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System in der Praxis

Komplettsystem statt Insellandschaft

Jahrzehntelang haben die drei Hydraulikunternehmen der Knoll-Gruppe mit einer Software gearbeitet, die ihr Projektgeschäft mit den komplizierten Prozessen nicht vollständig abbilden konnte. Das Resultat war eine Systemlandschaft mit Insellösungen, die über Papierschnittstellen miteinander verbunden waren. Die Einführung der ERP-Anwendung Sage 100 (ehemals Sage Office Line) änderte das. Nun stehen allen Abteilungen Unternehmensinformationen in einem System zur Verfügung. Die Zwischenbilanz: Die drei Firmen agieren deutlich wettbewerbsfähiger.



Bilder: Knoll Hydraulik GmbH & Co. KG

Es sei nicht so, dass die Verkäufer vor der Einführung der ERP-Lösung von Sage nicht wussten, welche Teile der Kunde von welchem Hersteller in den beauftragten Aggregaten verbaut haben will, schildert Florian Spörrer, IT-Projektleiter der Knoll Hydraulik GmbH & Co. KG: “Aber ob diese Informationen nach dem Verkaufsgespräch − über die vier Instanzen Vertriebsmitarbeiter, Projektleiter, Fertigungsplanung und Werker − auch ankamen, das war aufgrund unserer zerfurchten IT-Landschaft nicht immer sicher.“ Dieses Problem wurde vor der Einführung der Software Sage 100 immer virulenter. Denn die Konsequenzen scheinbar kleiner Fehler können drastisch sein: für den Kunden, der beispielsweise durch nicht berücksichtigte Vorzugsartikel oder Werksnormen in zusätzliche Ersatzteile und Lagerkapazitäten investieren muss, und natürlich für den Zulieferer, der bei Fehlern „heute ganz, ganz schnell wieder raus aus dem Geschäft ist“, erläutert Spörrer. Um ein solches Szenario zu vermeiden, sollten bei den Hydraulikunternehmen der Knoll-Gruppe relevante Informationen ohne großen Aufwand für alle Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Die Knoll Industrie-Beteiligungen GmbH & Co. KG mit Sitz in Bayreuth entschied sich deshalb 2014, die Unternehmensprozesse ihrer drei Hydraulik-Unternehmen durchgängig in einer Software abzubilden und damit die notwendige Transparenz zu schaffen.

Entschieden und abgelöst

Die einzelnen Hydraulikunternehmen der Firmengruppe bedienen unterschiedliche Branchen. Dennoch ist jede Entwicklung eine maßgeschneiderte Lösung für die Anwendung des Kunden. Deshalb wollte die Geschäftsführung an den drei Standorten eine Software implementieren lassen, die das Projektgeschäft optimal unterstützt. Das für die Entscheidungsfindung konstituierte ERP-Team des Produzenten prüfte die Lösungen drei großer Hersteller. Die Anforderungen waren klar: Die bestehenden Prozesse sollten ohne große Anpassungen und praktisch ohne Papierschnittstellen – und damit mehr oder weniger komplett – im System abgebildet werden. Das Votum der ERP-Verantwortlichen aus Geschäftsleitung, Betriebsleitern, dem IT-Projektleiter sowie den Spezialisten aus kaufmännischen und technischen Fachabteilungen war laut Spörrer einstimmig: „Sage hatte an vielen Ecken die durchgängigste und praktikabelste Lösung.“ Zwischen der Entscheidung und dem Go-Live-Termin der Lösung lagen 18 Monate, die im Nachhinein eher knapp bemessen waren.

Eigene Abteilung für Stammdaten

Eine der größten Herausforderungen des Projektes bestand in der Datenmigration. „Die schlechte Qualität der übernommenen Stammdaten führte anfangs immer wieder zu Fehlern und Störungen“, erläutert Spörrer. Ein Problem, dem Knoll durch die Schaffung einer zentralen Stelle zur Stammdatenverwaltung begegnete. Viele Startschwierigkeiten hätten sich nach Auffassung der IT-Verantwortlichen zudem vermeiden lassen, wenn die Mitarbeiter noch stärker geschult worden wären. „Schon die Umstellung von der gewohnten DOS-Optik des Altsystems auf die jetzige moderne Software war für einige Anwender problematisch“, so Spörrer. Mittlerweile ist der Großteil der User jedoch „in der neuen Systemumgebung angekommen und sieht auch den Nutzen der Lösung.“ Die Implementierung der ERP-Lösung inklusive mehrerer Zusatzmodule übernahm die DPS Business Solutions, einer der größten Sage Reseller in Europa. Abgelöst wurde ein fast 40 Jahre altes System mit zig Subsystemen und zahlreichen externen Datensammlungen. Seit dem 1. Januar 2016 nutzen insgesamt 75 Mitarbeiter an den drei Hydraulik-Standorten die Software in den Bereichen Warenwirtschaft, Rechnungswesen, Produktion, Fertigungsplanung, Dokumentenmanagement, Kundenpflege und Zeitwirtschaft. Mit der so geschaffenen Durchgängigkeit aller Daten konnte die Firmengruppe ihre Wettbewerbsfähigkeit auf ganz unterschiedlichen Ebenen verbessern.

