denn On-Demand-Lösungen für alle Unternehmen das Richtige?

Neubauer: Entscheidend für oder gegen eine On-Demand-Lösung sind folgende Faktoren: Kosten-Nutzen-Analyse, Geschwindigkeit und Risiken. Der Trend geht eindeutig in Richtung On-Demand. Bei installierten Lösungen erweisen sich Personal, Betriebs- und Hardwarekosten als versteckte Preistreiber. Bezieht man diese Faktoren mit ein, erweisen sich On-Demand-Lösungen als wesentlich wirtschaftlicher. Hinzu kommt, dass der Anwender heutzutage modular die Leistungen auswählen kann, die er benötigt. Er kann auch nur einzelne Funktionalitäten nutzen und braucht nicht die ganze Lösung zu implementieren. Dadurch, dass die Software als Service angeboten anstatt beim Kunden installiert wird, profitieren diese von geringeren Gesamtkosten, schnellerer Umsetzung und einer leichteren Bedienbarkeit wie von einem reibungsloseren Upgrade-Prozess.

Welche technologischen Trends sehen Sie im Einkauf?

Neubauer: Intelligentes Lieferantenmanagement wird immer wichtiger. Das betrifft die Förderung strategischer Lieferanten einerseits und die Belebung des Wettbewerbs andererseits. Beim E-Procurement bieten Compliance und die intensive Nutzung von Rahmenverträgen die höchsten Potenziale, um Prozesskostensenkungen zu erzielen. Ein Trend beim technischen Einkauf ist eine zentralisierte Einkaufsorganisation mit festen Verantwortlichkeiten für bestimmte Produktgruppen. In Kombination mit einer On-Demand-Lösung kann eine zentral geführte Beschaffungsorganisation schneller Einsparungen erzielen und effizienter sein. Der Einkauf muss künftig noch stärker im globalen Kontext gesehen werden. Gemessen am Ausgabenvolumen werden bereits nahezu ein Drittel der Güter global beschafft, und eine weitere Zunahme ist zu erwarten. Wenn bei Geschäftsentscheidungen ökologisch bedingte Kosten in die Warenkosten mit einbezogen werden, hat eine kostengünstige europäische Lieferantenbasis einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil auf dem Markt.

Thomas Neubauer ist Geschäftsführer der IBX Deutschland GmbH.

Internet: www.ibxeurope.com   

IT&PRODUCTION, 09-2007