Transparenz optimiert Projektgeschäft




Bei der Knoll-Unternehmensgruppe wird mit Eplan konstruiert. Angebunden ist die Lösung per Schnittstelle. Bild: Knoll Hydraulik GmbH & Co. KG

Bevor die Hydraulikunternehmen einen Auftrag erhalten, müssen ihre Ingenieure die technischen Vorgaben der Kunden − etwa zur Funktion, Leistungsstärke und Sicherheitsanforderungen der Aggregate − in Schaltpläne und Stücklisten umsetzen. Dementsprechend hoch ist das Interesse der Geschäftsführung, dass die Anfragen in Aufträge münden. Vor Sage, so Spörrer, war der Überblick in Bezug auf die Übergangsquote begrenzt. Denn dass die relevanten Informationen immer von allen Mitarbeitern in Excel eingetragen wurden, war angesichts des mühsamen Handlings für den IT-Verantwortlichen Spörrer höchst unwahrscheinlich. Heute dagegen lassen sich alle Informationen im System aufnehmen und sekundenschnell abrufen. So können die Sales-Mitarbeiter von Knoll gezielt das Feedback von Kunden einholen, warum aus einer Anfrage kein Auftrag wurde. „Heute wissen wir schneller und genauer, was wir verbessern müssen, um uns am Markt durchzusetzen“, sagt Spörrer. Bezogen auf die Bereiche Sales und Kundenbetreuung bringt die Einführung der Lösungen einen weiteren Vorteil: Da sich jetzt alle Informationen einsehen und nachverfolgen lassen, können Kunden jederzeit korrekte und verlässliche Aussagen zum Status ihrer platzierten Aufträge erhalten. Verzögert sich etwa eine Zulieferung, erhält der Fertigungsplaner diese Information sofort und kann gegebenenfalls den aktuellen Auslieferungstermin im System verändern. Auch der Kundenbetreuer wird über diese Änderung informiert und kann den Kunden sofort benachrichtigen, der wiederum seine eigenen Planungen anpassen kann. In Zeiten zunehmender Just in Time-Fertigung sichert diese Transparenz „das wirtschaftliche Überleben“, sagt der IT-Leiter.

Papierlos durchs Unternehmen

Ein Zeitfresser und fehleranfällig war viele Jahre die Laufmappe. Sie sollte sicherstellen, dass alle Mitarbeiter die Prozessschritte einhalten. Alle am Prozess Beteiligten mussten diese Mappe weiterreichen, wenn die aufgeführten Aufgaben erledigt waren. Das Problem: Auch wenn es möglich war, Aufgaben parallel abzuarbeiten, ließ das Papierhandling solche Zeiteinsparungen nicht zu. Darüber hinaus mussten die Mitarbeiter erst nach der entsprechenden Mappe suchen, um beispielsweise einen geänderten Zuliefertermin einzutragen. Mit der Software konnte dieses Vorgehen abgelöst werden. Darüber hinaus sind die Mitarbeiter auch darüber informiert, welche Aufträge noch erwartet werden und können sich früh darauf einstellen. Auch die Fertigungsplaner nutzen die Systemdaten regelmäßig, um zu entscheiden, ob bei Verzögerungen von Zulieferern der eigene Auslieferungstermin verschoben werden muss oder sich das fehlende Teil am Schluss einbauen lässt.



Bestellungen zusammenführen, digitale Abwicklung und Pick-Routen, die durchs Lager führen – das neue ERP-System der Knoll-Unternehmensgruppe bietet zahlreiche Funktionen für die Lagerorganisation. Bilder: Knoll Hydraulik GmbH & Co. KG


Lager und Wege

Neben dem Verkauf von Hydraulikaggregaten generieren die drei Knoll-Unternehmen einen Großteil ihres jährlichen Umsatzes von insgesamt rund 15 Millionen Euro als Ersatzteilhändler. In ihren Lagern halten sie deshalb zahlreiche Teile vor, die sie selbst verbauen und auf Bestellung hin ausliefern. Seit Einführung der ERP-Lösung können auch die Lageristen effizienter arbeiten und entlasten damit die Einkaufsabteilung. Früher war es üblich, im Wareneingang den Lieferschein aus dem Paket zu nehmen und zum Einkäufer zu tragen, der ihn dann im System mit der Bestellung abglich und einen Auspackschein erstellte. Nun buchen die Lageristen Lieferscheine sofort im ERP-System, bevor sie die Teile ins Lager stellen oder direkt bestehenden Aufträgen zuordnen und an Kunden ausliefern beziehungsweise der Fertigung zuführen. Neben der Zeiteinsparung wirkt sich der neue Ablauf auch auf die Motivation der Lageristen aus, findet Spörrer. Sie tragen deutlich mehr Verantwortung als zuvor. Und da sie Ware jetzt nicht mehr über Lieferscheine, sondern über Tablet-PCs kommissionieren, geht das Tagesgeschäft leichter von der Hand. Mussten die Lagermitarbeiter früher oft zehnmal für einen Kunden loslaufen − immer mit einem neuen Lieferschein in der Hand − um die entsprechende Ware aus dem Lager zu holen, werden die Aufträge jetzt für einen Kunden zusammengefasst und der Mitarbeiter kann in einem Zug alle Bestellungen kombinieren. Und auch die Wege durchs Lager sind kürzer geworden, seitdem die Unternehmen mit sogenannten Pickrouten arbeiten. Das heißt, die Software erstellt Picklisten und eine Route, mit der der Kommissionierer schneller als bisher die gewünschten Artikel aufnimmt. Auch wenn es noch zu früh ist, um mit validen Zahlen zu belegen, welche Einsparungen die drei Unternehmensteile mit Sage generieren, steht für Spörrer fest, „seit wir Sage nutzen, sind wir schneller, flexibler und damit wettbewerbsfähiger.“

Komplettsystem statt Insellandschaft
Bilder: Knoll Hydraulik GmbH & Co. KG



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